Wat is een offertenummer?

Een offertenummer is een uniek nummer waarmee je een offerte herkenbaar maakt, vaak met een versienummer erachter als je de offerte aanpast. Het is niet verplicht, zoals een factuurnummer wel is, maar het voorkomt verwarring over welke offerte en welke versie geldt. Jortt nummert je offertes zelf met het jaar en een volgnummer, bijvoorbeeld 2026014, en telt bij elke keer versturen de versie op: 2026014.1, 2026014.2.

Een offertenummer is belangrijk. Behalve het initiële offertenummer wat op de eerste offerte staat, is het misschien nog wel belangrijker eventuele nieuwe versies een uniek versienummer te geven. Zo ontstaat er geen onenigheid over wat de laatste offerte is.

Waarom is een offertenummer belangrijk?

Een offertenummer geeft je offerte een uniek kenmerk. Daarmee weten jij en je klant precies over welke offerte jullie het hebben, ook als je er meerdere hebt uitstaan. Daarnaast maakt het je administratie overzichtelijk: je koppelt er eenvoudig de bijbehorende afspraken, e-mails en later de factuur aan.

Een offertenummer is niet verplicht. Voor een factuur eist de wet wel een uniek, opvolgend nummer, zie factuurnummer. Voor een offerte kies je zelf hoe je nummert.

Versienummers: voorkom onenigheid

In de praktijk wordt een offerte vaak nog een paar keer aangepast voordat je klant akkoord gaat. Geef elke nieuwe versie daarom een eigen versienummer. Zo is altijd duidelijk welke versie de laatste en geldende is, en kan er achteraf geen misverstand ontstaan over welke prijs of voorwaarden zijn afgesproken. Hoe een akkoord op een bepaalde versie juridisch werkt, lees je bij aanbod en aanvaarding.

Een voorbeeld

Koertt B.V. stuurt De Boer BV in 2026 de veertiende offerte van het jaar:

  1. 2026014.1: de eerste versie, een workshop voor € 950,00 exclusief btw.
  2. 2026014.2: De Boer BV vraagt een lagere prijs, Koertt past de offerte aan naar € 900,00 en verstuurt hem opnieuw.
  3. De Boer BV tekent versie .2. Die prijs geldt.

Het nummer 2026014 blijft hetzelfde; alleen de versie achter de punt telt op.

Van offerte naar factuur

Gaat je klant akkoord? Dan zet je de offerte om in een factuur. De factuur krijgt een eigen factuurnummer; het offertenummer gaat niet vanzelf mee. Bij de offerte zie je daarna met welke factuur hij is gefactureerd. Wil je het offertenummer ook op de factuur, zet het dan bij Referentie op de offerte: de referentie gaat wel mee naar de factuur. Wat er verder meegaat, lees je bij offerte omzetten in een factuur. Hoe je een offerte verstuurt en opvolgt, lees je op de pagina over het versturen van een offerte.

Offertenummers in jortt

Wanneer je met jortt een offerte maakt, krijgt die altijd een uniek offertenummer:

  1. Jaar plus volgnummer. Het nummer bestaat uit het jaar en een volgnummer van drie cijfers, bijvoorbeeld 2026014. Elk jaar begint het volgnummer weer bij 001.
  2. Vast bij versturen. Een concept toont al het nummer dat het waarschijnlijk krijgt. Het ligt pas vast als je de offerte verstuurt. Zo ontstaan er geen gaten door concepten die je weggooit.
  3. Versie per verzending. Bij de eerste keer versturen krijgt de offerte versie .1. Elke volgende keer versturen telt de versie op, ook als je niets hebt gewijzigd. Eerdere versies vind je bij de offerte onder Vorige versies.

Het beginnummer en de opmaak van het nummer stel je niet zelf in. Meer over wijzigen en versies lees je bij offerte wijzigen.

Verwante termen

Offerte: wat er verder op een offerte hoort.

Factuurnummer: het verplichte nummer op de factuur.

Geldigheidsduur: tot wanneer een versie geldt.

Aanbod en aanvaarding: welke versie bindend is.

Veelgestelde vragen over het offertenummer

Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!

Nee. De wet eist een uniek, opvolgend nummer op een factuur, niet op een offerte. Toch zet je er beter wel een op: jij en je klant weten dan over welke offerte en welke versie jullie het hebben.

Pas je een offerte aan, dan is het belangrijk dat elke versie een uniek versienummer krijgt. Zo ontstaat er geen onenigheid over wat de laatste, geldende offerte is. In jortt krijgt een offerte elke keer dat je hem verstuurt een nieuw versienummer.

Niet vanzelf. Jortt neemt de klant, de regels, de kortingen, de referentie en de handelsnaam mee, maar niet het offertenummer. Bij de offerte zie je wel met welke factuur hij is gefactureerd. Wil je het offertenummer op de factuur, zet het dan in de referentie van de offerte; die gaat wel mee.

Bij het versturen. Een concept toont al het nummer dat het waarschijnlijk krijgt, maar het ligt pas vast als je de offerte verstuurt. Dan krijgt hij ook versie .1. Elke volgende keer versturen telt de versie op, ook als je niets hebt gewijzigd.

Nee, jortt kent automatisch een uniek offertenummer toe en telt dit vanzelf op. Het beginnummer, de opmaak of een voorloopnummer van een offerte kun je niet zelf instellen. Elk jaar begint de nummering opnieuw bij 001.