Jortt voor boekhouders

In dit artikel leggen we je kort uit hoe Jortt werkt en hoe je als boekhouder efficiënt met Jortt werkt.

Ga je als boekhouder voor het eerst aan de slag met Jortt, dan zul je ongetwijfeld een paar keer met je ogen knipperen. Jortt is namelijk niet het zoveelste programma waarmee je de boekhouding doet, Jortt is een programma wat de boekhouding voor je doet! Door de verregaande automatisering die is ingebouwd, verwerk jij de administratie voor jouw klanten razendsnel. Ook wordt de boekhouding grotendeels gecontroleerd door onze Boekhoudbot. Zo heb jij nog minder tijd nodig om de administratie voor je klant te verwerken en hou je meer tijd over voor coaching en advies.

Jortt voldoet aan alle regels. De balans en winst-en-verliesrekening zijn opgesteld conform Titel 9 boek 2 BW. De samenstellingsverklaring, die in de ingebouwde jaarrekening zit, is opgesteld naar het voorbeeld van Standaard 4410. Moet je klant de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel deponeren, dan gebruik je het rapport voor de KvK jaarrekening, dat is opgesteld naar de standaard van de Kamer van Koophandel. En, als klap op de vuurpijl, hebben we ook het rapport dat je nodig hebt voor de aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting voor je gebouwd. Neem de gegevens over op de site van de Belastingdienst en klaar ben je.

Boekhouden en automatiseren gaan prima samen

In Jortt gaat een aantal zaken anders dan je gewend bent. Het gaat er uiteindelijk niet om hoe je de dingen doet, maar dat het einddoel wordt bereikt. Door gebruik te maken van de nieuwste technologie zijn we in staat om jou veel werk uit handen te nemen. Daar word jij toch ook blij van, of niet? Laat je huidige manier van werken daarom los en maak gebruik van de unieke mogelijkheden van Jortt.

Belangrijke startpunten

Bedrijfsgegevens

Bij Instellingen geef je de kenmerken op van je klant. Vul in wat de rechtsvorm is van het bedrijf, of je klant personeel heeft, een auto van de zaak, btw-plichtig is en aangifte moet doen voor het EU-btw éénloketsysteem, dan passen wij de administratie hierop aan. Zo zie je alleen nog wat je nodig hebt voor deze administratie en weet je zeker dat je een goede start maakt.

Bankrekening koppelen

Omdat elke ondernemer begrijpt wat er op de bankrekening gebeurt gebruiken wij de bij- en afschrijvingen op de bankrekening als basis voor de boekhouding. Jortt heeft een PSD2 licentie van De Nederlandsche Bank. Op basis hiervan koppelt je klant kostenloos de bankrekening (-en) aan Jortt en lezen wij de bij- en afschrijvingen elke nacht in. Zo is de boekhouding altijd up-to-date.

Boekhoudbot

Zodra de bij- en afschrijvingen worden ingelezen, gaat de Boekhoudbot direct aan het werk. De Boekhoudbot maakt boekingen van de bij- en afschrijvingen op basis van zogenaamde regels. Deze standaard regels zijn gebaseerd op wat in Titel 9 boek 2 BW artikel 377 is vastgelegd en gelden voor iedereen die Jortt gebruikt. Zo worden de meest voorkomende transacties automatisch voor je verwerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan abonnementen, belastingen, Google, Facebook, verzekeringen en nog veel meer. Je kunt ook eigen regels aanmaken, deze gelden alleen voor de administratie waarin je ze aanmaakt. Door de Boekhoudbot het werk te laten doen wordt de boekhouding razendsnel verwerkt.

Wat gaat er anders

Categorieën of grootboekrekeningen

Jortt maakt gebruik van categorieën, ofwel, grootboekrekeningen nieuwe stijl. We gaan hierbij uit van de posten die de Belastingdienst vraagt op het aangiftebiljet voor de aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting. Heb jij de bedrijfsinstellingen voor jouw klant goed ingevuld? Dan heb je alle categorieën die je in de basis nodig hebt.

Wil je extra categorieën toevoegen, dan kan dat uiteraard. We adviseren je om dit alleen te doen wanneer het een beter beeld geeft van of meer inzicht geeft in de administratie. Het uitsplitsen van bedragen doe je om betere beslissingen te kunnen nemen. Stuur je niet op de informatie die een extra categorie biedt, dan kost het doen van de boekhouding alleen maar extra tijd terwijl het niets oplevert.

