Administratie met een POS kassa

De verkopen uit je kassasysteem verwerk je in jortt per periode met één opbrengstenboeking op basis van het omzetrapport van je kassa. Het contante deel koppel je aan Kas, het pindeel aan een tussenrekening voor je kassa-aanbieder, zoals SumUp of Zettle. De uitbetaling van de aanbieder boek je als Balans op die tussenrekening en de ingehouden kosten als Verkoopkosten; daarna staat de tussenrekening op € 0,00. Betaal je via Mollie, dan leest jortt de transacties zelf in via de Mollie-koppeling.

Zettle, myPOS, SumUp, Adyen POS, Rabo SmartPin

Er zijn steeds meer mobiele Point of Sale (POS) kassasystemen waarmee je je klanten laat betalen, zoals Zettle, myPOS, SumUp, Adyen, Rabo SmartPin en Mollie POS. De meeste werken met je smartphone of tablet. In jortt verwerk je de omzet daaruit niet per verkoop, maar per periode, met het omzetrapport van je kassa. Boekingen en Geldzaken heb je vanaf jortt ZZP.

Tip
Werk je met een traditionele winkelkassa en een losse pinautomaat, lees dan administratie met een winkelkassa. Heb je een restaurant of café, lees dan ook administratie voor de horeca.

Hoe verwerk je de verkopen uit je kassasysteem in je boekhouding?

Je kassa-aanbieder houdt het geld van je pinbetalingen een paar dagen vast, haalt er zijn kosten af en maakt de rest over naar je bank. Daardoor past een uitbetaling nooit precies bij je omzet. Daarom gebruik je een tussenrekening en maak je per periode vier soorten boekingen:

Wat er gebeurtHoe je het boekt in jortt
Je verkoopt (omzetrapport)Opbrengsten, categorie Diverse omzet, met de btw per tarief
Een klant betaalt contantDat deel van de omzet koppel je aan Kas
Een klant pintDat deel koppel je aan je POS tussenrekening
De aanbieder betaalt je uitBalans op je POS tussenrekening, niet als omzet
De aanbieder houdt kosten inKosten, categorie Verkoopkosten, betaald met je POS tussenrekening

Op de meeste POS kassasystemen zie je welk deel met pin of creditcard is betaald en welk deel contant. Afhankelijk van het systeem draai je een rapport per dag, week of maand uit. Omdat niet elk systeem een weekomzet kent, gaan we in het voorbeeld uit van een maandomzet: Koertt verkocht in januari via SumUp voor € 2.420,00, met 21% btw.

Belastingdienst
De gegevens uit je kassasysteem horen bij je administratie; de fiscale eisen gelden dus ook voor je kassa. Lees de brochure Het kassasysteem in uw bedrijf. Je omzetrapporten bewaar je net als de rest van je administratie 7 jaar.

Pos kassasysteem koppelen met jortt

Betaal je via Mollie, ook aan de kassa met Mollie POS, dan leest jortt je Mollie-transacties zelf in via de Mollie-koppeling, vanaf jortt ZZP. Je Mollie-rekening staat dan bij Kas en bank en werkt als tussenrekening; een eigen tussenrekening maak je niet. De Boekhoudbot boekt de uitbetalingen en de Mollie-kosten met standaardregels. De betalingen zelf boek je als opbrengsten, met de hand of met een eigen regel.

Werk je met een kassasysteem als Lightspeed POS of MplusKASSA, dan kan dat via partner APIcenter.io gekoppeld worden aan jortt. Die koppeling loopt via de jortt API en werkt vanaf jortt MKB. Zie ook de kassakoppelingen.

Heb je geen koppeling, bijvoorbeeld met SumUp, Zettle, myPOS of Rabo SmartPin, volg dan de stappen hieronder.

POS-tussenrekening toevoegen

Om de betalingen van je POS kassasysteem in jortt te verwerken, maak je één keer een tussenrekening aan.

  1. Ga naar Geldzaken in het hoofdmenu.
  2. Klik bij Kas en bank op de plusknop en kies Overige rekening. Het paneel Rekening of betaalmiddel toevoegen opent.
  3. Vul bij Rekening en bij Omschrijving bijvoorbeeld SumUp tussenrekening in. Je kunt bij Rekening ook het rekeningnummer van je kassa-aanbieder invullen; dat staat bij de uitbetalingen op je bankafschrift.
  4. Klik op Opslaan.

