Wat hoort er allemaal bij je administratie?

Je administratie is meer dan je boekhouding: de Belastingdienst verlangt dat je alle gegevens over je bedrijf vastlegt en 7 jaar bewaart, en gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, 10 jaar. Facturen, bonnen en bankafschriften staan in jortt. Je kasadministratie of webshopverkopen, rittenregistratie, contracten, agenda’s en zakelijke correspondentie bewaar je zelf, op papier of digitaal.

Een complete administratie gaat verder dan alleen het registreren van inkopen en verkopen in een boekhoudprogramma. De Belastingdienst verlangt dat je alle gegevens over je bedrijf vastlegt en bewaart: dat is de bewaarplicht. Een deel daarvan staat al in jortt, de rest bewaar je zelf.

Hoe lang je je administratie bewaart

In principe 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, bewaar je 10 jaar, omdat de btw-aftrek daarop 10 jaar kan worden herzien. De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is: een huurcontract van 4 jaar bewaar je tot 7 jaar na het einde van dat contract. Meer lees je bij de Belastingdienst over de bewaartermijn.

Je mag je administratie op papier of digitaal bewaren, zolang de Belastingdienst hem binnen redelijke tijd kan controleren. Een papieren bon of factuur mag je scannen en digitaal bewaren, als de scan alle gegevens goed leesbaar laat zien.

Administratie die in jortt wordt opgeslagen

  • ontvangen facturen en bonnen, en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften: de bij- en afschrijvingen die via de bankkoppeling binnenkomen, of die je met een MT940-bestand inleest
  • je boekingen, je btw-aangiften en je rapporten

Stop je ooit met jortt, maak dan eerst een exitbestand: de auditfile, een download van je facturen en bonnen, en de jaarrekening. Hoe dat gaat, lees je bij de exportmogelijkheden in jortt. Of je bij elke boeking een bon nodig hebt, lees je bij bonnen bewaren voor je boekhouding.

Administratie die je buiten jortt moet bewaren

  • kasadministratie (winkel) of verkoopgegevens (webshop)
  • rittenregistratie
  • financiële aantekeningen
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen, zoals je voorraadtelling
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda’s en afsprakenboeken
  • zakelijke correspondentie