Werk je met een POS kassasysteem, zoals Zettle, Sumup, Adyen POS of Rabo Smartpin, volg dan de instructies voor Administratie met een POS kassasysteem.
Heb je een winkel en kunnen je klanten contant of met de pin afrekenen? Dan kun je deze administratie eenvoudig verwerken in boekhoudprogramma Jortt.
Let er op dat je kassasysteem voldoet aan de eisen van de Belastingdienst:
U bent vrij om te kiezen hoe u uw administratie inricht, maar de wet heeft wel grenzen gesteld. De aard en omvang van uw bedrijf zijn medebepalend voor de inrichting van uw administratie. Hoe complexer en omvangrijker uw bedrijf is, hoe hoger de eisen aan de inrichting van uw administratie worden. De gegevens die uw kassasysteem vastlegt, maken deel uit van uw administratie. Dit betekent dat de fiscale eisen die wij aan een administratie stellen, ook van toepassing zijn op uw kassasysteem. Kasverkeer vraagt daarom om een betrouwbare kasadministratie en een daarbij passend kassasysteem. U administreert op een manier waaruit altijd uw fiscale rechten en verplichtingen blijken. Dit is ook voor uw eigen bedrijfsvoering van belang.
Losse bonnenboekjes geven dus niet voldoende inzicht voor de Belastingdienst. Een kassa die per productgroep en betaalmethode over een bepaalde periode de omzet registreert, is al snel de minimale eis. Lees hier alles over de eisen van de Belastingdienst over kassasystemen: Het kassasysteem in uw bedrijf.
Op de meeste kassasystemen kun je aangeven dat er pinbetalingen zijn en dat er contante omzet is. In ons voorbeeld werken we deze situatie dan ook uit. Afhankelijk van het systeem waar je mee werkt, kun je een rapport per dag, week of maand uitdraaien.
Om de betalingen van je pin terminal (van bijvoorbeeld PinDirect, CCV en Lubee) te verwerken maak je een tussenrekening aan.
Deze rekening noemen we vanaf hier de 'Pin tussenrekening'.
Per periode boek je de omzet van je kassasysteem. Hiervoor draai je een omzetrapport (Z-rapport) uit je kassasysteem per periode (week).
Bij de betaalmethoden splits je de contante verkoop en de pinverkoop. Stel je hebt € 10.000 omzet, waarvan € 3.000 contant is betaald en € 7.000 met de pin, dan voeg je twee betaalmethoden toe. De contante verkopen voeg je toe als 'Kas', de pin verkopen voeg je toe je als 'Pin tussenrekening'.
Je maandomzet is nu verwerkt in je administratie.
Verkoop je cadeaubonnen en/of neem je cadeaubonnen aan? Lees hoe je cadeaubonnen verwerkt in je omzet.
Op je winst-en-verliesrekening staat nu je omzet geboekt (exclusief btw), op je btw-aangifte is de te betalen btw berekend en bij Geldzaken staat nu € 3.000 als kasgeld en € 7.000 als tegoed bij je Pin tussenrekening.
Gedurende de maand krijg je regelmatig uitbetaald van de provider van je pin terminal. Je krijgt dit geld dan gestort op je betaalrekening. Deze betalingen lopen niet gelijk aan een omzetperiode en staan los van de eerder geboekte omzet. Pin terminal uitbetalingen of kasstortingen boek je dus niet als omzet.
Wanneer je de uitbetaling ziet staan in je bankmutatie bij Nog te doen, dan ga je dit inboeken.
Hiermee verplaats je het geld van de pin tussenrekening naar je bankrekening. Het tegoed van je pin tussenrekening wordt dus kleiner.
Wanneer je geld afroomt uit je kassa en dit geld stort bij de bank, boek je de bankmutatie van de kasstorting.
Hiermee verplaats je het geld van je Kas naar je bankrekening. Het tegoed van je Kas wordt dus kleiner. Lees hier meer over Kasstortingen.
Per periode en/of per betaling zal de provider van je pin terminal kosten verrekenen.
Koppel je kostenrapport bij Bon of inkoopfactuur.
Je winkelkassa administratie is nu helemaal verwerkt in boekhoudprogramma Jortt.