De SumUp tussenrekening staat nu bij Kas en bank, met een saldo van € 0,00. Hieronder noemen we hem je POS tussenrekening.

Boeken van je omzet

Per periode boek je de omzet van je POS kassasysteem. Daarvoor exporteer je het omzetrapport van de periode, hier januari, en sla je het op als pdf.

  1. Ga naar Boekingen in het hoofdmenu.
  2. Klik op Boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
  3. Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten en als Categorie voor Diverse omzet.
  4. Vul bij Omschrijving bijvoorbeeld SumUp omzet januari in, en bij Totaal incl btw 2.420,00.
  5. Vul de btw uit het omzetrapport in bij Btw 21% en Btw 9%. In het voorbeeld is dat € 420,00 bij Btw 21%.
  6. Kies bij Factuurdatum en Leverdatum de maand van het rapport.
  7. Voeg het omzetrapport toe en klik op Opslaan. Het paneel van de boeking opent.

Daarna splits je de betalingen: in het voorbeeld is € 242,00 contant betaald en € 2.178,00 met de pin.

  1. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met. Het paneel Kies betaalmethode opent.
  2. Klik bij Kas op Koppel. Jortt koppelt het hele bedrag aan de Kas.
  3. Klik in de boeking op de koppeling Kas. Het paneel Details boeking opent.
  4. Klik op Wijzig, vul bij Bedrag het contante deel in, 242,00, en klik op Opslaan.
  5. Klik in de boeking weer op Betaald met en klik bij je POS tussenrekening op Koppel. Jortt koppelt het restant, € 2.178,00.

Is er niets contant betaald, dan sla je stap 2 tot en met 4 over en koppel je het hele bedrag aan je POS tussenrekening.

Let op
Verkoop je cadeaubonnen en/of neem je cadeaubonnen aan? Lees hoe je cadeaubonnen verwerkt in je omzet.

Op je winst-en-verliesrekening staat nu je omzet (exclusief btw), op je btw-aangifte is de te betalen btw berekend en bij Geldzaken staat € 242,00 extra als saldo in kas en € 2.178,00 op je POS tussenrekening.

Verwerken van de uitbetaling

Gedurende de maand krijg je regelmatig uitbetaald van je kassa-aanbieder, op je bankrekening. Die uitbetalingen lopen niet gelijk met je omzetperiode en staan los van de omzet die je al hebt geboekt. Een uitbetaling of een kasstorting boek je dus niet als omzet.

Boeken van een POS kassasysteem uitbetaling

Staat de uitbetaling bij je bankmutaties bij Nog te doen, dan boek je hem zo:

  1. Ga naar Nog te doen in het hoofdmenu.
  2. Klik bij Bij- en afschrijvingen op Boek de bij- en afschrijvingen voor je bankrekening.
  3. Klik op de bijschrijving van je kassa-aanbieder. Het paneel Banktransactie opent.
  4. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Het paneel Maak boeking aan opent, met het bedrag al ingevuld.
  5. Kies bij Soort boeking voor Balans en als Categorie voor je POS tussenrekening.
  6. Klik op Opslaan.

Hiermee verplaats je het geld van de POS tussenrekening naar je bankrekening. Het saldo van je POS tussenrekening wordt dus kleiner. Komt de uitbetaling steeds van dezelfde aanbieder, dan kan de Boekhoudbot hem voortaan boeken met een eigen regel met Zet categorie op, Balans en je POS tussenrekening.

Boeken van een geldstorting bij de bank

Haal je geld uit je kassa en stort je dat bij de bank, dan boek je de bijschrijving van die kasstorting.

  1. Ga naar Nog te doen in het hoofdmenu en klik op de bijschrijving.
  2. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
  3. Kies bij Soort boeking voor Balans en als Categorie voor Kas.
  4. Klik op Opslaan.

Hiermee verplaats je het geld van je Kas naar je bankrekening. Het saldo in kas wordt dus kleiner. Lees meer over contant geld en kasstortingen.

Boeken van de kosten van je POS kassasysteem

Je kassa-aanbieder rekent kosten per betaling of per periode, en houdt die meestal direct in op de uitbetalingen. Je ontvangt dus niet je hele omzet op je bankrekening; een klein deel blijft achter op je tussenrekening. Voor deze kosten krijg je (meestal) maandelijks een kostenoverzicht. Exporteer dat en sla het op als pdf. In het voorbeeld hield SumUp in januari € 42,47 in.

