De architecten-BV: boekhouding, loon en VPB in eigen hand

Je hebt een bureau met een paar mensen in dienst en de administratie loopt buiten de deur. Je wilt halverwege het kwartaal kunnen zien hoe je ervoor staat. Deze usercase gaat over een partner-DGA zonder financiële achtergrond die de hele keten naar binnen haalde: boekhouding, salarisadministratie en vennootschapsbelasting.

Wie zijn zij?

Waarom een BV met personeel zwaarder voelt

Er komt in een BV meer samen dan bij een zzp’er. Loonstroken en loonheffingen, voor de DGA en voor de medewerkers. Projectkosten, software, lease. Het jaarwerk. En de VPB, met voorlopige aanslagen die het hele jaar door spelen.

Dat is niet moeilijker werk. Het is meer werk, en het hangt aan elkaar. Loopt de boekhouding achter, dan loopt de rest mee achter: je cijfers, je aanslag, je zicht op wat er te investeren valt.

Waarom zij het zelf ging doen

De partner-DGA pakte in de loop der jaren steeds meer op: planning, communicatie, hand- en spandiensten. Toen de administratie erbij kwam, stelde ze één eis. Het moest zoveel mogelijk vanzelf gaan. Niet omdat ze boekhouder wilde worden, maar omdat ze tussentijds wilde weten hoe het bedrijf ervoor stond.

Zo hoort boekhouden wat ons betreft te werken. Geen project dat je elk kwartaal opnieuw begint, maar iets dat doorlopend klopt omdat het meeste al voor je gedaan is.

Drie jaar boekhouden: bij blijven in plaats van inhalen

Met jortt als boekhoudprogramma verdween het inhaalwerk. De boekhoudbot boekt de bij- en afschrijvingen die hij herkent. Wat hij niet zeker weet, zet hij klaar met een voorstel erbij. Je hoeft dus niet bij elke bankmutatie opnieuw uit te leggen wat ermee moet.

Het effect zit niet in de functie zelf, maar in wat erna gebeurt: aan het eind van het kwartaal valt er niets meer te reconstrueren. Facturen, kosten en betalingen staan er al. “Wonderbaarlijk dat we dit eerst uitbesteedden”, is haar samenvatting van drie jaar.

Salarisadministratie: één keer instellen

Loon voelt spannend. Loonheffingen, stroken, deadlines die je niet mag missen. In veel kleine BV’s blijft het daarom buiten de deur.

Sinds dit jaar draait de salarisadministratie in jortt. Haar ervaring: één keer instellen, daarna vooral controleren. In deze BV lopen meerdere loonstromen naast elkaar, van de DGA, van de partner-DGA en van drie medewerkers. Omdat het loon in dezelfde administratie zit als de rest, hoef je niets over te nemen en zie je de loonkosten meteen terug in je cijfers.

De VPB-aangifte: van uitzoeken naar routine

Het eerste jaar dat zij de VPB-aangifte zelf deed, kostte tijd. Dat is logisch. Je moet begrijpen wat winst is, wat aftrekbaar is en wanneer iets telt.

De laatste keer was ze er in minder dan een half uur doorheen. Op tijd ingediend, op tijd betaald. Niet omdat ze harder werkte, maar omdat het voorbereidende werk het hele jaar al gebeurd was.

Dat werkt door in de voorlopige aanslag. Te veel betalen betekent geld dat vaststaat, te weinig betekent later bijbetalen. Hier zat de voorlopige aanslag er nauwelijks naast, simpelweg omdat de cijfers het hele jaar actueel waren. Geen verrassing in december.

Wat deze case laat zien

Een administratie die zichzelf grotendeels bijhoudt, is niet iets voor alleen zzp’ers. Juist in een BV met personeel scheelt het, omdat boekhouding, loon en belasting daar aan elkaar vastzitten. Gaat de basis vanzelf, dan wordt de rest voorspelbaar.

Wil je dezelfde route lopen? Begin bij de boekhouding en laat de boekhoudbot het vaste werk doen. Loopt dat, zet dan de salarisadministratie erbij en doe de VPB-aangifte zelf.