De zzp-verpleegkundige: vrijgesteld van btw, en toch een volledige administratie

Je draait onregelmatige diensten voor twee opdrachtgevers. Je bent vrijgesteld van btw, dus je gaat ervan uit dat het administratief wel meevalt. En dan vraagt het ziekenhuis om een factuur via Peppol. Deze usercase gaat over een zzp-verpleegkundige die geen boekhoudtype is en het toch zelf doet.

Wie is zij?

• 32 jaar, zzp-verpleegkundige, woont in Amsterdam
• Werkt voor een ziekenhuis en daarnaast voor een privékliniek
• Vrijgesteld van btw, want ze levert zorgdiensten
• Het ziekenhuis verwacht een e-factuur via Peppol
• Heeft een hekel aan computers en ligt naar eigen zeggen altijd in gevecht met systemen
• Besteedde haar boekhouding uit, doet het inmiddels zelf

Waar het bij haar knelde

Ze werkt onregelmatig, draait intensieve diensten en wil in haar vrije tijd vooral herstellen. Administratie voelde als een tweede baan. Daarom besteedde ze het uit.

Dat haalde het werk bij haar weg, maar niet de onrust. Ze wist pas laat in het kwartaal wat ze had verdiend, en tussendoor moest ze haar eigen cijfers navragen. Ze wilde het zelf kunnen zien, op het moment dat ze eraan dacht. Zelf doen wilde ze best, maar alleen als het weinig handelingen kostte.

Zo zou het moeten werken

Je verleent zorg, en je administratie komt daarachteraan. Niet andersom. Een gedraaide dienst wordt een factuur, die factuur staat meteen in je boekhouding, en de betaling hangt er vanzelf aan.

Daar bouwen we aan. Boekhouden is wat ons betreft geen werk dat je elke maand opnieuw doet. Het loopt mee met wat je toch al doet, en het levert je onderweg het inzicht op waar je op stuurt.

Wat administratie in de zorg anders maakt

Vrijgesteld van btw is niet vrijgesteld van administratie

Voor haar zorgdiensten brengt ze geen btw in rekening. Haar administratie wordt daar niet lichter van: haar facturen, inkomsten en kosten moeten kloppen, want daar komt haar aangifte inkomstenbelasting uit. Het zwaartepunt verschuift alleen. Niet de btw per kwartaal, maar een jaar dat van begin tot eind controleerbaar in elkaar zit.

Haar opdrachtgever bepaalt de vorm van de factuur

Grote zorginstellingen verwerken hun facturen steeds vaker machinaal, en het ziekenhuis vraagt om een e-factuur via Peppol. Jortt is aangesloten op het Peppol-netwerk, in elk pakket. Haar factuur gaat dan als gestructureerd bestand naar de administratie van het ziekenhuis in plaats van als pdf naar een mailbox, en ze ziet in jortt of hij is afgeleverd. De privékliniek krijgt gewoon een pdf. Zij hoeft niet te weten wat daar technisch onder zit.

Eén ontbrekend gegeven houdt een factuur tegen

Wie in loondienst werkt, krijgt elke maand salaris. Zij moet er een factuur voor sturen die meteen goed is. Een verkeerd inkoopnummer of een ontbrekende referentie, en die factuur blijft ergens hangen. Daarom maakt ze haar facturen vanuit vaste gegevens per opdrachtgever: dezelfde velden, dezelfde route, elke keer.

Wat dat voor haar betekent

• Ze hoeft niets na te boeken. Een factuur die ze verstuurt, staat meteen in haar administratie als omzet en als openstaande post. Factureren en boekhouden zijn bij haar één handeling.
• Haar bankrekening vult de rest aan. De bankkoppeling haalt haar bij- en afschrijvingen binnen en de Boekhoudbot boekt wat hij herkent. Ze hoeft niet elke bankmutatie opnieuw te vertellen wat ermee moet, en ze ziet zonder zoeken wat openstaat en wat betaald is.
• Haar kosten staan op één plek. Werkkleding, scholing, registraties, reizen, telefoon. Ze stuurt ze door en ze belanden in dezelfde administratie als haar facturen, in plaats van verspreid over mailboxen en mapjes. Een laptop die langer meegaat zet ze erin als bedrijfsmiddel, en dan rekent jortt de afschrijving elke maand zelf door, dus daar heeft ze verder geen omkijken naar.
• Ze ziet wat een opdrachtgever oplevert. In urenregistratie schrijft ze haar diensten per opdrachtgever. Niet om zichzelf te controleren, maar om te weten waar haar uren en haar energie naartoe gaan.

Jaarwerk: nakijken in plaats van uitzoeken

Het einde van het jaar was vroeger een sprint: kosten verzamelen, facturen terugzoeken, hopen dat het sluit. Nu gebeurt dat werk het jaar door in kleine stappen. Voor ze het boekjaar afsluit doet de Boekhoudbot een controle op haar boekhouding en laat hij zien wat er nog aandacht vraagt. Daarna sluit de jaarafsluiting het boekjaar af, en loopt jortt haar jaaraangifte na op 32 punten.

Wat ze eraan overhoudt

Ze is geen boekhouder geworden. Ze registreert haar werk, en de rest volgt daaruit. Er stapelt zich niets meer op tot ze er een vrije dag aan kwijt is, en ze hoeft aan niemand te vragen hoe ze ervoor staat.

Wil ze iemand die meekijkt, dan kan dat gewoon. Een boekhoudcoach werkt mee in dezelfde administratie, zonder dat zij het overzicht uit handen geeft.

Wat je nu kunt doen

Herken je jezelf hierin, begin dan bij je facturen. Zet je opdrachtgevers erin, stuur je eerstvolgende factuur en koppel je bank. Binnen een paar dagen zie je hoeveel er vanzelf gaat en wat er voor jou overblijft. Je probeert het complete boekhoudprogramma 30 dagen gratis.