Wat is een loonbelastingverklaring?
Een loonbelastingverklaring is een formulier dat je nieuwe werknemer invult voordat je loon uitbetaalt. Met de gegevens uit dit formulier houd je de juiste loonheffingen in en bepaal je of je de loonheffingskorting toepast. Het officiële formulier heet tegenwoordig Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen, maar de oude naam loonbelastingverklaring wordt nog veel gebruikt. Voordat we verder gaan, staan we eerst even stil bij de termen “loonheffingen” en “loonheffingskorting”.
Loonheffingen en loonheffingskorting
Wanneer je als werkgever loon uitbetaalt aan je medewerkers, ben je verplicht om loonheffingen in te houden op dat loon. Deze ingehouden bedragen moeten vervolgens worden afgedragen aan de Belastingdienst. De loonheffingen omvatten:
- Loonbelasting en premie volksverzekeringen (AOW, Anw, Wlz en AKW).
- Premies werknemersverzekeringen.
- Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.
Nu komt het interessante gedeelte: medewerkers hebben recht op belastingkorting, die bekend staat als loonheffingskorting. Dit werkt als volgt: een medewerker vraagt deze korting aan via de loonbelastingverklaring, wat resulteert in lagere belastingafdrachten voor jou als werkgever en een hoger nettoloon voor de medewerker. Dat is natuurlijk gunstig.
Waarom een loonbelastingverklaring?
Nu zijn we terug bij de loonbelastingverklaring die je medewerker moet invullen. Op dit formulier moet de medewerker de volgende persoonlijke informatie verstrekken:
Zijn persoonlijke gegevens:
- Adres
- Geboortedatum
- Telefoonnummer
- Burgerservicenummer (BSN)
- Wel of geen loonheffingskorting toepassen (Bij wel toepassen: vanaf wanneer)
- Handtekening en datum
Met een ingevulde loonbelastingverklaring beschik je over alle benodigde informatie om de wettelijke loonheffingen correct toe te passen. Bovendien weet je ook of je wel of geen loonheffingskorting moet toepassen voor deze medewerker. Het is belangrijk om te weten dat een medewerker slechts bij één werkgever loonheffingskorting mag aanvragen.
Loonbelastingverklaring formulier
De Belastingdienst heeft een speciaal formulier ontwikkeld waarmee je alle benodigde informatie kunt verzamelen. Het officiële formulier wordt ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ genoemd, maar de meeste mensen gebruiken nog steeds de oude term: het loonbelastingverklaringsformulier. Het komt op hetzelfde neer.
Wanneer nodig?
In principe moet een medewerker een loonbelastingverklaring invullen wanneer hij of zij bij een nieuwe werkgever begint te werken. Als je dus iemand in dienst neemt, is dit het juiste moment om hem of haar te vragen om een loonbelastingverklaring in te vullen. Het formulier bevat instructies bij de vragen, maar het kan handig zijn om extra uitleg te geven over het punt met betrekking tot het toepassen van loonheffingskorting, aangezien dit direct van invloed is op het nettosalaris. Het is echter belangrijk om te weten dat iemand die geen gebruik maakt van loonheffingskorting te veel betaalde belasting aan het einde van het kalenderjaar via de belastingaangifte kan terugvragen.
Kopie identiteitsbewijs
Naast de loonbelastingverklaring heb je ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs van je toekomstige medewerker nodig, zodat je zekerheid hebt over zijn of haar identiteit. Aan de hand van deze kopie moet je verschillende gegevens op de verklaring verifiëren.
Loonbelastingverklaring aanpassen
Een medewerker kan de verklaring later aanpassen door een nieuw formulier in te vullen en in te leveren bij de werkgever. Vervolgens handel jij als werkgever dit verder af met de Belastingdienst.