De fitnesstrainer: je agenda zit vol, je administratie loopt mee
Je staat vroeg bij de eerste klant, rijdt door naar de volgende en plant tussendoor de rest van je week. Een aparte “administratiemiddag” komt er niet van. Deze usercase gaat over zelfstandige dienstverleners die de hele dag onderweg zijn, en over hoe je maandfacturatie loopt terwijl jij traint.
Wie is zij?
- Beroep: fitnesstrainer, meestal 1-op-1, soms een groep
- Klanten: vaak ondernemers, training bij hen thuis
- Werkdag: van afspraak naar afspraak, altijd onderweg
- Gebruikt jortt: bijna tien jaar
- Administratie: zo ingericht dat er weinig van overblijft
Waarom “even de administratie doen” bij haar niet werkt
Haar dag bestaat uit afspraken. Alles wat een eigen moment nodig heeft, schuift op. Dan blijven facturen liggen, komt het geld later binnen en gaat er energie zitten in achter mensen aan bellen. Niet omdat ze het niet kan, maar omdat er geen uur vrij is om het te doen.
Wij vinden dat het andersom hoort. Het meeste administratieve werk is elke maand hetzelfde werk. Dat richt je één keer in, en daarna is het geen werk meer dat je steeds opnieuw doet. Dat is ook waarom ze al bijna tien jaar met jortt werkt.
Maandfacturatie die je één keer inricht
Veel van haar klanten betalen elke maand hetzelfde bedrag voor dezelfde training. Precies het soort werk dat zich herhaalt. In jortt zet ze die klanten in een groep en maakt ze één factuur voor een groep. Komt er een klant bij, dan zet ze die erbij en loopt de facturatie voor hem of haar mee.
Die facturen laat ze periodiek versturen. De maandfactuur gaat de deur uit terwijl zij bij een klant in de woonkamer staat. Zo hoort een boekhoudprogramma te werken: je legt één keer uit hoe het zit, daarna hoef je het niet meer te vertellen.
Augustus vrij, september staat al klaar
In augustus is ze weg. Ze zet de factuur voor september van tevoren klaar, inclusief de prijs die dan ingaat. Ze hoeft haar vakantie niet te onderbreken voor een factuur, en haar klanten merken er niets van.
Je plant je trainingen weken vooruit. Wij vinden dat je dat met je facturatie ook moet kunnen.
Geld dat binnenkomt zonder herinnering
Ze vraagt iedere klant om een machtiging voor automatische incasso. Geen losse betaalverzoeken, geen herinneringen, geen twijfel over wanneer het bedrag komt. Op de afgesproken dag wordt het geïncasseerd, elke maand opnieuw.
Dat scheelt haar niet alleen tijd. Het scheelt vooral het gevoel dat er nog iets openstaat waar zij achteraan moet.
Een eenvoudige boekhouding hoort eenvoudig te blijven
Haar boekhouding is overzichtelijk: omzet uit trainingen en abonnementen, kosten voor sportmateriaal, kleding, vervoer en telefoon. Juist dan wil je dat de verwerking klopt zonder dat je erbij hoeft na te denken.
Laatst kocht ze een nieuwe laptop. Zo’n aankoop verdeel je over meerdere jaren. In jortt boek je hem als bedrijfsmiddel en loopt het afschrijven daarna mee in je boekhouding. Ze hoeft niet uit te zoeken hoe afschrijving werkt om het goed in haar cijfers te krijgen.
Ze vertelt het door aan collega-zelfstandigen. Een paar van hen zijn via tell-a-friend klant geworden.
Samenvatting
Haar bedrijf is eenvoudig en haar administratie is dat gebleven. Ze heeft het werk dat zich elke maand herhaalt één keer ingericht: klanten in een groep, facturen periodiek versturen, incasso op de afgesproken dag. Wat overblijft is een laptop die afgeschreven moet worden en een boekhouding die klopt.
Herken je je eigen week hierin, begin dan bij het deel dat elke maand terugkomt. Zet de klanten die steeds hetzelfde bedrag betalen in een groep en regel automatische incasso. De rest van je administratie is daarna een stuk kleiner.