Wat is een offerteaanvraag?
Wat betekent offerteaanvraag?
Een offerteaanvraag is de vraag van een klant: wat kost het als jij dit voor mij doet? Hij beschrijft wat hij nodig heeft, en jij antwoordt met een offerte. Andere woorden zijn een offerteverzoek of een prijsaanvraag. In het Engels heet het een request for quotation (RFQ).
De aanvraag verplicht niemand tot iets. Je klant mag bij meer bedrijven een offerte vragen en er daarna een kiezen, of geen. Jij hoeft ook niet te antwoorden. Pas je offerte is een aanbod, en pas het akkoord daarop maakt een overeenkomst. Hoe dat zit, lees je bij aanbod en aanvaarding.
Wat er in een goede aanvraag staat
Hoe beter de aanvraag, hoe scherper je prijs. Mist er iets, vraag het dan na voordat je rekent:
| Vraag | Waarom je het nodig hebt |
|---|---|
| Wat moet er precies gebeuren of geleverd worden? | De basis van je omschrijving en je prijs. |
| Hoeveel? | Aantal producten, uren of vierkante meters. |
| Wanneer moet het klaar zijn? | Je planning, en of je extra mensen nodig hebt. |
| Waar is het werk? | Reistijd en reiskosten. |
| Is er een budget? | Zo weet je of je een eenvoudige of een uitgebreide variant aanbiedt. |
| Is het voor een bedrijf of een particulier? | Voor een particulier noem je prijzen inclusief btw, zie offerte en btw. |
Schrijf de antwoorden terug in je offerte. Dan is achteraf duidelijk waar je prijs op gebaseerd was, en wat meerwerk is als je klant later meer wil.
Een voorbeeld
De Boer BV mailt Koertt B.V.: Kunnen jullie in december een workshop boekhouden geven voor 12 medewerkers, bij ons op kantoor in Almere? Koertt vraagt terug hoe lang de workshop moet duren. Antwoord: een dag. Koertt stuurt een offerte van € 950,00 exclusief btw, met in de omschrijving: Workshop boekhouden, 1 dag, 12 deelnemers, op locatie in Almere.
In jortt
Een offerteaanvraag komt bij je binnen per mail, telefoon of via je eigen website. De offerte maak je daarna in jortt, in elk pakket, ook in jortt Starter:
- Bestaande klant: open de klant en kies Maak offerte voor deze klant. De klant staat dan al op de offerte.
- Nieuwe klant: klik rechtsboven op en kies Offerte. Bij Klant voeg je de nieuwe klant toe.
- Zelfde soort aanvraag als eerder: open een oude offerte en kies Maak kopie. De regels en kortingen gaan mee.
Hoe je de offerte daarna invult, lees je bij offerte maken in jortt. Werk je met vaste producten of diensten, zet ze dan als artikel klaar: typ drie letters bij Omschrijving en jortt vult de regel in.
Verwante termen
Offerte: het antwoord op de aanvraag.
Vaste prijs of nacalculatie: hoe je de prijs in je offerte opbouwt.
Offertenummer: het nummer waarmee je de offerte terugvindt.
Aanbod en aanvaarding: wanneer je offerte bindend wordt.
Veelgestelde vragen over de offerteaanvraag
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Is een offerteaanvraag bindend?
Nee. Met een offerteaanvraag vraagt je klant alleen om een voorstel. Hij mag offertes bij meer bedrijven opvragen en hoeft er geen te kiezen. Pas als jij een offerte stuurt en je klant die aanvaardt, is er een overeenkomst.
Mag ik geld vragen voor het maken van een offerte?
Ja, als je dat vooraf met je klant afspreekt. Zonder afspraak is een offerte gratis. Bij veel uitzoekwerk, zoals een ontwerp of een uitgebreid advies, noem je de kosten dus voordat je begint.
Wat vraag ik terug als een offerteaanvraag te vaag is?
Vraag naar wat je nodig hebt voor een prijs: wat er precies moet gebeuren, hoeveel, wanneer het klaar moet zijn, waar het werk is en wat het budget is. Schrijf de antwoorden in je offerte, zodat duidelijk is waar je prijs op gebaseerd is.
Kunnen klanten in jortt een offerte bij mij aanvragen?
Nee. Jortt heeft geen aanvraagformulier voor je klanten. Een aanvraag komt bij jou binnen per mail, telefoon of via je eigen website; daarna maak je de offerte in jortt. Ontvangen offertes van je leveranciers bewaar je ook niet in jortt: jortt verwerkt alleen hun facturen.