Administratie met winkelkassa
Heb je een winkel en betalen je klanten contant of met de pin? Dan boek je in jortt niet elke verkoop apart. Je boekt per periode de omzet uit het Z-rapport van je kassa, en je houdt bij waar het geld is: in de kassa (Kas) of nog onderweg van je pinaanbieder naar je bank (een Pin tussenrekening). Boekingen en Geldzaken heb je vanaf jortt ZZP.
Wat moet je bijhouden als je een winkelkassa hebt?
| Wat | Waar in jortt |
|---|---|
| De omzet per periode, per btw-tarief, uit het Z-rapport (dagrapport) van je kassa | Een opbrengstenboeking met het Z-rapport als bijlage |
| Hoeveel er contant en hoeveel er met de pin is betaald | De betalingen van die boeking: Kas en Pin tussenrekening |
| Het contante geld in je kassa, en wat je stort | Saldo in kas bij Geldzaken |
| De uitbetalingen van je pinaanbieder | Je bankrekening, geboekt op de Pin tussenrekening |
| De kosten van je pinautomaat | Een kostenboeking op Verkoopkosten |
Let er op dat je kassasysteem voldoet aan de eisen van de Belastingdienst:
Losse bonnenboekjes geven dus niet voldoende inzicht voor de Belastingdienst. Een kassa die per productgroep en betaalmethode over een bepaalde periode de omzet registreert, is al snel de minimale eis.
Op de meeste kassasystemen kun je aangeven dat er pinbetalingen zijn en dat er contante omzet is. In het voorbeeld hieronder werken we die situatie uit, met de weekomzet van de winkel van Koertt. Afhankelijk van je kassa kun je een rapport per dag, week of maand uitdraaien.
Toevoegen van een Pin tussenrekening
Het geld van je pinverkopen staat een paar dagen bij je pinaanbieder, bijvoorbeeld CCV, Worldline of je bank, voordat het op je bankrekening komt. Daarvoor maak je een tussenrekening aan. Dat doe je één keer.
- Ga naar Geldzaken in het hoofdmenu.
- Klik bij Kas en bank op de en kies Overige rekening. Het paneel Rekening of betaalmiddel toevoegen opent.
- Vul bij Rekening en bij Omschrijving bijvoorbeeld Pin tussenrekening CCV in. Je kunt bij Rekening ook het rekeningnummer van je pinaanbieder invullen; dat staat bij de uitbetalingen op je bankafschrift.
- Klik op .
De Pin tussenrekening staat nu bij Kas en bank, met een saldo van € 0,00. Hieronder noemen we hem de Pin tussenrekening.
Boeken van je omzet
Per periode boek je de omzet van je kassa. Daarvoor draai je een omzetrapport (Z-rapport) uit je kassa, in dit voorbeeld per week. Koertt verkocht in week 10 voor € 4.840,00: € 3.993,00 met 21% btw en € 847,00 met 9% btw. Daarvan is € 1.210,00 contant betaald en € 3.630,00 met de pin.
- Ga naar Boekingen in het hoofdmenu.
- Klik op . Het paneel Maak boeking aan opent.
- Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten en als Categorie voor Diverse omzet.
- Vul bij Omschrijving bijvoorbeeld Winkelomzet week 10 in, en bij Totaal incl btw 4.840,00.
- Vul bij Btw 21% 693,00 in en bij Btw 9% 69,94: de btw-bedragen uit het Z-rapport.
- Kies bij Factuurdatum en Leverdatum de periode van het rapport.
- Voeg het Z-rapport toe (een foto of scan uit je Inbox).
- Klik op . Het paneel van de boeking opent.
Bij de betaalmethoden splits je de contante verkoop en de pinverkoop. De contante verkopen koppel je aan Kas, de pinverkopen aan de Pin tussenrekening.
- Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op . Het paneel Kies betaalmethode opent.
- Klik bij Kas op . Jortt koppelt het hele bedrag aan de Kas.
- Klik in de boeking op de koppeling Kas. Het paneel Details boeking opent.
- Klik op , vul bij Bedrag het contante deel in, 1.210,00, en klik op .
- Klik in de boeking weer op en klik bij Pin tussenrekening op . Jortt koppelt het restant, € 3.630,00.
Je weekomzet is nu verwerkt in je administratie.
Op je winst-en-verliesrekening staat nu je omzet (exclusief btw), op je btw-aangifte is de te betalen btw berekend en bij Geldzaken staat € 1.210,00 als saldo in kas en € 3.630,00 op je Pin tussenrekening.
Verwerken van de pin terminal uitbetaling en kasstortingen
Gedurende de week krijg je regelmatig uitbetaald van je pinaanbieder. Je krijgt dit geld dan gestort op je bankrekening. Deze betalingen lopen niet gelijk met je omzetperiode en staan los van de omzet die je al hebt geboekt. Een uitbetaling van je pinaanbieder of een kasstorting boek je dus niet als omzet, maar als Balans.
Boeken van een pin terminal uitbetaling
Staat de uitbetaling bij je bankmutaties bij Nog te doen, dan boek je hem zo:
- Ga naar Nog te doen in het hoofdmenu.
- Klik bij Bij- en afschrijvingen op Boek de bij- en afschrijvingen voor je bankrekening.
- Klik op de bijschrijving van je pinaanbieder. Het paneel Banktransactie opent.
- Klik bij Mogelijke koppelingen op . Het paneel Maak boeking aan opent, met het bedrag al ingevuld.
- Kies bij Soort boeking voor Balans en als Categorie voor Pin tussenrekening.
- Klik op .
Hiermee verplaats je het geld van de Pin tussenrekening naar je bankrekening. Het saldo van je Pin tussenrekening wordt dus kleiner.
