Rollen en rechten in Jortt

In jortt kun je samenwerken met meerdere gebruikers in één administratie. De rol die je een gebruiker geeft bepaalt wat die gebruiker mag zien en doen. Hoe je iemand uitnodigt lees je bij gebruikers toevoegen en beheren.

De rollen in het kort

RolVoor wie?Korte omschrijving
BeheerderDe ondernemer of eigenaarAlle rechten, inclusief bedrijfsinstellingen, abonnement en gebruikersbeheer.
BoekhouderJe (externe) boekhouderAlle dagelijkse handelingen én de volledige boekhouding. Beperkte rechten in de bedrijfsinstellingen.
LidEen collega die meewerktAlle dagelijkse handelingen. Geen toegang tot de bedrijfsinstellingen.
MeekijkerAdviseur of meelezerKan alleen kijken en zelf niets aanpassen. Wel bonnen uploaden naar de Inbox.
Bon uploaderCollega die alleen bonnen aanlevertKan alleen bonnen uploaden via de jortt-app of de Inbox. Ziet verder niets.
GeavanceerdSituaties die niet in bovenstaande rollen passenJe stelt per module zelf het rechtenniveau in. Alleen beschikbaar met Jortt Plus.
Let op
De rol Administratiekantoor kun je niet zelf toekennen. Die krijgt een administratiekantoor automatisch als het via een boekhouderkoppeling aan jouw administratie is gekoppeld. Ook Basisgebruiker, voor toegang tot het werknemersportaal, wordt automatisch toegekend.

Rechten per rol en per module

Jortt kent zeven modules. Per module heeft een gebruiker één van vier niveaus. Elk niveau bevat alle rechten van het niveau eronder.

  • Geen toegang Ziet de module niet
  • Meekijker Alleen bekijken
  • Medewerker Aanmaken en wijzigen
  • Administrateur Ook de instellingen
  • Zelf instelbaar Je kiest het niveau zelf
RolBedrijfsinstellingenBoekhoudenFacturen en offertesProjecten en urenSalarisadministratieHRInbox
Beheerder Administrateur Administrateur Administrateur Administrateur Administrateur Administrateur Alles zien en verwijderen
Boekhouder Medewerker Administrateur Administrateur Administrateur Administrateur Administrateur Alles zien en verwijderen
Lid Geen toegang Administrateur Administrateur Administrateur Administrateur Medewerker Alles zien en verwijderen
Meekijker Geen toegang Meekijker Meekijker Meekijker Meekijker Meekijker Toevoegen, eigen items
Bon uploader Geen toegang Geen toegang Geen toegang Geen toegang Geen toegang Geen toegang Toevoegen, eigen items
Geavanceerd Geen toegang Zelf instelbaar Zelf instelbaar Zelf instelbaar Zelf instelbaar Zelf instelbaar Zelf instelbaar

Wat opvalt:

  • Alleen de Beheerder kan het abonnement wijzigen, gebruikers uitnodigen, rollen aanpassen en externe applicaties koppelen.
  • De Boekhouder komt wél in de bedrijfsinstellingen, bijvoorbeeld voor de bedrijfsgegevens en de btw-periode, maar niet bij het abonnement, het gebruikersbeheer of de externe koppelingen.
  • Een Meekijker kan wel bonnen uploaden naar de Inbox en ziet daar alleen zijn eigen uploads.
  • Toegang tot de bedrijfsinstellingen is alleen mogelijk bij Beheerder, Boekhouder en Administratiekantoor. Bij de rol Geavanceerd staat Bedrijfsinstellingen daarom altijd op Geen toegang.

De rol Geavanceerd

Kies je Geavanceerd, dan stel je per module zelf in wat de gebruiker mag. Je moet minimaal voor één module rechten toekennen. Voor deze rol heb je een Jortt Plus abonnement nodig.

Facturen en offertes

NiveauWat kan deze gebruiker?
Geen toegangZiet Facturen & offertes niet in het menu.
Factuur meekijkerFacturen, offertes en klanten bekijken. Kan betalingsherinneringen versturen en een offerte op geaccepteerd zetten.
Factuur medewerkerAlles van meekijker, plus facturen en offertes aanmaken, wijzigen, kopiëren en verwijderen. Klanten en artikelen beheren, klanten importeren en labels toekennen. Kan facturen en offertes niet versturen.
Factuur administrateurAlles van medewerker, plus facturen en offertes versturen, factuurnummering instellen, factuursjablonen beheren, labels beheren en e-facturatie (Peppol) instellen.

Projecten en uren

NiveauWat kan deze gebruiker?
Geen toegangZiet Uren & projecten niet in het menu.
Project meekijkerProjecten en geschreven uren bekijken.
Project medewerkerAlles van meekijker, plus uren en projectregels schrijven en wijzigen, en labels toekennen.
Project administrateurAlles van medewerker, plus projecten aanmaken, wijzigen en verwijderen, en labels beheren.

