De meeste ondernemers moeten btw-aangifte doen. De meesten doen dit elk kwartaal maar soms ook maandelijks of jaarlijks. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over btw en btw-aangifte doen.
Wanneer je je bedrijf inschrijft bij de KvK dan krijg je een btw-nummer van de Belastingdienst met instructies hoe en wanneer je btw-aangifte moet doen. Daarnaast krijg je een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee je digitaal je btw-aangifte kunt doen. Als zzp-ers kan je tegenwoordig btw-aangifte doen met je DigiD.
Btw is een afkorting van Belasting over de Toegevoegde Waarde en wordt ook wel Omzetbelasting genoemd. Dit is een belasting die een consument moet betalen over aangeschafte producten of ontvangen diensten. Bedrijven berekenen elkaar ook btw maar mogen dit terugvragen en betalen onder de streep geen btw.
“Maar ik moet elk kwartaal wel btw aan de Belastingdienst betalen! Hoe zit dat?”
De Belastingdienst verplicht jou als ondernemer om btw te heffen aan je klanten. Deze btw moet je afdragen aan de Belastingdienst. Je mag hier wel de btw die jij aan je leveranciers hebt betaald vanaf trekken (de zogenaamde Voorbelasting). Consumenten kunnen geen btw terugvragen en zijn dus uiteindelijk degenen die de omzetbelasting betalen. Even een rekenvoorbeeld:
Het betalen of heffen van btw is voor jou als ondernemen dus neutraal. De consument heeft € 63 omzetbelasting betaald en jij hebt deze voor de Belastingdienst geïnd. Voor dit werk dat je voor de Belastingdienst doet hoef je echter geen bloemetje te verwachten.
Elke ondernemer is verplicht een deugdelijke btw-administratie te voeren. Van elke inkoop en elke verkoop moet bijgehouden worden hoeveel btw er betaald is of in rekening gebracht is. Dit kan een enorme klus zijn. De btw-administratie is een onderdeel van je totale boekhouding. Voor de btw-administratie moet je de volgende gegevens vastleggen:
Voorbelasting is de btw die jij aan je leveranciers hebt betaald en die je, bij de btw-aangifte, mag aftrekken van de btw die je aan je klanten hebt berekend. Het verschil tussen deze twee bedragen is de btw die je aan de Belastingdienst moet betalen. Wanneer het verschil negatief is dan krijg je geld terug van de Belastingdienst.
De term ‘aftrekken van de btw’ wordt veel gebruikt in de ondernemerswereld. Dit betekent letterlijk dat je de btw die je hebt betaald voor inkopen mag aftrekken (voorbelasting) van de btw die je moet betalen aan de Belastingdienst.
Van alle zakelijke kosten mag je de btw aftrekken. Dus alle inkoop van materialen of uitbesteed werk om je goederen of producten te kunnen leveren. En alle andere kosten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen.
Van alles wat bedoeld is voor privégebruik mag de btw niet worden afgetrokken. Het gaat hier namelijk om particulier gebruik en particulieren moeten btw betalen. Wanneer je bijvoorbeeld een computer koopt en je gaat deze ook voor 40% van de tijd privé gebruiken dan mag je 60% van de btw die op de aanschaf van de computer zit, aftrekken en het restant niet.
Je btw-aangifte moet binnen een maand na afloop van het tijdvak bij de Belastingdienst binnen zijn. Als je te laat bent krijg je een naheffingsaanslag. Dit is een schatting van de btw die je moet betalen.
Zorg ervoor dat je je boekhouding regelmatig bijhoudt. Dit voorkomt btw-aangifte-stress.
Dit zijn de data waarop de btw-aangifte binnen moet zijn bij de Belastingdienst:
Wanneer je btw moet betalen dan moet de betaling ook voor bovengenoemde data binnen zijn. Hou er rekening mee dat het soms even kan duren voordat het geld van jouw bank op de rekening van de Belastingdienst staat (zeker wanneer je je betaling in het weekend doet).
Nadat je je boekhouding hebt bijgewerkt kun je de btw-aangifte gaan indienen. Je kunt direct via Jortt elektronisch btw-aangifte doen of zelf inloggen op de site van de Belastingdienst. Voordat de aangifte gedaan wordt, doet Jortt eerst nog een controle van je boekhouding.