Boeken van een geldstorting bij de bank
Haal je geld uit je kassa en stort je dat bij de bank, dan boek je de bijschrijving van die kasstorting.
- Ga naar Nog te doen in het hoofdmenu en klik op de bijschrijving.
- Klik bij Mogelijke koppelingen op . Het paneel Maak boeking aan opent.
- Kies bij Soort boeking voor Balans en als Categorie voor Kas.
- Klik op .
Hiermee verplaats je het geld van je Kas naar je bankrekening. Het saldo in kas wordt dus kleiner. Lees meer over kasstortingen en over wat je doet bij een kasverschil.
Boeken van de kosten van je pin terminal
Je pinaanbieder rekent kosten: per transactie, per maand of voor de huur van de pinautomaat. Hoe je die boekt, hangt af van hoe hij ze afrekent. Houdt hij de kosten in op de uitbetaling, dan koppel je de kostenboeking aan je Pin tussenrekening. Schrijft hij ze apart af van je bankrekening, dan koppel je de boeking aan die afschrijving.
- Ga naar Boekingen in het hoofdmenu en klik op . Het paneel Maak boeking aan opent.
- Kies bij Soort boeking voor Kosten en als Categorie voor Verkoopkosten.
- Kies bij Factuurdatum en Leverdatum de maand waar de kosten over gaan.
- Vul bij Totaal incl btw het bedrag aan kosten in en bij Totaal btw de btw van de factuur of het kostenoverzicht. Staat er geen btw op het overzicht, vul dan 0,00 in.
- Voeg het kostenoverzicht toe en klik op .
- Klik bij Mogelijke koppelingen op en klik bij Pin tussenrekening op , als de kosten op de uitbetaling zijn ingehouden.
Je winkelkassa-administratie is nu helemaal verwerkt in jortt.
Klopt je Pin tussenrekening?
Zijn alle uitbetalingen en ingehouden kosten van een periode geboekt, dan staat je Pin tussenrekening op € 0,00, op het geld na dat nog onderweg is. Staat er na een paar dagen nog een bedrag op, dan mist er een boeking: een uitbetaling die nog bij Nog te doen staat, of kosten die zijn ingehouden. Ga naar Geldzaken en klik op de Pin tussenrekening om per boeking te zien wat erop staat.
Kom je er niet uit, stel je vraag dan aan Femke via contact of mail naar support@jortt.nl.
Veelgestelde vragen over administratie met een winkelkassa
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wat moet ik bijhouden als ik een winkel met een kassa heb?
Je houdt de omzet per periode bij uit het Z-rapport (dagrapport) van je kassa, gesplitst naar btw-tarief en naar betaalwijze: contant en pin. Daarnaast houd je je kas bij, de uitbetalingen van je pinaanbieder en de kosten van je pinautomaat. De gegevens uit je kassasysteem horen volgens de Belastingdienst bij je administratie en bewaar je 7 jaar. In jortt voeg je het Z-rapport toe aan de opbrengstenboeking.
Voldoet mijn winkelkassa aan de eisen van de Belastingdienst?
Losse bonnenboekjes geven niet voldoende inzicht voor de Belastingdienst. De gegevens die je kassasysteem vastlegt, maken deel uit van je administratie, dus de fiscale eisen gelden ook voor je kassa. Een kassa die de omzet per periode per productgroep, btw-tarief en betaalwijze registreert en die gegevens bewaart, is al snel de minimale eis. Lees de brochure Het kassasysteem in uw bedrijf van de Belastingdienst.
Hoe maak ik een Pin tussenrekening aan voor mijn winkelkassa in jortt?
Ga naar Geldzaken, klik bij Kas en bank op de plusknop en kies Overige rekening. Vul bij Rekening en bij Omschrijving bijvoorbeeld Pin tussenrekening CCV in en klik op Opslaan. Op deze rekening komen je pinverkopen, en de uitbetalingen van je pinaanbieder halen het bedrag er weer af.
Hoe boek ik de omzet van mijn winkelkassa in jortt?
Per periode, bijvoorbeeld per week, boek je de omzet uit het Z-rapport van je kassa. Ga naar Boekingen, klik op Boeking en kies bij Soort boeking Opbrengsten en als categorie Diverse omzet. Vul de Omschrijving en bij Totaal incl btw de omzet in, verdeel de btw over Btw 21% en Btw 9%, voeg het Z-rapport toe en klik op Opslaan. Daarna koppel je bij Betaald met het contante deel aan Kas en de rest aan je Pin tussenrekening.
Hoe splits ik contante verkopen en pinverkopen bij het boeken van mijn omzet?
Je koppelt de opbrengstenboeking eerst aan Kas, voor het hele bedrag. Klik daarna op die koppeling, kies Wijzig en vul bij Bedrag het contante deel in, bijvoorbeeld € 1.210,00 van € 4.840,00. Koppel dan het restant, € 3.630,00, via Betaald met aan je Pin tussenrekening.
Boek ik de uitbetaling van mijn pinautomaat als omzet?
Nee. De omzet heb je al geboekt met het Z-rapport. De uitbetaling van je pinaanbieder op je bankrekening, en ook een kasstorting, boek je als Balans: de uitbetaling op je Pin tussenrekening, de kasstorting op Kas. Zo verplaats je het geld alleen naar je bankrekening en tel je de omzet niet dubbel.
Hoe boek ik de kosten van mijn pinautomaat?
Boek de kosten als Kosten met de categorie Verkoopkosten en neem de btw over van de factuur of het kostenoverzicht van je pinaanbieder; staat er geen btw op, vul dan 0,00 in. Houdt je pinaanbieder de kosten in op de uitbetaling, dan koppel je de boeking aan je Pin tussenrekening. Schrijft hij ze apart af van je bankrekening, dan koppel je de boeking aan die afschrijving.