De zzp-kleuterjuf: een administratie die meeloopt met je week
Je dagen zitten vol. Lessen, voorbereiding, oudergesprekken, en thuis een gezin dat ook iets van je wil. De administratie schuift daardoor naar de avond of het weekend, en meestal naar het moment waarop het echt niet langer kan wachten.
Deze usercase gaat over een zzp-kleuterjuf uit Naarden. Ze is 46, moeder van vijf kinderen en werkt drie dagen per week, via invalpools en rechtstreeks voor scholen. Ze wil geen boekhouder worden. Ze wil weten dat haar cijfers kloppen.
Wie is zij?
- 46 jaar, moeder van vijf kinderen, werkt in Naarden
- Zzp-kleuterjuf in het basisonderwijs, drie dagen per week
- Werkt via invalpools en rechtstreeks voor scholen
- Haar onderwijsdiensten zijn vrijgesteld van btw
- Wil zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan administratie, zonder twijfel bij de aangifte
Vrijgesteld van btw, niet van administratie
Geen btw-aangifte per kwartaal. Dat scheelt haar vier momenten per jaar. Haar administratieplicht blijft staan, en haar echte pijn zit ergens anders: weten wat er openstaat, kosten kunnen onderbouwen, en aan het eind van het jaar niets hoeven terughalen.
Ze stuurt facturen aan scholen en bemiddelingspartijen. Ze maakt kosten voor lesmateriaal, scholing, reizen en apparatuur. En één keer per jaar komt de aangifte inkomstenbelasting langs. De vraag is niet of ze kan boekhouden. De vraag is of het kan zonder dat het haar weken kost.
Waarom het misgaat bij weinig kantoortijd
Zelden door onwil. Meestal doordat administratie bij een vol leven geen systeem is, maar een stapel losse handelingen. Facturen gaan te laat de deur uit. Bonnetjes raken kwijt, en daarmee aftrekposten. Privé en zakelijk lopen door elkaar. Alles komt samen op één avond in maart, als de context allang weg is.
Wij vinden dat je een boekhouding niet achteraf hoort te maken. Hij hoort te ontstaan terwijl je werkt: je factureert, je betaalt, je krijgt betaald, en de administratie volgt daaruit. Boekhouden moet geen werk zijn dat je elke keer opnieuw doet.
Factureren is bij haar het begin van de boekhouding
Ze stuurt ongeveer één factuur per maand naar een school. Klant kiezen, omschrijving, bedrag, versturen. Met factuur maken staat die factuur op hetzelfde moment in haar administratie.
Dat is geen detail. Op het moment van factureren zijn de gegevens het meest betrouwbaar: ze weet wie, wat en waarvoor. Alles wat daar goed gaat, hoeft later niet hersteld te worden.
Haar bank loopt gewoon binnen
De grootste tijdwinst zit in de betalingen. Via de bankkoppeling komen haar bij- en afschrijvingen binnen in jortt. De boekhoudbot boekt wat hij herkent en zet met een voorstel klaar wat hij niet zeker weet. Ze hoeft dus niet bij elke bankmutatie opnieuw te vertellen wat ermee moet.
Wat ze daaraan heeft: ze ziet in één blik welke factuur betaald is, welke kosten eraf gingen en hoe ze ervoor staat. “Even alles bijwerken” is precies het moment waarop een administratie ontspoort. Dat moment is er niet meer.
Kosten, en die ene laptop
Lesmateriaal, boeken, scholing, reiskosten, een printer. Kleine bedragen die bij elkaar meetellen, en die je kwijt bent als ze niet meteen ergens landen.
Koopt ze een laptop die een paar jaar meegaat, dan komt afschrijven om de hoek kijken. Bedrijfsmiddelen en afschrijven legt uit hoe dat werkt, en jortt verdeelt de kosten over de jaren. Zo loopt haar jaarwerk niet vast op de vraag hoe ze dit ook alweer moest doen.
Uren bijhouden, ook zonder fiscale reden
Veel parttimers denken dat urenregistratie er alleen is voor de Belastingdienst. Voor haar is het vooral informatie. Met urenregistratie legt ze haar uren vast per school of opdracht, en ziet ze wat voorbereiding werkelijk kost en wat een opdracht oplevert.
Daarmee wordt het makkelijker om ja te zeggen tegen het ene en nee tegen het andere. Haar cijfers zijn dan niet alleen voor de aangifte, maar ook voor haar eigen planning.
Het jaarwerk als uitkomst, niet als project
Richting de aangifte inkomstenbelasting hoeft ze niets te reconstrueren. Haar facturen, kosten en betalingen staan er het hele jaar al. Wat overblijft is afronden en controleren, en daarvoor legt de jaarafsluiting uit wat erbij komt kijken.
De meeste fouten komen niet uit ingewikkelde wetgeving, maar uit kleine dingen. Een dubbel geboekte betaling. Een kostenpost die ontbreekt. Een omschrijving die niemand later nog begrijpt. De controles op je boekhouding signaleren zoiets voordat je afsluit, zodat een correctie klein blijft.
Wat het haar oplevert
Ze is er per maand weinig tijd aan kwijt en ze weet het hele jaar door waar ze staat. Ze hoeft geen boekhoudkennis op te bouwen om haar eigen cijfers te vertrouwen. En die avond in maart waarop alles alsnog moest gebeuren, is er niet meer.
Veelgestelde vragen
Is jortt geschikt als ik vrijgesteld ben van btw?
Ja. Zonder btw blijft je administratieplicht bestaan: facturen, inkomsten, kosten, winst en de aangifte inkomstenbelasting moeten kloppen. Dat is precies de doorlopende structuur die het boekhoudprogramma voor je opbouwt.
Moet ik elke dag inloggen?
Nee. Veel ondernemers openen jortt als ze factureren, en verder om af en toe te controleren. Door de bankkoppeling loopt het dagelijkse werk mee zonder jou.
Kan ik dit zonder boekhouder doen?
Veel zelfstandigen doen het zelf, omdat het vaste werk geautomatiseerd is en de controles aangeven wat er niet klopt. Wil je bij de aangifte iemand laten meekijken, dan schakel je een boekhoudcoach in.
Wat als ik iets koop dat jaren meegaat?
Dan verdeel je die kosten over de jaren. Afschrijven legt de logica uit, zodat je dat niet bij je jaarwerk hoeft uit te zoeken.
Wat je nu kunt doen
Koppel je bankrekening en stuur je eerste factuur. Daarna zie je vanzelf hoeveel er al geboekt is voordat jij iets doet. Snel van start loopt de eerste stappen met je door, en je probeert het complete boekhoudprogramma 30 dagen gratis.