Wat is digitaal ondertekenen?
Wat betekent digitaal ondertekenen?
Bij digitaal ondertekenen zet je je handtekening niet met een pen op papier, maar elektronisch. Dat kan heel eenvoudig: je typt je naam en klikt op akkoord. Of zwaarder: je tekent met een certificaat dat bewijst wie je bent. Andere woorden zijn elektronische handtekening, digitale handtekening of online ondertekenen.
De wet kent drie soorten. Ze komen uit de Europese eIDAS-verordening en staan in artikel 3:15a BW:
| Soort | Hoe het werkt | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Gewone elektronische handtekening | Je geeft elektronisch akkoord, bijvoorbeeld door je naam te typen. | Een offerte online accepteren. |
| Geavanceerde elektronische handtekening | De handtekening is uniek aan jou gekoppeld en wijzigingen achteraf zijn te zien. | Tekenen via een dienst die je identiteit controleert. |
| Gekwalificeerde elektronische handtekening | Een geavanceerde handtekening met een certificaat van een erkende partij. | Tekenen met een gekwalificeerd certificaat. |
Alle drie hebben volgens artikel 3:15a BW dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, als de methode voldoende betrouwbaar is gezien het doel. Voor een gewone offerte is een gewone elektronische handtekening meestal genoeg. Wat dat precies betekent, en wanneer je beter ook een contract laat tekenen, lees je bij hoe rechtsgeldig is de digitaal getekende offerte van jortt.
Waarom het ertoe doet
Een akkoord op een offerte hoeft geen handtekening te hebben. Ook een ja per mail of telefoon is een aanvaarding, zie aanbod en aanvaarding. Het verschil zit in het bewijs. Komt er later discussie over de prijs of over wat er was afgesproken, dan laat je met een ondertekende offerte zien wie wanneer akkoord gaf, en op welke versie.
Digitaal ondertekenen is daarnaast sneller. Je klant hoeft niets te printen, te tekenen, te scannen en terug te sturen. Hoe minder stappen, hoe eerder je de opdracht hebt.
In jortt
In jortt kan je klant een offerte digitaal ondertekenen, in elk pakket, ook in jortt Starter. Dat gaat zo:
- Je verstuurt de offerte met Versturen per e-mail. Alleen dan krijgt je klant een link om te tekenen.
- Je klant opent de offerte vanuit de e-mail en kiest Offerte accepteren.
- Hij vult bij Geaccepteerd door zijn naam in, typt Ik ga akkoord en klikt op .
- Jortt zet de offerte op Ondertekend. Jij en je klant krijgen allebei een mail.
Jortt bewaart de naam, het tijdstip en het IP-adres van wie tekende. Je ziet het bij Historie: Offerte geaccepteerd en ondertekend door met de naam en de datum. Een ondertekende offerte kun je niet meer wijzigen. Zo blijft vast staan waar je klant ja op zei.
De link werkt tot en met de vervaldatum van de offerte. Wijzig je de offerte, dan werkt de oude link niet meer en verstuur je hem opnieuw. Alle stappen, met wat je klant ziet, staan bij offerte digitaal ondertekenen. Wat de functie je oplevert, lees je op de pagina offerte digitaal laten ondertekenen.
Verwante termen
Aanbod en aanvaarding: wanneer je offerte bindend is.
Opdrachtbevestiging: wat er na het tekenen gebeurt.
Geldigheidsduur: tot wanneer je klant kan tekenen.
Offertenummer: welke versie je klant tekende.
Veelgestelde vragen over digitaal ondertekenen
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wat is het verschil tussen een gewone, geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekening?
Ze verschillen in hoe zeker vaststaat wie tekende. Bij een gewone elektronische handtekening typ je bijvoorbeeld je naam of klik je op akkoord. Een geavanceerde is uniek aan de ondertekenaar gekoppeld. Een gekwalificeerde gebruikt een certificaat van een erkende partij. Alle drie kunnen rechtsgeldig zijn; hoe zwaarder, hoe sterker je bewijs.
Is een digitale handtekening hetzelfde als een gescande handtekening?
Nee. Een gescande handtekening is een plaatje van een handtekening op papier, dat iedereen kan kopiëren. Bij digitaal ondertekenen legt het systeem vast wie wanneer akkoord gaf. Dat maakt het makkelijker te bewijzen dan een plaatje in een pdf.
Heb ik een digitale handtekening nodig om een offerte bindend te maken?
Nee. Een akkoord kan in iedere vorm, ook per mail of telefoon. Een handtekening, op papier of digitaal, maakt het wel makkelijker om later te laten zien wat er is afgesproken.
Kan ik in jortt ook een factuur of contract digitaal laten ondertekenen?
Nee. In jortt kan je klant alleen een offerte digitaal ondertekenen, en alleen als je die per e-mail verstuurt. Een contract of een andere overeenkomst laat je tekenen met een aparte dienst voor elektronische handtekeningen.