Hoe verwerk je dubieuze debiteuren in de administratie?

Een dubieuze debiteur is een klant van wie niet zeker is dat hij zijn factuur nog betaalt. Is het aannemelijk dat hij niet meer betaalt, of is de factuur een jaar na de vervaldatum nog niet betaald, dan markeer je de factuur in jortt als oninbaar: open de factuur, klik bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies Oninbare facturen. Jortt boekt de omzet af en vraagt de btw terug in je eerstvolgende btw-aangifte. Een voorziening maak je niet.

Je hoeft niet te wachten tot het zeker is, bijvoorbeeld tot een faillissement.

Dubieuze debiteuren zijn klanten die op rekening hebben gekocht, maar waarvan niet zeker is dat ze hun facturen nog zullen betalen. Dit kan komen doordat de klant in financiële problemen verkeert of omdat de betalingstermijn al lang is verstreken.

Het is belangrijk om dubieuze debiteuren goed te boeken. Je stuurt geen creditfactuur als de betaling uitblijft, maar de btw die je al hebt afgedragen, wil je wel terug.

Belastingdienst
Is een factuur een jaar na de uiterste betaaldatum nog niet betaald, dan geldt hij voor de btw als oninbaar en vraag je de btw terug. Is eerder duidelijk dat je klant niet meer betaalt, dan mag dat eerder. Dat staat in artikel 29 van de Wet op de omzetbelasting 1968.

Meteen afboeken

Volgens goed koopmansgebruik neem je een verlies zodra je het ziet aankomen, niet pas als het zeker is. Dat is het voorzichtigheidsbeginsel. In jortt maak je daar geen voorziening voor: je boekt de factuur meteen af door hem als oninbaar te markeren.

Stel dat je in oktober 2026 een factuur stuurt met een betalingstermijn van 30 dagen. In december 2026 is er nog steeds geen betaling binnen, en de klant reageert niet meer op je herinneringen en aanmaning. Is het dan aannemelijk dat hij niet meer betaalt, dan markeer je de factuur in december 2026 als oninbaar. Het verlies telt dan mee in 2026, en de btw krijg je terug in je eerstvolgende btw-aangifte. Leg vast waarom je verwacht dat de klant niet betaalt, bijvoorbeeld met je herinneringen en de reactie van een incassobureau.

Zover komt het pas na herinneringen. Herinneringen gaan in jortt niet automatisch: een verlopen factuur staat de dag na de vervaldatum bij Nog te doen, en jij verstuurt de herinnering, per factuur of allemaal tegelijk. Hoe dat gaat, lees je bij een betalingsherinnering sturen.

Een factuur als oninbaar markeren in jortt

  1. Ga naar Facturen en offertes in het hoofdmenu links.
  2. Klik op Facturen. De lijst met je facturen opent.
  3. Klik op de factuur die oninbaar is.
  4. Klik bij Mogelijke koppelingen op Betaald met.
  5. Klik op Oninbare facturen.

Jortt maakt dan een correctie voor de te veel betaalde btw en de omzet. De te veel betaalde btw wordt automatisch teruggevraagd in de eerstkomende btw-aangifte. Is het jaar van de oninbare factuur al afgesloten, dan wordt de omzetcorrectie meegenomen in het eerste jaar dat nog niet is afgesloten. Op de winst-en-verliesrekening van dat jaar vind je de post oninbare facturen. Dit wordt apart verwerkt in de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

Betaalt de klant toch nog? Hoe je dat verwerkt, lees je bij factuur als oninbaar markeren. Meer over facturen versturen en opvolgen lees je bij factuur maken met jortt.