Van eenmanszaak of VOF naar bv / holding en werkmaatschappij met terugwerkende kracht
Met terugwerkende kracht tot 1 januari
Ga jij je rechtsvorm veranderen van een eenmanszaak of vof naar een bv of holding met werkmaatschappij, dan heeft dit gevolgen voor je boekhouding. Hoe je overgaat naar de nieuwe bv(s) bepaalt of je een nieuwe administratie moet starten voor je nieuwe bv(s) of kunt doorwerken in je oude administratie. Elke bv krijgt altijd een eigen btw nummer en een eigen KvK nummer. Zie artikel Van eenmanszaak of vof naar bv waarin wordt uitgelegd op welke manieren je over kunt gaan naar een bv(s).
Alleen bij een geruisloze inbreng kun je doorwerken in je huidige administratie.
In dit artikel beschrijven we de situatie waarin je doorwerkt in de administratie van de eenmanszaak / vof en je bedrijf met terugwerkende kracht vanaf 1 januari gezien wordt als bv.
Ga je van een eenmanszaak of vof naar een structuur waarbij je een holding en werkmaatschappij hebt? Lees dan eerst hier verder. In het artikel Administratie voor een bv, lees je hoe de administratie voor een bv gaat.
De oprichtingsdatum van de bv (het moment waarop je naar de notaris gaat en de bv opricht) bepaalt met ingang van wanneer je btw-aangifte doet voor de bv en tot wanneer je btw-aangifte doet voor de eenmanszaak of vof.
De datum van inbreng (moment waarop je eenmanszaak of vof voor de Belastingdienst verandert in een bv) bepaalt of je aangifte vennootschapsbelasting doet en of je nog aangifte inkomstenbelasting moet doen. In dit artikel wordt de eenmanszaak of vof met terugwerkende kracht op 1 januari ingebracht en betaal je over het hele jaar vennootschapsbelasting en geen inkomstenbelasting meer.
Btw-aangifte
Voor de btw-aangifte is de situatie het makkelijkst wanneer de bv wordt opgericht op de 1e dag van een nieuw kwartaal (dus 1 april, 1 juli of 1 oktober). Stel dat jouw bv op 1 april wordt opgericht. Je doet dan de btw-aangifte over het eerste kwartaal op naam van de eenmanszaak of vof, en de aangifte van het tweede kwartaal op naam van de bv. Je kunt de btw-aangifte dan gewoon via Jortt indienen.
Wordt de bv op bijvoorbeeld 1 mei opgericht, dan moet je voor de eenmanszaak of vof btw-aangifte doen voor de periode 1 april tot en met 30 april, en voor de bv van 1 mei tot en met 30 juni. Je kunt de btw-aangiften nu niet via Jortt indienen. De btw-aangifte die in Jortt staat, is namelijk voor het hele kwartaal, dus van 1 april tot en met 30 juni. Je moet dan zelf de btw-aangifte splitsen voor de eenmanszaak of vof en voor de bv. Via DigiD geef je de cijfers van de eenmanszaak of vof op bij de Belastingdienst. Met eHerkenning doe je dit voor je bv. Het totaal van beide aangiften moet hetzelfde zijn als wat bij de btw-aangifte in Jortt staat. Zorg ervoor dat je de btw-periode wel afsluit in Jortt.
Instellingen aanpassen
Als je de btw-aangifte via Jortt indient, pas je na het indienen een aantal gegevens aan. Dit doe je door rechtsboven op te klikken en vervolgens op Bedrijfsgegevens. Je vult hier je nieuwe KvK-nummer en btw-nummer in. Je wijzigt de rechtsvorm naar bv en geeft aan dat je personeel in dienst hebt (dit ben je namelijk zelf). Klik nu op Opslaan.
Openingsbalans/inbrengbalans
Ga jij je eenmanszaak of vof inbrengen in een bv? Dan moet hier een openingsbalans / inbrengbalans voor worden opgemaakt. Je kunt dit laten opstellen door een boekhouder of (fiscaal) adviseur. Op basis van deze cijfers maak je een beginbalans in Jortt. Omdat je met terugwerkende kracht tot 1 januari een bv wordt, zorg je ervoor dat de balans per december van het jaar daarvoor aansluit met de bedragen die in de openingsbalans staan. Zorg ervoor dat je jouw aangifte inkomstenbelasting voor dat voorgaande jaar hebt afgerond.
Aandelenkapitaal
Bij de oprichting van de bv maak je als aandeelhouder geld over naar je bv om het aandelenkapitaal vol te storten. Bij een inbreng van een eenmanszaak of vof stort je geen aandelenkapitaal, maar wordt de kapitaalstorting “betaald” met de inbreng. Heb je van jouw adviseur of boekhouder een openingsbalans/ inbrengbalans ontvangen? Hier staat in wat het aandelenkapitaal wordt op basis van de inbreng.
'Loon' opnamen
In de eenmanszaak/vof maakte je geld over naar jezelf als voorschot op de winst. Omdat je niet in loondienst bent is dit officieel geen loon of salaris; het wordt vaak wel zo genoemd.
Ondanks dat je met terugwerkende kracht over gaat van eenmanszaak of vof naar een bv, wordt de loonadministratie niet met terugwerkende kracht gedaan. De loonadministratie kan namelijk pas worden gedaan vanaf het moment dat de bv is opgericht (oprichtingsdatum). Heb je in de voorperiode (dit is de periode van 1 januari tot de datum van oprichting van de bv) geld overgemaakt naar jezelf wat bedoeld was als loon? Dan boek je dit als kosten in de bv.
Maak eerst een nieuwe categorie aan:
- Ga naar rechtsboven.
- Klik op Categorieën.
- KLik op de categorie Overige personeelskosten.
- Klik op .
- Zet in de omschrijving Arbeidsbeloning voorperiode.
- Klik op .
Corrigeer nu de loon boekingen die op Mijn privé opname / storting staan naar Arbeidsbeloning voorperiode.
Loon voorperiode in aangifte inkomstenbelasting
Bedragen die je in de periode van je eenmanszaak of vof naar jezelf hebt overgemaakt als loon, zijn netto bedragen. Je hebt hier dus nog geen belasting over betaald. Het totaalbedrag van wat je geboekt hebt op Arbeidsbeloning voorperiode geef je op in je aangifte inkomstenbelasting. Je vermeldt dit bedrag zelf bij Box I - Inkomsten en dan bij Inkomsten uit overig werk. Door het bedrag hier in te vullen ga je inkomstenbelasting betalen over dit bedrag.
Privé opname / stortingen
Heb je iets gepind van je zakelijke rekening voor privé? Dan corrigeer je dit van Mijn privé opname / storting naar Mijn rekening-courant. Dit geldt ook voor kosten die je van je privérekening hebt betaald en voor je bedrijf zijn. Deze kostenboeking is nu gekoppeld aan Mijn privé opname / storting. Verwijder deze koppeling en geef aan dat de kostenboeking is betaald met Mijn rekening-courant.
Pas je boekingen aan door ze te openen en de categorie Rekening-courant te selecteren. Gaat het om heel veel boekingen dan kun je een tijdelijke balans categorie aanmaken via Instellingen > Categorieën >
Je kunt via klikken op Prive opname/storting en daar de boekingen een voor een aanpassen. Wil je ze tegelijk aanpassen dan moet je een tijdelijke balans categorie aanmaken. Je zet dan de Bedrijfsgegevens op ZZP en selecteert via alle Prive opname/stortingen en zet deze op de tijdelijke categorie. Daarna zet je bij Bedrijfsgegevens de rechtsvorm weer op BV. en selecteer je bij alles wat je op de tijdelijke categorie hebt gezet en zet nu alles om naar Rekening-courant.
Lunch, diner en representatiekosten
Lunch, diner en representatiekosten zijn in de eenmanszaak voor 80% aftrekbaar van je winst (je betaalt hier dus zelf 20% van). Voor een bv zijn deze kosten voor 73,5% aftrekbaar (in dit geval betaal je dus 26,5% zelf). Jortt boekt automatisch het juiste percentage op basis van de rechtsvorm die je bij je Instellingen hebt aangegeven. Omdat je met terugwerkende kracht de bv bent ingegaan, moet het percentage van de kosten die je geboekt hebt in de periode dat je een eenmanszaak of vof was worden gecorrigeerd: Door bij Wijzig dezelfde categorie te kiezen (Lunch, diner en representatiekosten) wordt nu automatisch het juiste percentage berekend.
Vennootschapsbelasting
Voor een bv doe je aangifte vennootschapsbelasting. Je betaalt belasting over de winst van de vennootschap, ofwel de bv. Jortt zet het rapport voor de aangifte vennootschapsbelasting voor je klaar. De gegevens neem je over op de site van de Belastingdienst. Om de aangifte in te kunnen dienen heb je eHerkenning nodig. Omdat je met terugwerkende kracht vanaf 1 januari bent begonnen, betaal je over het hele jaar vennootschapsbelasting.
Mollie-rekening
Heeft jouw eenmanszaak een Mollie-rekening? Informeer dan tijdig bij Mollie wat te doen om Mollie te kunnen blijven gebruiken. Een Mollie-account is namelijk gekoppeld aan een Kamer van Koophandelnummer. Jouw vof heeft een nieuw Kamer van Koophandelnummer, dus heb je ook een nieuw Mollie-account nodig.
Overig
Heb jij overeenkomsten gesloten met leveranciers of klanten? Laat je dan goed informeren over de (juridische) gevolgen van de overgang naar de bv. Een leverancier of klant heeft een overeenkomst immers met de eenmanszaak of VOF, en niet met de bv. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een huurovereenkomst, verzekeringen of automatische incasso.
Van eenmanszaak of vof naar holding en werkmaatschappij
Heb jij een holding en een werkmaatschappij opgericht en ga je de eenmanszaak of vof inbrengen? In de meeste gevallen worden de activiteiten van de eenmanszaak of vof ingebracht in de holding en zakken deze vervolgens uit naar de werkmaatschappij.
We adviseren je om de administratie van de eenmanszaak of vof te gebruiken voor de werkmaatschappij. Voor de holding maak je een nieuw account aan.
Lees hoe je de administratie voor holding en werkmaatschappij doet.