Wat moet er op een factuur staan?

Een factuur is geen vrijblijvend briefje. De Belastingdienst stelt eisen aan wat erop moet staan, omdat de factuur het bewijsstuk is waarmee jij btw afdraagt en je klant btw terugvraagt. Ontbreekt er iets, dan kan je klant zijn btw niet aftrekken en mag je opnieuw beginnen.

Dit zijn de gegevens die verplicht op je factuur horen:

• De juridische naam of handelsnaam én het volledige adres van je bedrijf.
• De naam en het volledige adres van je klant of afnemer.
• Je Kamer van Koophandel-nummer.
• Je btw-nummer.
• Het woord ‘factuur’ moet op de factuur staan.
• De datum waarop de factuur is verstuurd.
• Een uniek factuurnummer.
• Een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten.
• De datum of periode van levering als die afwijkt van de factuurdatum.
• Het bedrag exclusief btw.
• De btw, per tariefgroep (0%, 9% of 21%).

Niet verplicht, maar wel zo prettig: de totaalprijs inclusief btw, je bankrekeningnummer, de betaaltermijn en je logo. Je klant hoeft dan niets op te zoeken of uit te rekenen om je te kunnen betalen.

Voorbeeld van een factuur

Zo ziet een factuur eruit die aan alle eisen voldoet. De cursieve regels zijn de verplichte onderdelen uit de lijst hierboven.

Let op het factuurnummer: dat moet uniek zijn en oplopen in een doorlopende reeks. Je mag zelf kiezen hoe die reeks eruitziet, zolang je geen nummers overslaat of hergebruikt. Begin je ieder jaar opnieuw bij 1, neem het jaartal dan in het nummer op, zoals in het voorbeeld.

Wat als je factuur niet aan de eisen voldoet

Ontbreken er verplichte gegevens, dan is de factuur formeel niet geldig als btw-bewijsstuk. In de praktijk gebeurt er dan dit: je klant kan de btw niet terugvragen, vraagt je om een gecorrigeerde factuur, en jij maakt een creditfactuur en factureert opnieuw. Meestal kost dat vooral tijd. Vervelender wordt het als het pas bij een controle over meerdere jaren opvalt, want dan gaat het om een stapel facturen tegelijk.

Je bent verplicht je facturen zeven jaar te bewaren, zowel de facturen die je verstuurt als de facturen die je ontvangt. Bij onroerend goed is dat tien jaar.

Bijzondere situaties

Niet elke factuur is een standaardfactuur. Voor deze gevallen gelden extra of andere eisen:

• Btw verlegd: je brengt geen btw in rekening maar vermeldt ‘btw verlegd’ en het btw-nummer van je klant.
• Diensten aan klanten buiten de EU: meestal factureer je zonder btw, met vermelding van de reden.
• Self-billing: je klant maakt de factuur, maar jij blijft verantwoordelijk voor de juistheid.
• Aanbetaling en borg: de btw-behandeling verschilt per geval.
• Creditfactuur: verwijst altijd naar het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur.

Hoe jortt dit voor je regelt

Bij het factuur maken in jortt hoef je bovenstaande lijst niet af te vinken. Je bedrijfsgegevens, KvK-nummer en btw-nummer staan één keer in je instellingen en komen daarna op elke factuur. Het factuurnummer loopt automatisch op, zodat je geen nummers dubbelt of overslaat, en de btw wordt per tariefgroep uitgesplitst zodra je een factuurregel toevoegt. Je factuur voldoet dus aan de eisen zonder dat je erover hoeft na te denken.

In de stap-voor-stap-uitleg lees je hoe je een factuur opstelt en verstuurt. Wil je weten wat een los onderdeel precies betekent, klik dan door naar de betreffende term hierboven.