De zzp’er in het basisonderwijs: een administratie die meeloopt met je week

Een samengesteld praktijkvoorbeeld, geen bestaande persoon of bedrijf.

Je dagen zitten vol. Lessen, voorbereiding, oudergesprekken, en thuis een gezin dat ook iets van je wil. De administratie schuift daardoor naar de avond of het weekend, en meestal naar het moment waarop het echt niet langer kan wachten.

Deze usercase gaat over zzp’ers in het basisonderwijs: een paar dagen per week, via invalpools en rechtstreeks voor scholen, met een gezin dat ook tijd vraagt. Je wilt geen boekhouder worden. Je wilt weten dat je cijfers kloppen.

Voor wie dit gaat

• Je werkt als zzp’er in het basisonderwijs, naast een gezin
• Zzp-kleuterjuf in het basisonderwijs, drie dagen per week
• Werkt via invalpools en rechtstreeks voor scholen
• Je onderwijsdiensten zijn vrijgesteld van btw
• Wil zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan administratie, zonder twijfel bij de aangifte

Vrijgesteld van btw, niet van administratie

Geen btw-aangifte per kwartaal. Dat scheelt je vier momenten per jaar. Je administratieplicht blijft staan, en je echte pijn zit ergens anders: weten wat er openstaat, kosten kunnen onderbouwen, en aan het eind van het jaar niets hoeven terughalen.

Je stuurt facturen aan scholen en bemiddelingspartijen. Je maakt kosten voor lesmateriaal, scholing, reizen en apparatuur. En één keer per jaar komt de aangifte inkomstenbelasting langs. De vraag is niet of je kunt boekhouden. De vraag is of het kan zonder dat het je weken kost.

Waarom het misgaat bij weinig kantoortijd

Zelden door onwil. Meestal doordat administratie bij een vol leven geen systeem is, maar een stapel losse handelingen. Facturen gaan te laat de deur uit. Bonnetjes raken kwijt, en daarmee aftrekposten. Privé en zakelijk lopen door elkaar. Alles komt samen op één avond in maart, als de context allang weg is.

Wij vinden dat je een boekhouding niet achteraf hoort te maken. Hij hoort te ontstaan terwijl je werkt: je factureert, je betaalt, je krijgt betaald, en de administratie volgt daaruit. Boekhouden moet geen werk zijn dat je elke keer opnieuw doet.

Factureren is het begin van de boekhouding

Je stuurt ongeveer één factuur per maand naar een school. Klant kiezen, omschrijving, bedrag, versturen. Met factuur maken staat die factuur op hetzelfde moment in je administratie.

Dat is geen detail. Op het moment van factureren zijn de gegevens het meest betrouwbaar: je weet wie, wat en waarvoor. Alles wat daar goed gaat, hoeft later niet hersteld te worden.

Haar bank loopt gewoon binnen

De grootste tijdwinst zit in de betalingen. Via de bankkoppeling komen je bij- en afschrijvingen binnen in jortt. De boekhoudbot boekt wat hij herkent en zet met een voorstel klaar wat hij niet zeker weet. Je hoeft dus niet bij elke bankmutatie opnieuw te vertellen wat ermee moet.

Wat je daaraan hebt: je ziet in één blik welke factuur betaald is, welke kosten eraf gingen en hoe je ervoor staat. “Even alles bijwerken” is precies het moment waarop een administratie ontspoort. Dat moment is er niet meer.

Kosten, en die ene laptop

Lesmateriaal, boeken, scholing, reiskosten, een printer. Kleine bedragen die bij elkaar meetellen, en die je kwijt bent als ze niet meteen ergens landen.

Koop je een laptop die een paar jaar meegaat, dan komt afschrijven om de hoek kijken. Bedrijfsmiddelen en afschrijven legt uit hoe dat werkt, en jortt verdeelt de kosten over de jaren. Zo loopt je jaarwerk niet vast op de vraag hoe je dit ook alweer moest doen.

Uren bijhouden, ook zonder fiscale reden

Veel parttimers denken dat urenregistratie er alleen is voor de Belastingdienst. Maar het is vooral informatie. Met urenregistratie leg je je uren vast per school of opdracht, en zie je wat voorbereiding werkelijk kost en wat een opdracht oplevert.

Daarmee wordt het makkelijker om ja te zeggen tegen het ene en nee tegen het andere. Je cijfers zijn dan niet alleen voor de aangifte, maar ook voor je eigen planning.

Het jaarwerk als uitkomst, niet als project

Richting de aangifte inkomstenbelasting hoef je niets te reconstrueren. Je facturen, kosten en betalingen staan er het hele jaar al. Wat overblijft is afronden en controleren, en daarvoor legt de jaarafsluiting uit wat erbij komt kijken.

De meeste fouten komen niet uit ingewikkelde wetgeving, maar uit kleine dingen. Een dubbel geboekte betaling. Een kostenpost die ontbreekt. Een omschrijving die niemand later nog begrijpt. De controles op je boekhouding signaleren zoiets voordat je afsluit, zodat een correctie klein blijft.

Wat het oplevert

Je bent er per maand weinig tijd aan kwijt en je weet het hele jaar door waar je staat. Je hoeft geen boekhoudkennis op te bouwen om je eigen cijfers te vertrouwen. En die avond in maart waarop alles alsnog moest gebeuren, is er niet meer.

Veelgestelde vragen

Is jortt geschikt als ik vrijgesteld ben van btw?

Ja. Zonder btw blijft je administratieplicht bestaan: facturen, inkomsten, kosten, winst en de aangifte inkomstenbelasting moeten kloppen. Dat is precies de doorlopende structuur die het boekhoudprogramma voor je opbouwt.

Moet ik elke dag inloggen?

Nee. Veel ondernemers openen jortt als ze factureren, en verder om af en toe te controleren. Door de bankkoppeling loopt het dagelijkse werk mee zonder jou.

Kan ik dit zonder boekhouder doen?

Veel zelfstandigen doen het zelf, omdat het vaste werk geautomatiseerd is en de controles aangeven wat er niet klopt. Wil je bij de aangifte iemand laten meekijken, dan schakel je een boekhoudcoach in.

Wat als ik iets koop dat jaren meegaat?

Dan verdeel je die kosten over de jaren. Afschrijven legt de logica uit, zodat je dat niet bij je jaarwerk hoeft uit te zoeken.

Wat je nu kunt doen

Koppel je bankrekening en stuur je eerste factuur. Daarna zie je vanzelf hoeveel er al geboekt is voordat jij iets doet. Snel van start loopt de eerste stappen met je door, en je probeert het complete boekhoudprogramma 30 dagen gratis.