Automatische incasso

Vanaf het moment dat de SEPA machtiging door je klant is geaccepteerd, krijgen alle volgende facturen de betaalmethode automatische incasso. Op het moment dat je de factuur verstuurt, start direct het proces om deze automatisch te incasseren.

Het automatische incassoproces bestaat uit de volgende stappen:

• Dag 0: De factuur wordt verstuurd, op de factuur staat de verplichte vooraankondiging voor de automatische incasso. De incassodatum is ca. 10 dagen na het versturen van de factuur. Bij de factuur geeft Jortt de status weer: Deze factuur wordt omstreeks (datum) geïncasseerd bij de klant.
• Dag 7: Jortt maakt de incasso aan bij Mollie. Voordat Jortt dat doet, controleert Jortt of de factuur al (gedeeltelijk) door de klant zelf is betaald en/of dat deze gecrediteerd is. Alleen openstaande bedragen worden geïncasseerd. Bij de factuur geeft Jortt de status weer: Incasso-opdracht is naar Mollie verstuurd en zal in de komende dagen geïncasseerd worden.
• Dag 10: De bedragen worden door Mollie geïncasseerd bij je klant. Bij de factuur geeft Jortt de status weer: Deze factuur is betaald via automatische incasso.
• Dag 20: Mollie keert de geïncasseerde bedragen uit.
• Dag 66: Tot 56 dagen na de incasso mogen je klanten storneren (terugstorten van de incasso). Storno’s worden verwerkt in Jortt en gekoppeld aan de factuur en de eerdere betaling.

Status automatische incasso

In het rapport Automatische incasso zie je de status van elke automatische incasso.

1. Ga naar Rapporten links in het hoofdmenu.
2. Je filtert de automatische incasso’s op de status:
• mislukt: De automatische incasso voor deze factuur is mislukt. Meestal is dit omdat er onvoldoende geld op de bankrekening staat. Bestaat het bankrekeningnummer niet meer, is de klant overleden of heeft de klant bij de bank de incasso teruggedraaid? De automatische incasso wordt gestopt. Jortt stuurt een nieuwe machtiging voor automatische incasso naar de klant. Lees in automatische incasso mislukt wat je kunt doen.
• ingepland: De automatische incasso voor deze factuur is ingepland. De datum is de datum waarop de incasso wordt geind door Mollie. Aan de status zie je met welke incasso poging Mollie bezig is.
• in afwachting: De automatische incasso voor deze factuur is gestart, de betaling van Mollie moet nog binnenkomen.
• reeds betaald: De automatische incasso voor deze factuur wordt niet opgestart omdat de factuur al betaald is op een andere manier.
• succesvol: De automatische incasso voor deze factuur is gelukt.

Problemen bij incasseren

Wanneer een automatische incasso niet lukt, start Jortt de volgende processen:

Tijdelijk probleem

Wanneer er op de rekening van je klant te weinig geld staat om te incasseren, doet Jortt na 4 dagen een tweede poging om te incasseren. Wanneer dit weer niet lukt, doet Jortt na weer 4 dagen een derde poging. Lukt dit alsnog niet, dan zal Jortt een betaalverzoek sturen via de e-mail met een iDEALbetaallink daarin.

In je boekhouding zie je dit doordat de factuur op niet betaald staat:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Kijk bij Facturen.
3. Hier zie je alle facturen waarvan de vervaldatum verlopen is.
4. Klik je op de factuur dan zie je de incassopogingen en storneringen:

Permanent probleem

Wanneer een rekeninghouder is overleden of een rekening is opgeheven of de klant de betaling heeft teruggevraagd, is er sprake van een permanent probleem. Jortt staakt het incassoproces. Lees bij automatische incasso mislukt wat je kunt doen.