Hoe verwerk ik een werknemer uit dienst

Regels nagekeken op 23 oktober 2026, laatst bijgewerkt op 25 oktober 2026

Er zijn drie dingen die op elkaar lijken maar iets heel anders doen. Kies eerst welke je nodig hebt.

Werknemer uit dienst

Gaat je werknemer uit dienst? Op de laatste loonstrook wordt automatisch het vakantiegeld en/ of de dertiende maand afgerekend. Je verwerkt dit als volgt in jortt:

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu en klik op Werknemers. Er opent een paneel met alle werknemers.
2. Klik op de werknemer die uit dienst gaat en vervolgens op Dienstverband. Het groene bolletje geeft aan welk dienstverband nu actief is.
3. Klik in het huidige dienstverband op Wijzig. In het geopende scherm klik je links bovenin op het icoon Dienstverband beëindigen.
4. Vul in in welke maand en welk jaar het dienstverband eindigt en kies bij Reden einde dienstverband de reden van beëindiging.
5. Klik nu op Opslaan.

Je volgt nu de stappen die je normaal gesproken doet wanneer je loonstroken maakt. Na de laatste maand maakt jortt geen loonstroken meer voor deze werknemer. In de loonaangifte van de laatste maand staat een driehoekje bij zijn naam, en in zijn loonstrook een melding: het verlofsaldo wordt uitbetaald, dus controleer of het aantal uren klopt.

Heb je het dienstverband per ongeluk beëindigd, of de verkeerde maand gekozen? Open het dienstverband en klik op Dienstverband herstellen. Daarna kun je de einddatum en de reden opnieuw invullen.

Jortt rekent automatisch het vakantiegeld en/ of een dertiende maand af op de laatste loonstrook, en betaalt het verlof uit dat je werknemer nog heeft. Keur openstaande verlofaanvragen goed voordat je die loonstrook goedkeurt; lees meer bij verlof uitbetalen.

Heb je geen werknemers meer en verwacht je de komende 12 maanden niemand aan te nemen? Meld dan je loonheffingennummer af bij de Belastingdienst. Zolang dit nummer actief is ben je verplicht om loonaangiften te doen, ook als je geen personeel hebt.

Afmelden doe je met het formulier Melding loonheffingen afmelding werkgever. Je blijft aangifte doen tot de Belastingdienst bevestigt vanaf wanneer dat niet meer hoeft, meestal binnen 3 weken. Stop je je bedrijf en sta je in het Handelsregister? Dan schrijf je je uit bij de KvK en gebruik je dit formulier niet.

Transitievergoeding

Beëindig je het dienstverband zelf, of verleng je een tijdelijk contract niet, dan heeft je werknemer meestal recht op een transitievergoeding. In 2026 is die maximaal € 102.000 bruto, of één bruto jaarsalaris als hij meer verdient. Het maximum voor 2027 is nog niet bekend. Hoe je de vergoeding berekent, lees je bij wat is een transitievergoeding.

Tijdelijk contract dat afloopt

Heeft je werknemer een contract voor bepaalde tijd en heb je bij het dienstverband een Datum einde dienstverband ingevuld? Dan hoef je het dienstverband niet zelf te beëindigen. Jortt legt het einde vast met als reden einde van rechtswege door het verstrijken van de duur van het contract. Het contract eindigt op de laatste dag van de maand die je hebt gekozen, en op de laatste loonstrook rekent jortt het vakantiegeld en de dertiende maand af.

• Verlengen: klik in het dienstverband op Wijzig en zet de Datum einde dienstverband later. Is het dienstverband al gebruikt in een goedgekeurde loonstrook, voeg dan met het plusje bij Dienstverbanden revisies een nieuwe revisie toe.
• Eerder stoppen: klik in het dienstverband op Wijzig en dan op het icoon Tijdelijk contract voortijdig beëindigen. De nieuwe maand moet voor de afgesproken einddatum liggen.

Volgt er na een aflopend contract een nieuw tijdelijk contract, let dan op de ketenregeling. Vanaf 1 januari 2028 wordt die strenger: na drie tijdelijke contracten mag er drie jaar lang geen nieuw tijdelijk contract volgen, waar dat nu zes maanden is.

Hoe je een tijdelijk contract invult bij een nieuwe werknemer, lees je bij werknemer toevoegen.

Werknemer archiveren

Is het dienstverband beëindigd en de laatste loonstrook gemaakt? Dan kun je de werknemer archiveren. Hij verdwijnt uit je werknemerslijst, maar zijn gegevens, loonstroken en loonaangiften blijven gewoon staan.

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu en klik op Werknemers.
2. Klik op de werknemer die je wil archiveren.
3. Klik linksboven in het paneel van de werknemer op het archiefbakje.

Boven de naam staat nu Gearchiveerde werknemer, en in je werknemerslijst zie je hem niet meer staan.

Archiveren is niet hetzelfde als het dienstverband beëindigen. Gaat je werknemer echt uit dienst, beëindig dan eerst het dienstverband en archiveer ’m daarna pas.

Gearchiveerde werknemer terugvinden of dearchiveren

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu en klik op Werknemers.
2. Klik rechtsboven in het paneel Werknemers op de schakelaar Toon werknemers uit dienst.

De lijst laat nu je gearchiveerde werknemers zien in plaats van je actieve. Klik nog een keer op de schakelaar om terug te gaan.

Komt je werknemer weer in dienst, of heb je iemand per ongeluk gearchiveerd? Klik dan op de gearchiveerde werknemer en klik linksboven in het paneel weer op het archiefbakje. Dat is nu de knop Dearchiveer. De werknemer staat daarna weer in je gewone werknemerslijst.

(Fictieve) werknemer verwijderen

Heb je een (fictieve) werknemer aangemaakt en wil je deze verwijderen?

Verwijder een werknemer alleen wanneer je deze onterecht hebt toegevoegd. Is de werknemer in dienst geweest, dan meld je de werknemer uit dienst.

Volg dan de volgende stappen:

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu.
2. Kies Loonaangifte.
3. Klik op een loonaangifte met een blauw bolletje en klik bij stap 3 op Heropenen. Je aangifte krijgt nu een grijs bolletje.
4. Klik in de loonaangifte op de naam van de (fictieve) werknemer als hier een groen vinkje voor staat. Klik in de loonstrook op Heropen.
5. Je doet dit voor alle loonaangiften die je hebt aangemaakt.
6. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu.
7. Kies werknemers.
8. Klik op de (fictieve) werknemer die je wil verwijderen.
9. Klik op Looncomponenten en verwijder de looncomponenten.
10. Klik nu op Dienstverband en verwijder het dienstverband.
11. Klik nu Werknemergegevens en verwijder de werknemergegevens.

De werknemer is nu verwijderd.