Het software developmentbedrijf: bijblijven in plaats van achteraf horen
Je bouwt software met twintig mensen. De processen staan, de omzet staat, je klanten weten je te vinden. Alleen over je eigen cijfers hoor je pas iets als de periode al voorbij is. Deze usercase gaat over een directeur die dat omdraaide.
Wie is hij?
- Branche: software development, een werkmaatschappij onder een holding
- Twintig medewerkers, een door en door digitaal bedrijf
- Besteedde zijn boekhouding jarenlang helemaal uit
- Begon in jortt met de holding, daarna ook het softwarebedrijf zelf
- Doet de salarisadministratie met een boekhoudcoach ernaast
Wat hij miste
Het ging hem niet om fouten. Wat ontbrak, was zicht. Hij hoorde hoe een periode was gelopen toen die al achter hem lag, en tussendoor moest hij het navragen.
Zo hoort boekhouden wat ons betreft niet te werken. Een boekhouding is geen terugblik. Wij vinden dat je op een willekeurige dinsdag moet kunnen zien hoe je bedrijf ervoor staat, zonder dat je daarvoor iemand hoeft te bellen.
Beginnen bij de holding
Voor dienstverlenende, digitaal ingerichte bedrijven werkt jortt ook als er twintig mensen in dienst zijn. Ons advies is dan wel om niet alles tegelijk om te gooien. Begin bij de holding.
Dat is niet toevallig de plek waar veel ondernemers starten. De vennootschapsbelasting wordt klaargezet en het jaarwerk, inclusief de jaarrekening, bereidt jortt voor. Je ziet dus binnen één administratie wat er verder aan vastzit.
Tien maanden inhalen, in een half uur
Hij stapte in oktober over en las zijn boekhouding in vanaf 1 januari, zoals in overstappen naar jortt staat. Tien maanden administratie, plus meteen zelf zijn eerste btw-aangifte.
Die tien maanden stonden binnen een half uur verwerkt. Dat komt doordat je niet elke bankmutatie opnieuw hoeft te vertellen wat ermee moet: jortt haalt je bij- en afschrijvingen op en de boekhoudbot boekt wat hij herkent. De rest zet hij klaar met een voorstel erbij.
Waarom de btw over Q1 en Q2 anders uitviel
Bij die eerste aangifte zag hij iets dat hij niet verwachtte: over Q1 en Q2 kwam jortt op andere bedragen uit dan er was ingediend.
Dat valt te verklaren. Jortt bouwt je boekhouding op vanaf je bankrekening. Alles wat er van die rekening af is gegaan, staat erin, ook de betalingen waar geen factuur bij hoort. Die verdwijnen niet uit beeld, ze blijven staan als een punt dat nog een bestemming nodig heeft.
Daar zat precies het verschil. Betalingen die de bank allang had gedaan, stonden nog niet in zijn cijfers. Hij diende Q1 en Q2 opnieuw in en kreeg te veel betaalde btw terug.
Van holding naar werkmaatschappij
Inmiddels draaien beide administraties in jortt en is hij dagelijks bij. Zijn winst- en verliesrekening leest hij nu terwijl het jaar loopt, in plaats van dat hij hem achteraf ontvangt.
Dat is het verschil dat telt. De boekhoudbot laat afwijkingen zien terwijl ze ontstaan, dus je kunt er nog iets mee. Een afwijking die je maanden later ziet, is alleen nog een constatering.
Salarisadministratie met een vangnet
Loon vond hij spannend, niet omdat het ingewikkeld leek maar omdat de impact groot is. Daarom werkt hij daarbij samen met een boekhoudcoach. Het werk gaat zoveel mogelijk vanzelf, en iemand kijkt mee op het punt waar hij dat wil.
Wij vinden dat je die keuze zelf hoort te maken, per onderdeel, en niet één keer voor je hele administratie.
Wat deze case laat zien
Een bedrijf met twintig mensen heeft geen zwaardere boekhouding nodig. Het heeft een boekhouding nodig die bijblijft, zodat de cijfers kloppen zonder dat er elke maand iemand aan moet trekken.
Wil je dezelfde route lopen? Begin bij je holding, koppel de bank en laat de boekhoudbot het vaste werk doen. Loopt dat, haal dan de werkmaatschappij erbij. Je probeert het complete boekhoudprogramma 30 dagen gratis, of je bekijkt eerst de abonnementen.