E-commerce: honderden orders per dag, en je boekhouding loopt mee
Je verkoopt via je webshop, het geld komt binnen via je betaalprovider en je voorraad komt uit China. Een kwartaal wachten met je administratie kun je niet: dan hoor je pas in mei of je in februari nog winst maakte. Deze usercase gaat over een e-commerce ondernemer van 21 die zijn boekhouding naar binnen haalde, omdat zijn bedrijf elke dag doordraait en zijn cijfers dat ook moeten doen.
Wie is hij?
- Leeftijd: 21 jaar
- Webshop op Shopify, honderden orders per dag
- Betalingen komen binnen via Mollie
- Inkoop uit China: invoerrechten, inklaringskosten, transport
- Doet de boekhouding zelf, in jortt
Waarom een webshop iets anders vraagt
Bij honderden orders per dag is administratie geen stapel documenten. Het is een stroom die elke dag doorloopt. Loopt de verwerking achter, dan raak je precies het zicht kwijt waarop je stuurt: wat er werkelijk op je bank staat na fees, refunds en chargebacks, hoe je btw-positie erbij ligt, en of je inkoop- en importkosten je marge opeten.
Wij vinden dat boekhouden geen werk hoort te zijn dat je steeds opnieuw doet. In e-commerce is dat dubbel zo zichtbaar, want daar herhaalt het werk zich per order. Daarom bouwen we jortt zo dat je betalingen en je kosten meelopen met wat er in je bedrijf gebeurt, en jij alleen nog beoordeelt of het klopt.
Vooraf betaald betekent nog niet dat je weet wat er staat
Je klanten rekenen vooraf af in je webshop, maar dat geld is nog niet van jou. Er gaan transactiekosten af, uitbetalingen komen gebundeld en met vertraging binnen, en refunds en chargebacks halen er later weer iets uit. Op papier klopt je omzet dan, terwijl je cashpositie iets anders zegt.
Daarom koppel je je betaalprovider aan je boekhouding. De Mollie-koppeling leest de betalingen binnen, zet je facturen op betaald en boekt de kosten van Mollie apart, zodat je omzet en je fees niet door elkaar gaan lopen. Met de bankkoppeling zie je daarnaast wat er echt is bijgeschreven en wat nog onderweg is.
Import uit China: de kosten komen later dan de inkoop
Invoerrechten, inklaringskosten van je vervoerder, transport en handling zijn bij import geen incidenten maar vaste posten. Ze vallen alleen op een ander moment dan je inkoop, en meestal op een andere factuur. Verwerk je ze pas weken later, dan lijkt je marge al die tijd hoger dan hij is.
Dat is de reden dat je kosten en je verkopen in dezelfde administratie horen te staan, en niet in een los overzicht ernaast. Eén plek waar je inkoop, je importkosten en je omzet bij elkaar komen is wat een margecijfer bruikbaar maakt.
Zo loopt de administratie mee
- Je hoeft niet elke bankmutatie opnieuw te vertellen wat ermee moet. De boekhoudbot boekt wat hij herkent en zet klaar wat hij niet zeker weet, met een voorstel erbij. Wat hij nog niet kent, leer je hem één keer.
- Je inkoop- en vervoerdersfacturen hoeven niet op een stapel. Mail ze naar je Inbox, of laat je leverancier ze daar direct heen sturen. Ze staan dan op één plek in plaats van in je mailbox, en je hangt ze vanuit de Inbox aan de bijbehorende boeking.
- Je begint je dag met kijken in plaats van zoeken. Bij de koffie zie je wat er binnenkwam, welke zending is afgeschreven en of er iets openstaat dat er niet hoort.
Je ziet daarbij wat er geboekt is en waarom. Dat hoort er wat ons betreft bij: werk uit handen geven kan alleen als je er nog bij kunt.
Btw wordt een controle in plaats van een kwartaalproject
Voor een webshop is btw ook een check op je eigen cijfers: klopt het omzetbeeld, zijn de kosten logisch, staat de marge er nog. Omdat je administratie dagelijks bij is, komt de btw-aangifte voort uit werk dat al gedaan is. Je beoordeelt of het beeld klopt en dient in. Verkoop je ook aan particulieren in andere EU-landen, dan staat bij boekhouding voor je webshop hoe dat via de OSS-regeling meeloopt.
Blijft er onder de streep winst over?
Marges in e-commerce schuiven snel. Advertentiekosten lopen op, retouren komen terug, een leverancier verhoogt zijn prijs, een zending kost meer aan invoerrechten dan begroot. Zie je dat pas na een maand, dan heb je een maand lang doorverkocht op een marge die er niet meer was. Zie je het deze week, dan pas je je prijs aan, zet je een campagne stil of plan je je inkoop anders.
Daar zit de opbrengst van een administratie die bijloopt. Niet in het boekhouden zelf, maar in de beslissingen die je erop baseert.
Waarom hij het zelf ging doen
Het knelpunt was geen kennis, maar tempo. Eens per maand of per kwartaal bijwerken past bij veel bedrijven prima. Bij honderden orders per dag betekent het dat je cijfers altijd gaan over een periode waar je niets meer aan kunt veranderen. Hij wilde geen rapport achteraf, maar een stand van zaken.
Dat is ook hoe wij naar boekhouden kijken. De administratie hoort te volgen uit wat je doet, in plaats van andersom. Zijn boekhouding is daarmee geen project meer dat elk kwartaal opnieuw begint, maar een routine van een paar minuten per dag.
Wat je nu kunt doen
Koppel je bank en je betaalprovider en stuur je inkoopfacturen door naar je Inbox. Binnen een paar dagen zie je hoeveel er vanzelf gaat en wat er voor jou overblijft. Je probeert het complete boekhoudprogramma 30 dagen gratis, of je bekijkt eerst de abonnementen.