  1. Ga naar Boekingen in het hoofdmenu en klik op Boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
  2. Kies bij Soort boeking voor Kosten en als Categorie voor Verkoopkosten.
  3. Kies bij Factuurdatum en Leverdatum de maand waar de kosten over gaan.
  4. Vul bij Totaal incl btw het totaalbedrag aan kosten in en bij Totaal btw de btw van het kostenoverzicht. Staat er geen btw op, vul dan 0,00 in.
  5. Voeg het kostenoverzicht toe en klik op Opslaan.
  6. Klik bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en klik bij je POS tussenrekening op Koppel.

Je POS kassasysteem-administratie is nu helemaal verwerkt in jortt.

Klopt het saldo van je POS tussenrekening?

Na de omzet, de uitbetalingen en de kosten staat je POS tussenrekening op € 0,00. Ga naar Geldzaken en klik op je tussenrekening om dat te controleren:

Staat er nog een bedrag op, dan mist er een boeking: een uitbetaling die nog bij Nog te doen staat, of kosten die zijn ingehouden maar nog niet geboekt. Geld dat aan het eind van de maand nog onderweg is, mag er tijdelijk op staan: dat komt met de eerste uitbetaling van de volgende maand binnen.

Kom je er niet uit, stel je vraag dan aan Femke via contact of mail naar support@jortt.nl.

Meer informatie over POS kassasystemen vind je hier:

Veelgestelde vragen over administratie met een POS kassasysteem

Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!

In jortt boek je de verkopen uit je kassasysteem per periode, bijvoorbeeld per maand, met één opbrengstenboeking op basis van het omzetrapport van je kassa. Je verdeelt de btw over Btw 21% en Btw 9%, koppelt het contante deel aan Kas en het pindeel aan een tussenrekening voor je kassa-aanbieder. De uitbetaling van de aanbieder boek je als Balans op die tussenrekening en de ingehouden kosten als Verkoopkosten. Daarna staat de tussenrekening op € 0,00.

Elk kassasysteem waaruit je een omzetrapport per periode kunt halen, zoals SumUp, Zettle, myPOS, Adyen, Rabo SmartPin en Mollie POS. De meeste werken met je smartphone of tablet. De omzet uit het rapport boek je in jortt op een tussenrekening, zoals in dit artikel staat.

Betaal je via Mollie, ook aan de kassa met Mollie POS, dan leest jortt je Mollie-transacties zelf in via de Mollie-koppeling en boekt de Boekhoudbot de uitbetalingen en de Mollie-kosten. Andere kassasystemen, zoals Lightspeed POS en MplusKASSA, koppel je via partner APIcenter.io; dat loopt via de jortt API en werkt vanaf jortt MKB. Heb je geen koppeling, dan boek je de omzet per periode uit het omzetrapport.

Ga naar Geldzaken, klik bij Kas en bank op de plusknop en kies Overige rekening. Vul bij Rekening en bij Omschrijving bijvoorbeeld SumUp tussenrekening in en klik op Opslaan. Deze rekening noemen we je POS tussenrekening.

Exporteer het omzetrapport van de periode als pdf. Ga naar Boekingen, klik op Boeking en kies bij Soort boeking Opbrengsten en als categorie Diverse omzet. Vul de Omschrijving, Totaal incl btw en de btw bij Btw 21% en Btw 9% in, voeg het omzetrapport toe en klik op Opslaan. Koppel daarna bij Betaald met het contante deel aan Kas en het pindeel aan je POS tussenrekening.

Nee. De omzet heb je al geboekt met het omzetrapport. De uitbetaling van SumUp, Zettle of een andere aanbieder op je bankrekening boek je als Balans met als categorie je POS tussenrekening. Zo verplaats je het geld alleen van de tussenrekening naar je bank.

Boek ze als Kosten met de categorie Verkoopkosten. Neem de btw over van het kostenoverzicht van je aanbieder; staat er geen btw op, vul dan 0,00 in. Houdt de aanbieder de kosten in op de uitbetaling, wat meestal zo is, dan koppel je de kostenboeking via Betaald met aan je POS tussenrekening.

Dan mist er in die periode een boeking. Ga naar Geldzaken, klik op de tussenrekening en controleer per maand of de omzet met een opbrengstenboeking is gekoppeld, of alle uitbetalingen als Balans op de tussenrekening staan, en of de ingehouden kosten als Verkoopkosten aan de tussenrekening zijn gekoppeld. Staan omzet, uitbetalingen en kosten er allemaal op, dan staat het saldo op € 0,00, op geld na dat nog onderweg is.