Verlof van je werknemers registreren

Hoeveel vakantie-uren heeft je werknemer nog? Bij Verlof houdt jortt dat voor je bij. Jij stelt één keer in hoeveel vakantiedagen je geeft, en met elke goedgekeurde loonstrook bouwt je werknemer verlof op. Neemt je werknemer vrij, dan registreert hij dat zelf in het Werknemersportaal of doe jij het voor hem. Keur je het goed, dan gaan de uren van zijn saldo af.

Verlof is onderdeel van de HR-module en staat in het hoofdmenu onder Salarisadministratie, naast Verzuimregistraties.

Je houdt verlof bij voor werknemers. Een dga en de partner van een dga zijn geen werknemer, en een oproepkracht heeft geen vaste contracturen om verlof over op te bouwen. Voor hen registreer je in jortt geen verlof.

1. Stel je vakantiedagen in

Zolang je niet hebt ingesteld hoeveel verlof je geeft, kun je nog niets registreren. In de lijst bij Verlof staat dan een gele melding met een link naar de instellingen.

1. Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen en kies Salarisadministratie.
2. Klik rechtsboven in het paneel op het groene plusje. Je maakt zo een revisie: een nieuwe versie van je instellingen die ingaat vanaf een maand die je kiest.
3. Kies bij Geldig vanaf de maand waarin je met het verlof in jortt begint.
4. Vul bij Wettelijke vakantiedagen per jaar het aantal dagen in bij een fulltime dienstverband. Wettelijk is dat vier keer het aantal dagen dat je per week werkt, dus meestal 20.
5. Vul bij Bovenwettelijke vakantiedagen per jaar in hoeveel dagen je daar bovenop geeft. Geef je niets extra, vul dan 0 in.
6. Klik op Opslaan.

Je vult dagen in, jortt rekent in uren. Een werkdag is de contracturen van je werknemer gedeeld door vijf. Met elke goedgekeurde loonstrook bouwt je werknemer een twaalfde deel van zijn jaarverlof op.

Werkt je werknemer minder uren, dan bouwt hij dus vanzelf naar rato op. Verandert zijn aantal contracturen, dan rekent jortt vanaf die maand met het nieuwe aantal.

2. Geef het beginsaldo op

Het beginsaldo is het verlof dat een werknemer al had toen je het verlof in jortt ging bijhouden. Je hebt het alleen nodig voor werknemers die toen al in dienst waren. Komt er daarna iemand in dienst, dan rekent jortt het saldo zelf uit.

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu en klik op Werknemers.
2. Klik op de werknemer.
3. Ga met je muis over het blok Beginsaldo verlof en klik op Toevoegen. Staat er Nog niet ingesteld, dan heb je dit voor deze werknemer nog niet gedaan.
4. Kies bij Saldo per de maand waarvoor het saldo geldt. Neem dezelfde maand als bij Geldig vanaf in stap 1: het verlof dat je werknemer vanaf die maand opbouwt komt er dan bovenop.
5. Kies Tegoed als je werknemer nog uren over heeft, of Tekort als hij al meer heeft opgenomen dan hij had opgebouwd.
6. Vul bij Wettelijk verlof en Bovenwettelijk verlof het aantal uren in, in stappen van 15 minuten. Had je werknemer niets, vul dan 0 uur in.
7. Klik op Opslaan.

Onder de velden zie je tot wanneer het meegebrachte wettelijke verlof geldig is: tot 1 juli van het jaar na de maand bij Saldo per.

Vergeten? Registreer je verlof voor een werknemer zonder beginsaldo, dan vraagt jortt er bovenin het paneel naar, met een link om het meteen in te stellen.

3. Registreer het verlof

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu.
2. Klik op Verlof.
3. Klik op het groene plusje. Er opent het paneel Verlof registreren.
4. Kies de werknemer.
5. Vul de Startdatum en de Einddatum in. Is het verlof één dag, dan vul je twee keer dezelfde datum in.
6. Vul bij Aantal uren in hoeveel uur verlof er in totaal van het saldo af gaat, in stappen van 15 minuten. Dat is het totaal over de hele periode, niet het aantal per dag. Onder het veld staat hoeveel uur de werkweek van je werknemer is.
7. Geef eventueel een Toelichting, bijvoorbeeld Herfstvakantie.
8. Klik op Opslaan.

