Wijzigen, revisie of loonaangifte heropenen?

Er verandert iets in het loon van je werknemer, of je ontdekt een fout in een loonstrook. Wat je nog kunt doen hangt af van één vraag: heb je de loonaangifte over die maand al ingediend?

Is de aangifte nog niet ingediend, dan pas je de gegevens gewoon aan. Is de aangifte al wel ingediend, dan kun je de loonstrook alleen nog aanpassen als je ’m daarna opnieuw kunt indienen. Met jortt kan dat maar tot en met de maand ná de maand waarvoor de loonstrook is.

Wijzigen

Is de loonstrook van die maand nog concept? Dan pas je alles gewoon aan. Klik bij de werknemer op Werknemergegevens, Dienstverband, Looncomponenten of Startsaldo’s en kies Wijzig.

Zodra je een loonstrook goedkeurt of de loonrun doet, zet jortt de gebruikte gegevens vast. Je krijgt dan de melding dat de revisie niet meer gewijzigd kan worden. Wil je die maand toch nog aanpassen, maak de loonstrook dan eerst weer concept.

Revisie toevoegen

Verandert er iets vanaf een bepaalde maand? Denk aan een loonsverhoging, een auto van de zaak of een ander aantal contracturen. Dan laat je de bestaande gegevens staan en voeg je een revisie toe. De loonstroken van de maanden daarvóór blijven zo kloppen.

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu.
2. Klik op Werknemers en klik op de werknemer.
3. Klik op Dienstverband of Looncomponenten. Het groene bolletje laat zien welke revisie nu wordt gebruikt.
4. Klik rechtsboven in het revisiepaneel op het groene plusje.
5. Vul de nieuwe gegevens in en geef onderin op vanaf welke maand de wijziging ingaat.
6. Klik op Opslaan.

De volgende loonstroken worden op de nieuwe revisie gebaseerd.

Wijzig je een bankrekeningnummer, adres of naam? Dat zijn geen loongegevens. Daarvoor werkt dezelfde aanpak: is er al een loonstrook gemaakt, dan voeg je een revisie toe bij Werknemergegevens.

Tot wanneer kun je een loonstrook nog aanpassen?

Zolang je de loonaangifte over die maand nog niet hebt ingediend, kun je alles aanpassen.

Heb je de aangifte al ingediend, dan kan het alleen nog als je de aangifte opnieuw kunt indienen. Met jortt kun je een gewijzigde loonstrook indienen in de maand waarvoor die loonstrook is, en in de maand daarna. Daarna sluit die periode.

Een voorbeeld. Koertt bv dient de loonaangifte over september in op 30 september. Blijkt er in oktober een fout in de loonstrook van september te zitten, dan kan Jacob Koertt die nog herstellen en de aangifte opnieuw indienen. Ontdekt hij de fout pas in november, dan lukt dat niet meer via jortt.

Ben je te laat? Dan verwerk je de correctie niet via jortt, maar dien je de loonaangifte waarin de correctie hoort handmatig in via de site van de Belastingdienst. Overstappen naar een andere salarisverwerker hoeft daarvoor niet.

Loonaangifte heropenen

Ben je op tijd en staat er een fout in een maand die je al hebt afgerond of ingediend? Dan draai je die maand terug, herstelt de fout en dient de aangifte opnieuw in.

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu.
2. Kies Loonaangifte en klik op de betreffende aangifte.
3. Klik bij stap 3, Doe de verloning, op Heropenen.
4. Klik op de loonstrook van de werknemer en kies Open. De loonstrook is nu weer concept.
5. Pas de gegevens aan bij de werknemer.
6. Keur de loonstrook opnieuw goed, klik op Start loonrun en dien de aangifte opnieuw in.
7. Ging het om meerdere maanden? Doe dit dan voor elke aangifte, van de oudste naar de nieuwste.

Je kunt een gewijzigde loonstrook met jortt alleen indienen in de maand waarvoor die loonstrook is, of in de maand daarna. Zie tot wanneer kun je een loonstrook nog aanpassen.

Sluit je de loonrun opnieuw af, dan krijgen alleen de werknemers van wie de loonstrook echt is veranderd bericht dat er een nieuwe loonstrook klaarstaat. Werknemers bij wie niets is gewijzigd krijgen geen nieuwe e-mail.

Controleer na het opnieuw indienen of het te betalen bedrag is veranderd. Is het hoger, maak dan alleen het verschil over met hetzelfde betalingskenmerk. Is het lager, dan krijg je het verschil terug van de Belastingdienst. Kijk ook of het nettoloon is veranderd.

Instellingen van de salarisadministratie

Ook je instellingen kennen revisies. Zodra een versie is gebruikt in een loonrun of in een goedgekeurde loonstrook, staat die vast: je kunt de grootte van de werkgever, de sectorcode, het aantal uren van de fulltime werkweek en het type AOW-franchise dan niet meer overschrijven. De loonberekening hangt van die vier af.

Verandert er iets vanaf een volgende maand, dan voeg je er een revisie aan toe:

1. Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen en kies Salarisadministratie.
2. Klik rechtsboven in het paneel op het groene plusje.
3. Geef bij Geldig vanaf op vanaf welke maand de nieuwe instellingen gelden en vul de gegevens in.
4. Klik op Opslaan.

De oude versie blijft staan voor de maanden daarvoor, dus je loonstroken en al ingediende loonaangiften blijven kloppen. Bij Geldig vanaf staan alleen de maanden die nog vrij zijn; maanden die al vastliggen kun je niet kiezen.

Moet een instelling met terugwerkende kracht kloppen, bijvoorbeeld omdat je de verkeerde sectorcode hebt gebruikt? Dan is een revisie niet genoeg. Heropen dan eerst de loonaangifte, maak de loonstroken weer concept en pas daarna de bestaande revisie aan.

Instellingen aanpassen met een revisie

Per onderwerp