Gratis boekhoudprogramma: wat kun je écht gratis doen?

Kort antwoord

Gratis boekhoudprogramma’s bestaan, maar bijna nooit voor het hele werk. Wat blijvend gratis wordt aangeboden is doorgaans het factureren, offertes maken en urenregistratie. De boekhouding zelf, met bankkoppeling, btw-aangifte en jaarcijfers, zit vrijwel altijd in een betaald pakket.

Dat is geen marketingtruc maar een gevolg van de kosten die eronder liggen: bankkoppelingen, de verbinding met de Belastingdienst en het bijhouden van veranderende regels kosten geld, elk jaar opnieuw.

De drie vormen van “gratis”

Als je aanbieders vergelijkt, kom je drie verschillende dingen tegen die allemaal “gratis” heten. Ze hebben heel verschillende gevolgen.

1. Tijdelijk gratis. Een proefperiode of startersactie. Je krijgt alle functies, maar na een aantal maanden begint de betaling. Prima om te proberen, maar je moet er rekening mee houden dat je administratie er dan al in staat.
2. Gratis met een limiet. Blijvend gratis, maar met een plafond: een maximum aantal facturen per maand, een beperkt aantal bankmutaties of geen toegang tot bepaalde rapportages. Werkt goed zolang je onder het plafond blijft.
3. Een blijvend gratis instappakket. Een vast, kleiner pakket dat gratis blijft, met de zwaardere functies in de betaalde pakketten. Geen verrassingen achteraf, maar je weet vooraf dat je een deel niet krijgt.

Vraag jezelf bij elke aanbieder één ding af: wat gebeurt er over een jaar? Bij vorm 1 verandert de prijs, bij vorm 2 verandert er niets zolang je klein blijft, bij vorm 3 verandert er niets.

Wat er gratis in jortt Starter zit

jortt Starter valt in de derde categorie: gratis, zonder tijdslimiet en zonder creditcard. Wat je ermee kunt:

• facturen en offertes maken en versturen in je eigen huisstijl, met je eigen logo
• offertes digitaal laten ondertekenen en met één klik omzetten naar een factuur
• uren registreren op projecten en klanten
• je klanten, artikelen en prijzen beheren
• iDEAL of een QR-code op je factuur zetten zodat klanten direct betalen
• e-facturen versturen én ontvangen via Peppol
• een dashboard met je omzet en je openstaande facturen

Dat laatste over Peppol is het vermelden waard: e-facturatie wordt de komende jaren voor steeds meer ondernemers verplicht, en in jortt zit dat ook in het gratis pakket.

Wat er níét in zit, en waarom we dat zo zeggen

In jortt Starter zit geen boekhouding. Concreet betekent dat: geen bankkoppeling, geen btw-aangifte, geen ICP-aangifte, geen grootboek, geen winst-en-verliesrekening, geen balans, geen jaarrekening, geen afschrijvingen en geen Scan en Herken.

We noemen dat expliciet, omdat “gratis boekhoudprogramma” anders een belofte wekt die niet klopt. Starter is een gratis factuurprogramma met urenregistratie, geen gratis boekhouding.

Er zijn geen opstartkosten en je zegt maandelijks op. Het verschil tussen de betaalde abonnementen zit in wat er bovenop de boekhouding komt: Jortt ZZP levert een jaarrekening volgens Norm 4410, Jortt MKB voegt salarisadministratie en meerdere bankkoppelingen toe, en Jortt Plus voegt Scan en Herken, automatisch incasseren en uitgebreide rapportages toe.

Gratis is niet hetzelfde als voldoen aan de regels

Ook met een gratis programma blijf je zelf verantwoordelijk voor je administratie. Je moet je administratie zeven jaar bewaren, en ben je btw-plichtig, dan doe je periodiek btw-aangifte. Een gratis facturatiepakket helpt je met het eerste deel van dat werk, maar doet je aangifte niet.

Praktisch betekent dat: begin je met een gratis pakket, houd dan vanaf dag één je bonnen en bankafschriften apart, zodat je later niets hoeft te reconstrueren. Meer daarover lees je bij administratie voor zzp.

Wanneer is gratis genoeg?

Gratis is genoeg zolang je vooral factureert en je boekhouding elders belandt, bijvoorbeeld bij een boekhouder. Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• starters die net zijn ingeschreven bij de KVK en nog weinig transacties hebben
• ondernemers met een handvol facturen per maand en geen btw-plicht, bijvoorbeeld onder de kleineondernemersregeling
• ondernemers die hun boekhouding volledig uitbesteden en alleen zelf willen factureren

Zodra je je bankmutaties wilt laten verwerken, zelf btw-aangifte wilt doen of inzicht wilt in je winst, loop je tegen de grens van elk gratis pakket aan. Wat een boekhouder in dat geval kost, lees je bij wat kost een boekhouder.

Gratis beginnen

Je maakt een gratis account aan zonder betaalgegevens en zonder proefperiode die afloopt. Wil je later meer, dan schakel je over naar een betaald pakket en blijven je facturen, offertes, uren en klantgegevens gewoon staan.

Bekijk wat er per pakket in zit op de prijspagina, of vergelijk jortt met andere pakketten in het overzicht van boekhoudprogramma’s.