Via Jortt kun je snel en eenvoudig elektronisch btw-aangifte doen. Je doorloopt hiervoor de stappen onderaan het btw-paneel in Jortt. Na het doen van de aangifte zie je direct de terugkoppeling van de Belastingdienst. Je ziet wanneer de btw-aangifte is ingediend, wat je moet betalen of terugkrijgt en welk kenmerk je moet gebruiken bij een betaling.
Doe je zelf aangifte dan log je in op de op de website van de Belastingdienst. Je vult een aantal vragen in en verzendt deze. Dit kost meestal niet meer dan 15 minuten van je tijd:
Wanneer je btw moet betalen aan de Belastingdienst dan moet je dit zelf overmaken. Wanneer je geld terugkrijgt dan hoef je niets te doen. De Belastingdienst stort dit geld op jouw rekening.
Je kunt na de elektronische aangifte de QR-code scannen in Jortt en zo direct betalen. Of je maakt de te betalen btw over naar NL86 INGB 0002 4455 88 t.a.v. Belastingdienst Apeldoorn met daarbij het juiste betalingskenmerk. Dit betalingskenmerk vind je in de Digitaal aangeven ondernemersportaal van de Belastingdienst onder het tabblad betalingskenmerk.
Wanneer je een factuur stuurt van € 121 dan is hiervan alleen € 100 omzet voor je bedrijf en € 21 een schuld die je moet afdragen aan de Belastingdienst (Weet je nog? Je bent de belastinginner van de Belastingdienst). Het is dan ook belangrijk dat je de btw niet optelt bij de omzet van je bedrijf. Zorg ervoor dat je dit geld niet uitgeeft zodat je niet in de problemen komt bij de btw-aangifte.
Zorg ervoor dat je het geld van ontvangen btw niet uitgeeft zodat je dit kunt betalen bij de btw-aangifte.
Wanneer je in een jaar minder dan € 20.000 omzet hebt, mag je gebruik maken van de Kleineondernemersregeling (KOR). Je meldt je hiervoor aan bij de Belastingdienst en kunt dan factureren zonder btw. Daar staat tegenover dat je de btw die je betaalt in de kosten die je maakt niet meer terug kunt vragen. In de praktijk is de KOR vooral interessant wanneer je aan particulieren levert, zij kunnen de btw immers niet terugvragen.
Lees hier meer over de kleineondernemersregeling.
Er zijn verschillende btw-tarieven. In het algemeen is het btw-tarief 21%. Voor sommige goederen en diensten (voornamelijk etenswaren) geldt het verlaagde btw-tarief van 9%.
Verkoop je voor meer dan €10 000 per jaar in de EU aan particulieren of bedrijven zonder btw-nummer, dan moet je sinds 1 juli 2021 de btw-tarieven gebruiken van het land van je klant. Deze btw kun je apart opgeven via het EU-éénloket systeem van de Belastingdienst.
Het 21% btw-tarief is het standaard tarief in Nederland. Op alles wat je aan je klant berekent, moet je deze btw in rekening brengen. Behalve in de hieronder beschreven gevallen.
In Nederland is 9% het verlaagde btw-tarief. Dit geldt onder meer voor etenswaren en sommige andere diensten. Controleer bij de Belastingdienst wat onder het 9% btw tarief valt.
Wanneer je klanten in het buitenland hebt dan kan het 0% btw-tarief gelden. Dit tarief geldt voor levering van vliegtuigen of schepen, visvangst of het opslaan van goederen in een douane-depot.
Sommige goederen en diensten zijn vrijgesteld van btw. Dit is vastgelegd in de wet. Je berekent hierover geen btw. Controleer bij de Belastingdienst wat vrijgesteld is van btw.
Elke ondernemer die niet is vrijgesteld van btw, betaalt btw over zijn omzet. Betaal je btw over de omzet, dan kun je de btw over de zakelijke kosten die je maakt, terugkrijgen van de Belastingdienst. Je kunt de btw echter alleen terugkrijgen in het land waar deze ook betaald is. Daarom is het handig dat je de ‘btw kunt verleggen’, zodat je de btw in je eigen land kunt betalen en weer terug kunt krijgen. Alleen ondernemers kunnen de btw verleggen, je kunt de btw niet naar particulieren verleggen.
Wanneer je boekhoudprogramma Jortt gebruikt voor de btw-aangifte dan gebeurt al het bovenstaand voor een groot deel automatisch. Zo bespaar je een hoop tijd en voorkom je fouten. Daarnaast heb je altijd inzicht in hoeveel btw je moet betalen.
Zo doet boekhoudprogramma Jortt je btw-administratie: