Jortt API: Klanten

Werk je met klantgegevens in meerdere systemen? Dan wil je voorkomen dat je klanten handmatig moet overnemen of dat gegevens op verschillende plekken van elkaar gaan afwijken.

Met de jortt API (Application Programming Interface) kun je klanten automatisch aanmaken, bijwerken en ophalen. Zo houd je klantgegevens in jortt en je andere software synchroon.

De API is handig voor ondernemers die hun webshop, CRM, ledenadministratie of andere software willen koppelen aan jortt. Via de jortt API kun je verschillende klantprocessen automatiseren. In dit artikel lees je welke mogelijkheden er zijn en welke klantgegevens je kunt uitwisselen.

Wil je zelf of samen met een ontwikkelaar aan de slag? Bekijk de volledige documentatie: developer.jortt.nl.

Wil je niet zelf een koppeling maken? Dan kun je kiezen voor een standaardoplossing via bijvoorbeeld Webwinkelfacturen. Zij bieden kant-en-klare koppelingen aan die direct werken met jortt. Voor het gebruik betaal je kosten aan hen.

Voordat je klantgegevens kunt uitwisselen via de jortt API, moet je eerst een koppeling opzetten tussen jouw applicatie en jortt. Lees hiervoor het artikel jortt API: Authenticatie.

Voorbeelden van toepassingen

Door middel van de jortt API kun je slim automatiseren:

• Webshops: maak klanten uit je webshop automatisch aan in jortt.
• CRM-systemen: synchroniseer klantgegevens automatisch tussen je CRM en jortt.
• Ordersoftware: voeg klanten automatisch toe zodra een bestelling wordt geplaatst.
• Ledenadministraties: maak leden automatisch als klant aan in jortt.
• Branchespecifieke software: maak klantgegevens uit je eigen software automatisch beschikbaar in jortt.

Welke klantgegevens kun je meegeven?

Wanneer je via de API een klant aanmaakt, geef je de gegevens mee die nodig zijn om de klant in jortt te registreren. Een klant kan een bedrijf of een particulier zijn.

Basisgegevens

• Soort klant: geef aan of het om een bedrijf of particulier gaat.
• Naam: de bedrijfsnaam of de volledige naam van de klant.
• Ter attentie van: leg vast ter attentie van wie de factuur is.
• Adresgegevens: straat, huisnummer, postcode, plaats en land.
• Extra adresinformatie: bijvoorbeeld een verdieping, afdeling of toevoeging.
• E-mailadres: het e-mailadres waarop facturen worden ontvangen.
• Aanhef e-mail: gebruik een vaste aanhef in de e-mail bij een factuur.
• CC e-mailadressen: voeg extra ontvangers toe voor facturen.

Deze gegevens vormen de basis van een klantenkaart in jortt.

Contact en communicatie

Je kunt ook vastleggen hoe je klant wordt aangesproken en wie de factuur ontvangt.

• Aanhef: bepaal hoe de klant wordt aangesproken.
• Voornaam: de voornaam van de klant.
• Achternaam: de achternaam van de klant.
• Voorletters: de initialen van de klant.
• Geboortedatum: de geboortedatum van de klant.
• BSN: het burgerservicenummer van de klant.
• Telefoonnummer: het telefoonnummer van de klant.
• Website: de website van de klant.
• KvK-nummer: het KvK-nummer van de klant, indien van toepassing.
• Klantreferentie of klantnummer: voeg een eigen referentie toe, bijvoorbeeld een klantnummer of ID uit je CRM, webshop of andere software.
• Klantinformatie: voeg extra informatie toe aan de klantenkaart die relevant is voor deze klant.

Factuurinstellingen

Je kunt per klant standaardinstellingen meegeven voor facturen.

• Betaaltermijn in dagen: geef de standaard betaaltermijn voor facturen mee. Standaard is dit 30 dagen.
• Taal van de factuur en offerte: bepaal in welke taal facturen en offertes voor deze klant worden opgesteld.
• Betaalmethode: bepaal hoe de factuur betaald wordt, bijvoorbeeld per bankoverschrijving, reeds betaald of automatische incasso.
• Standaard categorie: geef een standaard categorie mee die automatisch wordt toegepast op facturen voor deze klant.
• Standaard label: geef een standaard label mee dat automatisch wordt toegepast op facturen en offertes voor deze klant. Hiervoor heb je een jortt Plus abonnement nodig.
• Standaard korting: leg een standaard kortingspercentage vast voor facturen of offertes voor deze klant.

Peppol

Verstuur je facturen via Peppol? Dan kun je ook Peppol-gegevens opslaan bij de klant.

• Peppol-ID: het nummer waarmee de klant als Peppol-ontvanger wordt herkend.
• Peppol-ID type: de code die aangeeft welk type Peppol-identificatie wordt gebruikt.

Deze gegevens worden gebruikt wanneer je facturen via Peppol naar deze klant verstuurt.

Klanten aanmaken

Nieuwe klanten kunnen automatisch vanuit je eigen software in jortt worden aangemaakt.

Dit voorkomt dat je klantgegevens handmatig moet overnemen en verkleint de kans op fouten.

Wanneer een klant eenmaal in jortt staat, kan deze direct worden gebruikt voor bijvoorbeeld facturen en offertes.

Bestaande klanten opzoeken

Voordat een nieuwe klant wordt aangemaakt, kan de koppeling controleren of deze klant al bestaat in jortt.

Hiermee voorkom je dubbele klantenkaarten in je administratie.

Dit is vooral handig wanneer klantgegevens uit meerdere systemen afkomstig zijn.

Klantgegevens ophalen

Je kunt ook bestaande klantgegevens ophalen uit jortt.

Dit is handig wanneer je:

• klantgegevens wilt controleren;
• gegevens wilt synchroniseren tussen systemen;
• wijzigingen vanuit jortt wilt verwerken in je eigen software.

Zo zorg je ervoor dat je in alle systemen met dezelfde klantgegevens werkt.

Klanten gebruiken bij facturen en offertes

Bij iedere factuur en offerte hoort een klant.

Wanneer een klant al in jortt bestaat, kan de koppeling deze klant direct koppelen aan een nieuwe factuur of offerte.

Hierdoor hoef je klantgegevens niet telkens opnieuw mee te sturen.

Meer hierover lees je in de artikelen jortt API: Facturen en jortt API: Offertes.

Klantgegevens actueel houden

Klantgegevens veranderen regelmatig. Denk bijvoorbeeld aan:

• een nieuw adres;
• een nieuw e-mailadres;
• een gewijzigd btw-nummer;
• een nieuwe bedrijfsnaam.

Door klantgegevens via de API bij te werken, blijven je gegevens in jortt en je andere systemen gelijk.