Offertes maken
Van een offerte kan veel afhangen. Je potentiële klant kan aan de hand van een offerte besluiten om wel of niet met je in zee te gaan. En bij ondertekening van een offerte is er sprake van een juridische overeenkomst. Een offerte is dus belangrijk. Klik deze link voor Tips voor een goede offerte. Op de volgende pagina’s staan belangrijke offertetermen beschreven.
Wat zet je op een offerte?
Anders dan bij een factuur stelt de wet geen vaste lijst met verplichte velden aan een offerte. Toch is het handig om in elk geval het volgende op te nemen:
- je bedrijfsgegevens en de gegevens van je klant
- een duidelijke omschrijving van het werk en de prijs
- een uniek offertenummer (met een versienummer per verzending)
- een geldigheidsduur: tot wanneer je klant van de offerte gebruik kan maken
Van offerte naar factuur
Gaat je klant akkoord? Dan zet je de offerte om in een factuur. Klant en regels gaan mee; het offertenummer niet. Wil je het op de factuur zien, zet het dan in het veld Referentie. Hoe je een offerte verstuurt en de status volgt, lees je op de pagina over het versturen van een offerte.
Met het jortt Gratis offerteprogramma maak je in een paar minuten een professionele offerte die je na acceptatie direct kan omzetten in een factuur.
Alle offertetermen op een rij
Klik op een begrip voor de volledige uitleg. Elk begrip heeft een eigen anker, bijvoorbeeld digitaal ondertekenen.
Wat er in een offerte staat
| Begrip | Betekenis | In jortt |
|---|---|---|
| Aanbetaling | Deel van de prijs dat je klant vooraf betaalt. | Factuur voor de aanbetaling |
| Btw op de offerte | Prijzen voor consumenten inclusief btw; zakelijk mag exclusief. | Bedragen in- of exclusief btw, btw per regel |
| Geldigheidsduur | Periode waarin je klant de offerte kan aanvaarden. | Vervaldatum, standaard 30 dagen, daarna Verlopen |
| Offerte | Schriftelijk aanbod: wat je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. | Nummeren, laten tekenen, omzetten in een factuur |
| Offerteaanvraag | Verzoek van een klant om een offerte. | Offerte maken voor deze klant |
| Offertenummer | Uniek nummer per offerte, met een versienummer per verzending. | Automatisch jaar, volgnummer en versie |
| Proforma factuur | Voorlopige factuur die vooraf laat zien wat je klant gaat betalen; geen echte factuur. | Offerte of factuur voor een aanbetaling |
| Stelpost | Geschat bedrag voor een onderdeel waarvan de prijs nog niet vaststaat. | Aparte offerteregel |
| Vaste prijs en nacalculatie | Een vast bedrag vooraf, of achteraf de werkelijke uren tegen een uurtarief. | Urenregistratie per project |
Akkoord en ondertekenen
| Begrip | Betekenis | In jortt |
|---|---|---|
| Aanbod en aanvaarding | Een offerte plus het akkoord van je klant vormen samen een bindende overeenkomst. | Status Ondertekend of Geaccepteerd |
| Algemene voorwaarden | Vaste afspraken voor al je opdrachten; ze gelden alleen als je ze vooraf geeft. | Standaardbijlage bij de offertemail |
| Digitaal ondertekenen | Elektronisch tekenen, rechtsgeldig volgens art. 3:15a BW. | Online tekenen, naam, tijd en IP vastgelegd |
| Vrijblijvende offerte | Aanbod dat je direct na het akkoord nog mag intrekken. | Standaardtekst in de offerte |
Na het akkoord
| Begrip | Betekenis | In jortt |
|---|---|---|
| Factuur | Het document waarmee je na de levering het bedrag in rekening brengt. | Offerte omzetten in een factuur |
| Meerwerk en minderwerk | Extra of vervallen werk na het akkoord; een hogere prijs alleen na tijdige waarschuwing. | Regels op de factuur |
| Opdrachtbevestiging | Na het akkoord vastleggen wat jullie hebben afgesproken. | Bevestigingsmail na het tekenen |
Zoek je een begrip van de factuur, zoals factuurnummer of leverdatum? Kijk dan bij de factuurtermen. Algemene begrippen staan bij de boekhoudtermen.
Veelgestelde vragen over het maken van een offerte
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Is een ondertekende offerte juridisch bindend?
Ja. Bij ondertekening van een offerte ontstaat een juridische overeenkomst. Daarom is het belangrijk dat je offerte klopt: de prijs, de omschrijving van het werk en de voorwaarden waaronder je levert.
Kan ik een geaccepteerde offerte omzetten in een factuur?
Ja. In jortt zet je een geaccepteerde offerte met de knop Maak factuur om in een factuur, met dezelfde klant en regels. Het offertenummer gaat niet mee; wil je het op de factuur zien, zet het dan in het veld Referentie, want dat gaat wel mee.
Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
Een offerte is een voorstel vooraf: je geeft aan wat je gaat leveren en tegen welke prijs. Een factuur is de rekening achteraf, nadat je de dienst of het goed hebt geleverd. Gaat je klant akkoord met de offerte, dan kun je die omzetten in een factuur.
Hoelang is een offerte geldig?
Dat bepaal je zelf met de geldigheidsduur van de offerte. In jortt staat die standaard op 30 dagen en pas je hem per offerte aan. Na de vervaldatum krijgt de offerte de status Verlopen.