Rekeningnummer bij de Belastingdienst wijzigen of doorgeven

Je stapt over naar een andere bank, je zakelijke rekening verandert of je gaat van een privérekening naar een rekening op naam van je onderneming. Dan moet de Belastingdienst dat weten, want anders komt je btw-teruggaaf op een rekening die je niet meer gebruikt. Dat regel je zelf online, via Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Eén ding is daarbij makkelijk te missen, en het is de reden dat er soms maanden later nog geld naar de oude bank gaat: de Belastingdienst bewaart per belastingsoort een apart rekeningnummer. Btw, loonheffingen en de overige belastingen zijn drie losse regels, en je wijzigt ze niet in één keer.

Heb je je oude rekening al opgeheven? Geef dan éérst het nieuwe nummer door en bel daarna de BelastingTelefoon op 0800-0543. Een teruggaaf die al klaarstaat, kunnen alleen zij nog omleggen.

Wanneer geef je een nieuw rekeningnummer door?

In deze gevallen:

• je stapt over naar een andere bank of je opent een nieuwe zakelijke rekening
• je gaat van een privérekening naar een rekening op naam van je onderneming, of andersom
• je onderneming verandert van rechtsvorm en krijgt een nieuwe rekening
• je hebt nooit een rekeningnummer doorgegeven en krijgt voor het eerst een teruggaaf

Je hoeft niets te doen als alleen je bank van naam verandert en je IBAN gelijk blijft.

Wat je nodig hebt: DigiD of eHerkenning

Welk inlogmiddel je nodig hebt, hangt af van je rechtsvorm.

• Eenmanszaak of zzp: DigiD is genoeg. eHerkenning mag ook, als je dat al hebt.
• Bv, vof, maatschap, cv of nv: hiervoor heb je eHerkenning nodig. DigiD werkt niet voor een rechtspersoon.

Heb je nog geen inloggegevens, lees dan eerst inloggegevens Belastingdienst aanvragen. Reken op ruim twee weken, dus begin daar op tijd mee.

Rekeningnummer doorgeven of wijzigen: zo werkt het

Je begint op het scherm Rekeningnummer voor teruggaven, onder het tabblad Mijn gegevens. Daar staan twee dingen: de knop waarmee je een wijziging start, en daaronder het overzicht van de rekeningnummers die de Belastingdienst nu van je heeft.

Kijk dat overzicht even goed na voordat je iets wijzigt. Staan er drie regels met hetzelfde oude IBAN, dan weet je meteen dat je straks drie verzoeken indient en niet één.

De stappen:

1. Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning.
2. Ga naar het tabblad Mijn gegevens en kies Rekeningnummer voor teruggaven.
3. Klik bij Opgeven rekeningnummer ondernemers op Starten.
4. Vul je oude rekeningnummer in, beantwoord de vraag of je nieuwe rekeningnummer een IBAN is, en vul dat IBAN en de tenaamstelling in.
5. Kies de belastingsoort: btw, loonheffingen, motorrijtuigenbelasting of overige belastingen.
6. Controleer het overzicht, klik op Akkoord en verstuur het verzoek.
7. Herhaal stap 3 tot en met 6 voor elke andere belastingsoort waarvoor je hetzelfde nummer wilt gebruiken.

Het formulier zelf ziet er zo uit. Je naam en je RSIN of fiscaal nummer staan er al in, want die haalt het portaal uit je inlog. De velden met een kader vul je zelf.

Na het versturen krijg je een ontvangstbevestiging. Het verzoek komt ook in het overzicht Ingestuurde verzoeken te staan, met datum en tijd, zodat je later kunt terugzien wat je precies hebt doorgegeven.

Let op: per belastingsoort een apart verzoek

Dit is het punt waar het misgaat. De Belastingdienst kent vier belastingsoorten voor teruggaven, elk met een eigen rekeningnummer:

• Btw, gekoppeld aan je omzetbelastingnummer
• Loonheffingen, gekoppeld aan je loonheffingennummer
• Motorrijtuigenbelasting
• Overige belastingen, bijvoorbeeld vennootschapsbelasting, eurovignet en verontreinigingsheffing rijkswateren

Wijzig je alleen de btw, dan blijft de rest op je oude rekening staan. Dat merk je pas als er een teruggaaf loonheffingen of vennootschapsbelasting aankomt, en dat kan een jaar later zijn.

Werk het overzicht Uw rekeningnummers van boven naar beneden af en vink elke regel af. Staat er na afloop nergens meer een oud IBAN, dan ben je klaar.

Geen toegang tot Mijn Belastingdienst Zakelijk? Gebruik het formulier

Kun je niet inloggen, bijvoorbeeld omdat je nog op eHerkenning wacht, dan gaat het op papier. Download het formulier Opgaaf rekeningnummer ondernemers, vul het in, print het, onderteken het en stuur het op. Ook dan krijg je binnen drie weken een bevestigingsbrief.

Heb je een buitenlands rekeningnummer voor btw of loonheffingen, dan kan dat niet online. Dat geef je per brief door.

Hoe lang duurt het voordat het nieuwe nummer werkt?

Je krijgt binnen drie weken een bevestigingsbrief, of je het nu online of op papier hebt doorgegeven. In het overzicht Uw rekeningnummers duurt het meestal een paar werkdagen voordat je de wijziging terugziet; het portaal waarschuwt daar zelf ook voor.

Een teruggaaf die al in behandeling is, kan nog naar je oude rekening gaan. Wil je dat voorkomen, bel dan de BelastingTelefoon: 0800-0543, of 0800-0749 voor de motorrijtuigenbelasting.

Een automatische incasso wijzig je hier níét mee. Betaal je je belasting via automatische incasso, dan is dat een aparte machtiging. Die regel je telefonisch via 0800-0543.

Voorwaarden aan het rekeningnummer

De Belastingdienst accepteert niet elk nummer:

• het moet een betaalrekening zijn, geen spaarrekening
• de rekening moet op naam staan van jou of van je onderneming
• een rekening op naam van je boekhouder, je partner of een ander bedrijf mag niet

Dat laatste betekent dat je een teruggaaf niet rechtstreeks naar de rekening van je boekhouder kunt laten lopen.

Privérekeningnummer voor inkomstenbelasting en toeslagen

Heb je een eenmanszaak, dan loopt je inkomstenbelasting niet via Mijn Belastingdienst Zakelijk maar via Mijn Belastingdienst, met DigiD, onder het tabblad Mijn gegevens. Dat is dus een tweede plek die je moet langslopen als je van bank wisselt. Het nummer dat je daar opgeeft voor de inkomstenbelasting en de bijdrage Zvw, gebruikt de Belastingdienst automatisch ook voor je toeslagen.

En daarna: je nieuwe rekening in jortt

Een nieuwe bankrekening raakt je boekhouding net zo goed. Zodra het nummer bij de Belastingdienst staat, doe je in jortt nog twee dingen:

1. Voeg de nieuwe bankrekening toe en zet er een bankkoppeling op, dan lopen de afschriften vanzelf binnen.
2. Archiveer de oude rekening zodra de laatste transacties zijn geboekt en het saldo op nul staat.

Daarna komt je btw-teruggaaf op de nieuwe rekening binnen, ziet jortt hem in het afschrift staan en kun je hem in één klik afletteren tegen de btw-aangifte waar hij bij hoort.