Als ondernemer mag je reiskosten die je maakt voor je opdrachtgevers declareren. Je boekt ze als kosten in je administratie (reiskosten) én zet ze met btw op de factuur naar je klant.
De kosten boek je als reiskosten en bij btw geef je het gehanteerde btw tarief op. Reis je met de trein, dan zijn je kosten met 9% btw, ga je met de je privé auto dan mag je jezelf 0,23 per kilometer betalen en hier hoef je geen btw over te rekenen. Zet je de kosten op je factuur dan moet je hier btw over berekenen, die jij altijd vraagt. Verkoop jij je goederen/diensten met 21 % dan bereken je ook 21 % over je reiskosten!
Er zijn twee methoden om reiskosten te factureren:
Reiskosten die je doorberekent aan je klanten zijn onderdeel van je belaste omzet. Dit betekent dat wanneer je reiskosten factureert je hier ook btw over moet berekenen.
Ja, hoewel €0,23 per kilometer de standaard is voor het invoeren van kosten in je administratie, mag je elke vergoeding die je met je klant afspreekt doorfactureren. Deze vergoeding mag dus hoger zijn, wat gezien de huidige brandstofprijzen vaak ook redelijk is.
Bij het doorberekenen van reiskosten factureer je de kosten exclusief btw en hef je btw over deze kosten tegen hetzelfde tarief als het hoofdproduct of de hoofddienst. Bijvoorbeeld:
Als je hoofddienst belast is met 21% btw, bereken je ook 21% btw over de reiskosten.
Als je diensten levert die vrijgesteld zijn van btw, zoals bepaalde educatieve activiteiten voor minderjarigen, dan hoef je geen btw te rekenen over de reiskosten. Lever je zowel vrijgestelde als btw-plichtige diensten, dan moet je over de reiskosten voor de btw-plichtige diensten wel btw rekenen.
De reiskosten die je op de factuur vermeldt, staan los van de onbelaste reiskostenvergoeding die werkgevers aan werknemers kunnen uitkeren: Onbelaste kilometervergoeding