De zzp-verpleegkundige: vrijgesteld van btw, en toch een volledige administratie

Een samengesteld praktijkvoorbeeld, geen bestaande persoon of bedrijf.

Je draait onregelmatige diensten voor twee opdrachtgevers. Je bent vrijgesteld van btw, dus je gaat ervan uit dat het administratief wel meevalt. En dan vraagt het ziekenhuis om een factuur via Peppol. Deze usercase gaat over zzp’ers in de zorg die geen boekhoudtype zijn en het toch zelf doen.

Voor wie dit gaat

• Je werkt als zzp’er in de zorg, op factuurbasis
• Je werkt voor een ziekenhuis en daarnaast voor een privékliniek
• Je bent vrijgesteld van btw, want je levert zorgdiensten
• Het ziekenhuis verwacht een e-factuur via Peppol
• Je hebt een hekel aan computers en ligt altijd in gevecht met systemen
• Je besteedde je boekhouding uit en doet het inmiddels zelf

Waar het knelt

Je werkt onregelmatig, draait intensieve diensten en wilt in je vrije tijd vooral herstellen. Administratie voelt als een tweede baan. Daarom besteedde je het uit.

Dat haalt het werk bij je weg, maar niet de onrust. Je weet pas laat in het kwartaal wat je hebt verdiend, en tussendoor moet je je eigen cijfers navragen. Je wilt het zelf kunnen zien, op het moment dat je eraan denkt. Zelf doen wil je best, maar alleen als het weinig handelingen kost.

Zo zou het moeten werken

Je verleent zorg, en je administratie komt daarachteraan. Niet andersom. Een gedraaide dienst wordt een factuur, die factuur staat meteen in je boekhouding, en de betaling hangt er vanzelf aan.

Daar bouwen we aan. Boekhouden is wat ons betreft geen werk dat je elke maand opnieuw doet. Het loopt mee met wat je toch al doet, en het levert je onderweg het inzicht op waar je op stuurt.

Wat administratie in de zorg anders maakt

Vrijgesteld van btw is niet vrijgesteld van administratie

Voor je zorgdiensten breng je geen btw in rekening. Je administratie wordt daar niet lichter van: je facturen, inkomsten en kosten moeten kloppen, want daar komt je aangifte inkomstenbelasting uit. Het zwaartepunt verschuift alleen. Niet de btw per kwartaal, maar een jaar dat van begin tot eind controleerbaar in elkaar zit.

Je opdrachtgever bepaalt de vorm van de factuur

Grote zorginstellingen verwerken hun facturen steeds vaker machinaal, en het ziekenhuis vraagt om een e-factuur via Peppol. Jortt is aangesloten op het Peppol-netwerk, in elk pakket. Je factuur gaat dan als gestructureerd bestand naar de administratie van het ziekenhuis in plaats van als pdf naar een mailbox, en je ziet in jortt of hij is afgeleverd. De privékliniek krijgt gewoon een pdf. Je hoeft niet te weten wat daar technisch onder zit.

Eén ontbrekend gegeven houdt een factuur tegen

Wie in loondienst werkt, krijgt elke maand salaris. Jij moet er een factuur voor sturen die meteen goed is. Een verkeerd inkoopnummer of een ontbrekende referentie, en die factuur blijft ergens hangen. Daarom maak je je facturen vanuit vaste gegevens per opdrachtgever: dezelfde velden, dezelfde route, elke keer.

Wat dat voor jou betekent

• Je hoeft niets na te boeken. Een factuur die je verstuurt, staat meteen in je administratie als omzet en als openstaande post. Factureren en boekhouden zijn bij jou één handeling.
• Je bankrekening vult de rest aan. De bankkoppeling haalt je bij- en afschrijvingen binnen en de Boekhoudbot boekt wat hij herkent. Je hoeft niet elke bankmutatie opnieuw te vertellen wat ermee moet, en je ziet zonder zoeken wat openstaat en wat betaald is.
• Je kosten staan op één plek. Werkkleding, scholing, registraties, reizen, telefoon. Je stuurt ze door en ze belanden in dezelfde administratie als je facturen, in plaats van verspreid over mailboxen en mapjes. Een laptop die langer meegaat zet je erin als bedrijfsmiddel, en dan rekent jortt de afschrijving elke maand zelf door, dus daar heb je verder geen omkijken naar.
• Je ziet wat een opdrachtgever oplevert. In urenregistratie schrijf je je diensten per opdrachtgever. Niet om jezelf te controleren, maar om te weten waar je uren en je energie naartoe gaan.

Jaarwerk: nakijken in plaats van uitzoeken

Het einde van het jaar was vroeger een sprint: kosten verzamelen, facturen terugzoeken, hopen dat het sluit. Nu gebeurt dat werk het jaar door in kleine stappen. Voor je het boekjaar afsluit doet de Boekhoudbot een controle op je boekhouding en laat hij zien wat er nog aandacht vraagt. Daarna sluit de jaarafsluiting het boekjaar af, en loopt jortt je jaaraangifte na op 32 punten.

Wat je eraan overhoudt

Je wordt geen boekhouder. Je registreert je werk, en de rest volgt daaruit. Er stapelt zich niets meer op tot je er een vrije dag aan kwijt bent, en je hoeft aan niemand te vragen hoe je ervoor staat.

Wil je iemand die meekijkt, dan kan dat gewoon. Een boekhoudcoach werkt mee in dezelfde administratie, zonder dat jij het overzicht uit handen geeft.

Wat je nu kunt doen

Herken je jezelf hierin, begin dan bij je facturen. Zet je opdrachtgevers erin, stuur je eerstvolgende factuur en koppel je bank. Binnen een paar dagen zie je hoeveel er vanzelf gaat en wat er voor jou overblijft. Je probeert het complete boekhoudprogramma 30 dagen gratis.