Reiskosten van je werknemer vergoeden

Rijdt je werknemer met eigen vervoer naar een klant, een leverancier of een cursus? Die kilometers vergoed je. Bij Reiskosten legt je werknemer zo’n rit zelf vast, of doe jij dat voor hem. Jortt rekent met de adressen uit wat je moet vergoeden. Keur je de rit goed, dan komt het bedrag op de eerstvolgende loonstrook en betaal je het samen met het salaris uit.

Reiskosten is onderdeel van de HR-module en staat in het hoofdmenu onder Salarisadministratie.

Vergoed je elke maand hetzelfde bedrag voor woon-werkverkeer? Dat is geen losse rit maar een vaste afspraak. Die zet je bij looncomponenten bij Onbelaste reiskostenvergoeding.

Voeg de werknemer eerst toe aan de salarisadministratie en geef ’m toegang tot het Werknemersportaal. Daarna kan je werknemer zijn ritten zelf indienen, en staat hij bij jou in de lijst bij Reiskosten.

Rit toevoegen

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu.
2. Klik op Reiskosten.
3. Klik op het groene plusje. Er opent een paneel voor een nieuwe kilometervergoeding.
4. Selecteer de werknemer.
5. Geef een omschrijving op, bijvoorbeeld Bezoek aan Pietersen bv Arnhem.
6. Geef de datum van de rit op.
7. Vul het vertrekadres en het bestemmingsadres in.
8. Reed je werknemer onderweg ergens langs? Klik op Tussenstop toevoegen en vul dat adres in.
9. Vink Retour aan als je werknemer ook is teruggereden. De afstand telt dan heen en terug.
10. Geef eventueel een verantwoording op.
11. Klik op Opslaan.

Jortt bepaalt de afstand op basis van de adressen en vermenigvuldigt die met de vergoeding per kilometer. In het paneel zie je de berekening en het te vergoeden bedrag staan, met de route op een kaart erbij.

De rit staat nu op Concept. Dat geldt ook voor een rit die je werknemer zelf heeft ingediend.

Rit goedkeuren of afkeuren

Pas als je een rit goedkeurt, wordt hij verwerkt.

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu.
2. Klik op Reiskosten.
3. Klik op de rit die je wil beoordelen en scrol naar beneden.
4. Klik onder de kaart op Goedkeuren, of op Afkeuren als je de kilometers niet vergoedt.

Een goedgekeurde rit komt op de eerstvolgende loonstrook van die werknemer. In het paneel zie je daarna bij welke loonstrook de rit hoort.

Verkeerd beoordeeld? Klik op de rit en kies Heropenen. De rit staat dan weer op Concept en je kunt ’m opnieuw beoordelen.

De statussen

Met Filter zoek je op status, met Sorteer zet je de lijst anders op volgorde.

Rit wijzigen of verwijderen

Zolang een rit op Concept staat, pas je ’m nog aan:

1. Klik op de rit.
2. Klik op Alle opties.
3. Kies Bewerken om de gegevens aan te passen, of Verwijderen om de rit weg te halen.

Onder Alle opties staat ook Geschiedenis, waarin je ziet wie wat wanneer heeft gewijzigd.

Is de rit al goedgekeurd of afgekeurd? Klik dan eerst op Heropenen.

Op de loonstrook

Op de conceptloonstrook van de werknemer verschijnt de regel Declaraties onbelaste reiskostenvergoeding. Dat bedrag komt boven op het nettoloon en telt mee in Totaal te betalen. Er wordt geen loonbelasting over berekend: het is een onbelaste vergoeding.

Je werknemer krijgt het bedrag dus samen met zijn salaris uitbetaald. Gebruik je het betaalbestand, dan staat het er automatisch in.

Wat je onbelast mag vergoeden

Je mag per zakelijke kilometer een vast bedrag onbelast vergoeden. Vergoed je meer, dan is het meerdere loon en betaalt je werknemer daar loonbelasting over. Het bedrag dat op dit moment geldt staat bij Onbelaste reiskostenvergoeding en op de site van de Belastingdienst.

Het maakt niet uit met welk vervoermiddel je werknemer reist. Rijdt je werknemer in een auto van de zaak, dan vergoed je die kilometers niet: de kosten zijn dan al voor je bedrijf.

Werkt je werknemer op dezelfde dag deels thuis en deels op kantoor? Dan geef je óf de reiskostenvergoeding óf de thuiswerkvergoeding, niet allebei.

Reiskosten of declaratie?