De freelance UX-designer: van gewerkte uren naar een factuur die klopt

Je werkt voor meerdere opdrachtgevers tegelijk, je uren zijn je omzet, en je grootste risico is geen verkeerd btw-percentage. Het is de donderdagmiddag die je vergeet te schrijven. Deze usercase gaat over een freelance UX-designer die een boekhouder prima kan betalen en het toch zelf doet.

Wie is hij?

• Freelance UX-designer, 52 jaar, werkt vanuit huis in Groningen
• Opdrachtgevers: IT-bedrijven door heel Nederland en in België
• Omzet: circa € 150.000 per jaar
• Meerdere projecten naast elkaar, wisselende dagen: calls, workshops, reviewrondes
• Zijn klanten vragen steeds vaker om een e-factuur via Peppol
• Factureert regelmatig met btw verlegd
• Doet zijn eigen btw-aangifte en zijn eigen jaarwerk

Zijn probleem zit niet in de boekhouding, maar in de uren

Bij een uurtarief is elk niet geschreven uur weg. Niet als fout in je administratie, maar als omzet die er nooit is geweest. En het gaat zelden om dat ene vergeten uur. Het gaat om structureel onderschatten: het kwartier na de call, de voorbereiding van een workshop, de tweede reviewronde.

Wie aan meerdere projecten tegelijk werkt, kan aan het eind van de maand niet meer precies reconstrueren wat waar naartoe ging. Dan wordt factureren een schatting. Meestal een te voorzichtige.

Zo zou het moeten werken

Wat je hebt gewerkt, hoort vanzelf op een factuur te komen. Die factuur hoort vanzelf in je boekhouding te staan. En je btw-aangifte hoort daar vanzelf uit te volgen. Jij kijkt alleen nog of het klopt.

Daar bouwen we aan. Boekhouden is wat ons betreft geen werk dat je elke maand opnieuw doet. Het loopt mee met wat je toch al doet, en het levert je onderweg het inzicht op waar je op stuurt.

Wat dat voor hem betekent

• Hij hoeft aan het eind van de maand niets te reconstrueren. Een project in urenregistratie hangt aan een klant en heeft een uurtarief. Hij schrijft zijn uren op de dag zelf, of laat de timer lopen in de app, die vanaf jortt ZZP meekomt. Eén vinkje bepaalt of een uur declarabel is.
• Factureren is geen apart klusje meer. Hij kiest een periode en jortt zet de declarabele uren als regels op de factuur, tegen het tarief van het project. Gefactureerde uren worden afgevinkt, dus dezelfde uren kunnen niet twee keer op een factuur komen.
• Zijn facturen passen in de systemen van zijn opdrachtgevers. Jortt is aangesloten op het Peppol-netwerk, in elk pakket. Zijn factuur gaat dan als gestructureerd bestand naar de boekhouding van zijn klant in plaats van als pdf naar een mailbox, en hij ziet in jortt of hij is afgeleverd. Per klant kiest hij zelf of het via Peppol gaat of op de manier die hij gewend is.
• Btw verlegd hoeft hij niet elke keer op te zoeken. Bij verlegde btw brengt hij geen btw in rekening en zet jortt de juiste vermelding op de factuur. Factureert hij naar België, dan komt het bedrag in de juiste rubriek van de aangifte terecht in plaats van bij zijn gewone omzet.
• Zijn bankrekening vult de rest aan. De bankkoppeling haalt zijn bij- en afschrijvingen binnen en de Boekhoudbot boekt wat hij herkent. Hij hoeft niet elke bankmutatie opnieuw te vertellen wat ermee moet, en hij ziet zonder zoeken welke facturen nog openstaan.

Btw-aangifte en jaarwerk: er valt niets meer te verzamelen

Zijn btw-aangifte bouwt zich gedurende het kwartaal op uit facturen en bankmutaties die er al staan, en de Boekhoudbot loopt hem na op 21 punten en meldt wat er niet klopt. Hij dient zelf in, niet uit zuinigheid, maar omdat hij wil zien waar een cijfer vandaan komt.

Aan het eind van het jaar geldt hetzelfde. De controles op je boekhouding melden onderweg wat niet klopt, zodat het niet blijft liggen tot december, en de jaarafsluiting sluit het boekjaar af. Jaarwerk wordt nakijken in plaats van uitzoeken.

Waarom hij het zelf doet

Geld is bij hem niet de beperking. Tijd en overzicht wel. Hij wil op een dinsdagmiddag kunnen zien wat een project heeft opgeleverd, en hij wil begrijpen waar een bedrag vandaan komt voordat hij er zijn naam onder zet.

Een boekhouder hoeft daar niet buiten te blijven. Wil hij iemand die meekijkt, dan schuift een boekhoudcoach aan in dezelfde administratie. Hij blijft alleen wel zelf degene die op de knop drukt.

Wat je nu kunt doen

Herken je jezelf hierin, begin dan bij je uren. Maak één project aan, schrijf er een week op en zet die week om in een factuur. Daarna zie je vanzelf wat erachteraan komt: de factuur in je boekhouding, de betaling eraan gekoppeld, de btw in je aangifte. Je probeert het complete boekhoudprogramma 30 dagen gratis.