Salarisadministratie in 8 stappen
Zodra je een medewerker in dienst neemt, komt de verantwoordelijkheid voor de salarisadministratie om de hoek kijken. Maar wat houdt salarisadministratie precies in? Wat zijn de vereisten en verplichtingen, welke documenten moet je bewaren en hoe werkt het in samenwerking met de Belastingdienst? Hier vind je wat je nodig hebt, of je nu zelf de salarisadministratie gaat voeren of deze taak uitbesteedt.
Stap 1: Vastleggen van gegevens
Als werkgever moet je jezelf aanmelden bij de Belastingdienst en een loonheffingennummer krijgen. Hiermee kun je de loonheffingen aangeven. Je meldt je aan uiterlijk op de dag dat je eerste werknemer begint; het nummer komt meestal binnen een week.
Voor je medewerkers leg je een personeelsdossier aan met de belangrijkste gegevens, zoals een kopie van een identiteitsbewijs, het arbeidscontract en de opgaaf gegevens voor de loonheffingen, vroeger de loonbelastingverklaring. Die opgaaf heb je nodig vóór de eerste werkdag.
Een eerstedagsmelding doe je alleen als de Belastingdienst je die verplichting heeft opgelegd. Volgens de Fiscale verzamelwet 2027, die de Eerste Kamer nog moet aannemen, vervalt die mogelijkheid per 1 januari 2027.
Stap 2: Bijhouden van contact- en salarisgegevens
Het is belangrijk om de contact- en salarisgegevens van je medewerkers bij te houden. Ook dien je verplicht uren te registreren om te controleren of arbeids- en rusttijden worden nageleefd. Als je medewerkers per uur betaalt, moet je ook een systeem hebben om deze uren bij te houden. Per werknemer houd je een loonstaat bij: het overzicht van loon, inhoudingen en premies dat je bewaart in je administratie.
Stap 3: Maken en versturen van loonstroken
Je moet als werkgever loonstroken maken en versturen. Tenzij een medewerker uitdrukkelijk akkoord heeft gegeven voor alleen een digitale loonstrook, moet je ook een papieren loonstrook verstrekken. Maak je de loonstroken met jortt, dan ziet je werknemer ze in het werknemersportaal en krijgt hij na elke loonrun een e-mail.
Stap 4: Loonaangifte doen bij de Belastingdienst
Elke periode doe je aangifte loonheffingen bij de Belastingdienst, meestal per maand of per vier weken. De uiterste datum voor aangifte en betaling staat in de aangiftebrief die je elk jaar in november krijgt. Ook als je in een periode geen loon betaalt, doe je aangifte: een nihilaangifte als er geen werknemers in dienst waren, een nulaangifte als er wel werknemers waren maar geen loon. Met jortt verstuur je de loonaangifte met één klik, nadat je de loonstroken hebt goedgekeurd.
Stap 5: Extra betalingen bijhouden
Als je actief bent in een specifieke branche of werkt volgens een cao, kunnen er extra betalingen zijn, zoals bonussen, eindejaarsuitkeringen of winstdelingen. Het is belangrijk om deze betalingen bij te houden, zelfs als er wijzigingen zijn in de cao die met terugwerkende kracht moeten worden toegepast.
Stap 6: Medewerkers betalen
Zorg ervoor dat je je medewerkers op tijd betaalt, minimaal het minimumloon: in 2026 € 14,71 bruto per uur voor 21 jaar en ouder, en € 14,99 vanaf 1 juli 2026. Daarbovenop komt minimaal 8% vakantiegeld.
Draag daarnaast de loonheffingen op tijd af aan de Belastingdienst: de loonbelasting en premies volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zvw. Het niet naleven van deze verplichting kan leiden tot boetes.
Stap 7: Jaaropgaven maken
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om jaaropgaven te verstrekken binnen een redelijke termijn. De meeste ondernemers verstrekken jaaropgaven voor het voorgaande jaar in januari en februari. Als een medewerker eerder uit dienst gaat, mag je de jaaropgave eerder verstrekken. Maak je de loonstroken met jortt, dan maak je de jaaropgaaf per werknemer bij Salarisadministratie rapporten: zodra alle loonstroken van dat jaar zijn goedgekeurd, keur je hem goed en ziet je werknemer hem in het werknemersportaal.
Stap 8: Kosten in de boekhouding verwerken
Maak je de loonstroken met jortt, dan worden de salarissen en loonkosten automatisch verwerkt in boekhoudprogramma jortt, zodra je de loonaangifte indient. Werk je met Employes, dan doet de koppeling dat. Maakt een andere salarisverwerker je loonstroken, dan neem je de loonjournaalpost elke maand over in een loonboeking.
Met de jortt loonstroken doe je de stappen 3, 4, 7 en 8 vanuit dezelfde loonadministratie.
Veelgestelde vragen over salarisadministratie
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wat moet ik regelen voordat mijn eerste werknemer begint?
Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst, uiterlijk op de dag dat je eerste werknemer begint; het loonheffingennummer komt meestal binnen een week. Vraag je werknemer vóór de eerste werkdag om de opgaaf gegevens voor de loonheffingen, met naam, BSN, adres, geboortedatum en de keuze voor de loonheffingskorting.
Hoe vaak moet ik loonaangifte doen?
Per aangiftetijdvak, meestal elke maand of elke vier weken. De uiterste aangifte- en betaaldatum staan in de aangiftebrief van de Belastingdienst; bij een maandaangifte is dat de laatste dag van de maand erna. Heb je een maand geen loon betaald, dan doe je toch aangifte: een nihilaangifte zonder werknemers, een nulaangifte met werknemers maar zonder loon.
Moet ik mijn werknemer een papieren loonstrook geven?
Ja, tenzij je werknemer uitdrukkelijk akkoord heeft gegeven met alleen een digitale loonstrook. Maak je de loonstroken met jortt, dan ziet je werknemer ze in het werknemersportaal en krijgt hij na elke loonrun een e-mail.
Welke stappen doet jortt voor mij?
Maak je de loonstroken met jortt, dan doe je vanuit één plek de loonstroken (stap 3), de loonaangifte (stap 4), de jaaropgaven (stap 7) en de verwerking in je boekhouding (stap 8). Jortt rekent de loonheffingen uit, verstuurt de loonaangifte met één klik en maakt de loonboeking. De jaaropgaaf keur je na afloop van het jaar per werknemer zelf goed.