De registratie staat nu op In afwachting. De uren gaan pas van het saldo af als je hem goedkeurt.

Je werknemer vraagt zelf verlof aan

Heeft je werknemer toegang tot het Werknemersportaal, dan vraagt hij zijn verlof zelf aan. Hij klikt in het menu op Verlof, dan op het groene plusje, en vult dezelfde velden in als jij, zonder de keuze voor een werknemer. Zijn aanvraag staat daarna bij jou in de lijst bij Verlof, op In afwachting.

Bovenaan zijn verlofoverzicht ziet je werknemer in het blok Jouw verlof hoe hij ervoor staat:

Het blok gaat altijd over het lopende jaar, ook als je werknemer de lijst eronder op een ander jaar zet. Onder de uren staat hoeveel werkdagen dat zijn.

Heeft je werkgever nog geen vakantiedagen ingesteld, dan ziet je werknemer een melding dat hij nog geen verlof kan registreren.

Verlof goedkeuren

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu.
2. Klik op Verlof.
3. Klik op de registratie die je wil goedkeuren.
4. Klik op Goedkeuren.

De uren gaan nu van het saldo van je werknemer af, en de registratie staat op Goedgekeurd. Met Filter zoek je op status, met Sorteer zet je de lijst anders op volgorde.

Verlof wijzigen of verwijderen

1. Klik bij Verlof op de registratie.
2. Klik op Bewerken om de datums, de uren of de toelichting aan te passen, of op Verwijderen om de registratie weg te halen.

Verwijder je een registratie, dan komen de uren terug op het saldo van je werknemer. De werknemer van een registratie kun je niet veranderen: registreer dan opnieuw voor de juiste werknemer en verwijder de oude.

Je werknemer kan een aanvraag zelf alleen aanpassen zolang die op In afwachting staat. Verwijderen kan alleen jij.

Hoe jortt het saldo bijhoudt

• Opbouwen gebeurt per goedgekeurde loonstrook: elke maand een twaalfde deel van het jaarverlof. Maak je een loonstrook weer concept, dan gaat het verlof van die maand er ook weer af.
• Wettelijk verlof vervalt op 1 juli van het jaar na het jaar waarin je werknemer het opbouwde. Wat hij tot die dag opneemt, telt nog mee. Bovenwettelijk verlof vervalt niet.
• Afschrijven gaat eerst van het wettelijke verlof en daarna van het bovenwettelijke. Zo vervalt er zo min mogelijk.
• Een tekort kan. Neemt je werknemer meer op dan hij heeft, dan komt zijn saldo onder nul. Dat is geen fout: hij bouwt het de maanden erna weer in.

Een waarschuwing bij een registratie

Staat er een rood driehoekje voor een registratie in de lijst, dan klopt er iets niet met de datums:

• de registratie valt buiten het dienstverband van de werknemer. Klik op de registratie en kies de link naar het dienstverband, of pas de datums aan;
• de registratie ligt vóór de startdatum van je salarisadministratie. Pas de datums aan, of de startdatum bij Instellingen, Salarisadministratie.

Je werknemer ziet dezelfde waarschuwing in zijn portaal, met het verzoek de aanvraag aan te passen of contact met jou op te nemen.

Wat Verlof nog niet doet

Dit is de eerste versie. Een paar dingen zitten er nog niet in:

• een overzicht van de saldi van al je werknemers. Het saldo per werknemer staat nu in het blok Jouw verlof in het Werknemersportaal;
• verlof uitbetalen als een werknemer uit dienst gaat. Dat verwerk je nog met de hand, zoals beschreven bij uitbetaalde vakantie-uren;
• verlof voor een oproepkracht.

Hoeveel vakantiedagen je werknemer wettelijk krijgt en hoe dat zit bij ziekte of zwangerschapsverlof, lees je bij vakantiedagen voor je werknemers.