Boekhouden

NiveauWat kan deze gebruiker?
Geen toegangZiet Dashboard, Boekingen, Geldzaken, Btw-aangifte, Rapporten en Boekhoudbot niet in het menu.
Financieel meekijkerDe hele boekhouding bekijken: boekingen, bij- en afschrijvingen, btw en rapporten.
Financieel medewerkerAlles van meekijker, plus uitgaven en bonnen boeken, betalingen registreren, bankkoppelingen synchroniseren, activa vastleggen, loonboekingen verwerken, declaraties, ziekmeldingen en reiskosten van medewerkers verwerken en labels toekennen.
Financieel administrateurAlles van medewerker, plus bankrekeningen koppelen en beheren, bij- en afschrijvingen uploaden en beheren, grootboekrekeningen en beginbalans instellen, leningen en kapitaal vastleggen, btw-aangifte indienen, boekjaar afsluiten en heropenen, rapportages en KvK-rapport genereren, de Boekhoudbot instellen en labels beheren.

Salarisadministratie

NiveauWat kan deze gebruiker?
Geen toegangZiet Salarisadministratie niet in het menu, tenzij de gebruiker HR-rechten heeft.
Salaris meekijkerSalarisgegevens en loonstroken bekijken.
Salaris medewerkerAlles van meekijker, plus werknemers toevoegen en werknemersgegevens beheren.
Salaris administrateurAlles van medewerker, plus salarisinstellingen beheren, loonaangifte indienen, jaaropgaven maken, loonboekingen verwerken en de toegang tot het werknemersportaal regelen.

HR

NiveauWat kan deze gebruiker?
Geen toegangGeen toegang tot Declaraties en Ziekmeldingen onder Salarisadministratie.
HR meekijkerDeclaraties en ziekmeldingen bekijken.
HR medewerkerAlles van meekijker, plus declaraties van medewerkers en ziekmeldingen vastleggen en verwerken.
HR administrateurOp dit moment gelijk aan HR medewerker.

Inbox

NiveauWat kan deze gebruiker?
Geen toegangZiet Inbox niet in het menu.
Inbox meekijkerDe Inbox bekijken.
Inbox toevoegen, eigen items lezenBonnen en documenten toevoegen, via de app of per e-mail, en alleen de eigen aangeleverde items terugzien.
Inbox toevoegen, alle items lezen en verwijderenAlles toevoegen, alle items van alle gebruikers bekijken en items verwijderen.

Bedrijfsinstellingen

Deze module kun je bij de rol Geavanceerd niet instellen. Hij staat altijd op Geen toegang. Alleen een Beheerder, Boekhouder of gekoppeld administratiekantoor krijgt toegang tot de bedrijfsinstellingen.

NiveauWat kan deze gebruiker?Wie heeft dit?
Geen toegangGeen toegang tot Instellingen en jortt.shop.Lid, Meekijker, Bon uploader, Geavanceerd
Bedrijfsinstellingen medewerkerBedrijfsgegevens aanpassen, handelsnamen en logo’s beheren, btw-periode instellen, het Inbox-e-mailadres instellen en Mollie-instellingen beheren.Boekhouder
Bedrijfsinstellingen administrateurAlles van medewerker, plus Mijn abonnement en de facturatiegegevens wijzigen, gebruikers uitnodigen en rollen wijzigen, externe applicaties koppelen, de boekhouderkoppeling beheren, e-mailinstellingen en een eigen verzenddomein instellen, de auditfile downloaden en de administratie resetten of verwijderen.Beheerder, Administratiekantoor

Menu-items verschijnen alleen als de gebruiker toegang heeft tot de bijbehorende module. Staan er meerdere modules, dan is toegang tot één daarvan genoeg. Handig om bij de hand te houden als een gebruiker een menu-item mist.

Dezelfde regels gelden in de app, maar het menu heeft daar minder onderdelen. Welk menu iemand op zijn telefoon krijgt, lees je in wat medewerkers zien in de jortt app.

Menu-itemZichtbaar bij toegang tot
DashboardBoekhouden
Nog te doenFacturen en offertesBoekhoudenProjecten en urenSalarisadministratieHR
KlantenFacturen en offertesBoekhoudenProjecten en uren
Facturen & offertesFacturen en offertes
Uren & projectenProjecten en uren
BoekhoudbotBoekhouden
BoekingenBoekhouden
GeldzakenBoekhouden
Btw-aangifteBoekhouden
RapportenBoekhouden
InboxInbox
SalarisadministratieSalarisadministratieHR
jortt.shopBedrijfsinstellingen
BoekhoudersportaalAlleen voor administratiekantoren

De knoppen Toevoegen en Uploaden tonen alleen wat de gebruiker daadwerkelijk mag aanmaken.

KnopVereist minimaal
Nieuwe factuur of nieuwe offerte Factuur medewerker
Nieuwe boeking Financieel medewerker
Bij- en afschrijvingen uploaden Financieel administrateur
Bon uploaden Inbox toevoegen, eigen items lezen

Goed om te weten

  • Geavanceerd vereist Jortt Plus. Zonder Jortt Plus kun je deze rol niet kiezen en kun je de rechten per module niet aanpassen.
  • Je kunt je eigen rol niet wijzigen en je eigen toegang niet intrekken. Vraag een andere Beheerder om dit te doen.
  • Minimaal één module. Een gebruiker met de rol Geavanceerd moet voor minstens één module rechten hebben. Zet je alles op Geen toegang, dan wordt de toegang tot de administratie ingetrokken.
  • Samenwerken kost niets. Extra gebruikers uitnodigen kost geen extra geld. Hoeveel gebruikers je kunt uitnodigen hangt af van je abonnement.
  • Notities en berichten zijn beschikbaar voor iedereen met toegang. Gebruikers met administrateurrechten op minimaal één module kunnen ook notities en berichten van anderen verwijderen.