Boeken op basis van de bij- en afschrijvingen

In Jortt boek je op basis van de bij- en afschrijvingen op de bankrekening. De bankrekening is de rode draad van de boekhouding. Door op deze manier te werken kun je de boekhouding grotendeels automatiseren. Een ander voordeel is dat je niet afhankelijk bent van de aanlevering van facturen en bonnen. Dit levert een enorme tijdsbesparing op en vraagposten zijn vanaf nu verleden tijd. In de boeking geef je de factuur- en leverdatum op, zodat deze op de juiste manier wordt verwerkt. Facturen en bonnen die naar de Jortt Inbox worden gestuurd koppel je zelf aan de bij- en afschrijvingen.

De bij- en afschrijvingen op de bankrekening worden elke nacht automatisch ingelezen. Op basis van de standaard regels die aan Jortt zijn toegevoegd, wordt al een deel van de bij- en afschrijvingen automatisch voor je geboekt. De Boekhoudbot kent er inmiddels al meer dan 1.000! Deze boekhoudregels gelden voor iedereen die met Jortt werkt. Automatiseer de boekhouding nog verder door voor Jortt Plus te kiezen. Met 100 eigen regels kun je alle bij- en afschrijvingen automatisch boeken.

Klant deels vrijgesteld van btw

Zijn de activiteiten van jouw klant deels vrijgesteld van btw? Dit geef je aan bij Instellingen | Bedrijfsgegevens. De facturen die je aanmaakt in Jortt worden nu automatisch aangemaakt zonder btw. Wil je een factuur aanmaken met btw, voeg dan een factuur toe en klik op Alle opties. Hier kies je voor Factuur met btw. Doe dit voordat je de klantgegevens etc. gaat invullen; je kunt het namelijk niet achteraf aanpassen. We adviseren je om aparte opbrengsten categorieën aan te maken voor belaste en vrijgestelde omzet in verband met de herberekening van de voorbelasting.

Heb je aangegeven dat de activiteiten van de klant deels zijn vrijgesteld van btw, dan komen de boekingen die de Boekhoudbot maakt als conceptboeking bij Nog te doen te staan. Jortt weet namelijk niet of je de btw mag terugvorderen. Factureert je klant meestal met btw, dan is het slimmer om aan te geven dat je klant btw-plichtig is. Alleen wanneer je een factuur moet maken zonder btw pas je de instelling tijdelijk aan.

Beginbalans

Beginbalans boekingen hoeven niet direct bij aanvang met Jortt gemaakt te worden, maar kunnen op een later moment nog toegevoegd worden. Een deel van de beginbalans wordt automatisch gegenereerd wanneer je de bij- en afschrijvingen verwerkt.

Bedrijfsmiddel

Heeft je klant bedrijfsmiddelen op de beginbalans staan, dan maak je hier een bedrijfsmiddelen boeking voor. Vul de oorspronkelijke aanschafdatum in en Jortt berekent dan precies wat een bedrijfsmiddel nog waard is op het moment dat je klant met Jortt gestart is. De afschrijvingen voor de rest van de looptijd worden automatisch verwerkt.

Koopt je klant een bedrijfsmiddel dan voeg je deze toe door een bedrijfsmiddelen boeking aan te maken. Geef aan in welke categorie het bedrijfsmiddel valt en Jortt controleert ook meteen of je klant in aanmerking komt voor de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.

Salarisadministratie

Heeft je klant personeel in dienst, dan neem je de bedragen van de loonjournaalpost over in een loonboeking. Sla je de loonboeking op, dan worden de bedragen direct op de balans en in de winst-en-verliesrekening verwerkt. Jortt boekt de betaalde loonbelasting automatisch. Het menu- onderdeel Salarisadministratie wordt geactiveerd wanneer je bij de bedrijfsinstellingen van de klant hebt aangegeven dat deze personeel in dienst heeft.

Btw

Jortt corrigeert automatisch de btw wanneer facturen worden gecrediteerd of boekingen worden verwijderd. Dit doet Jortt in de eerstvolgende nog open btw periode. Heb je voor meer dan € 1.000 aan btw gecorrigeerd? Dan dien je via Jortt de suppletie-aangifte in. Geef je de btw zelf aan via de site van de Belastingdienst, dan is het verstandig de btw-periode in Jortt te sluiten. Zo blijft wat aangegeven is bij de Belastingdienst gelijk met wat er in Jortt staat. Wanneer je een periode sluit, worden ook alle voorgaande perioden gesloten. Wil je een administratie met terugwerkende kracht in Jortt verwerken, laat dan de btw-perioden openstaan totdat je alles hebt verwerkt.

De jaarrekening is met enkele muisklikken gemaakt. Het rapport wordt samengesteld op basis van de cijfers die op dat moment in de boekhouding staan. Wil je toch nog iets corrigeren waardoor de cijfers veranderen, dan maak je de jaarrekening gewoon opnieuw.

Controles door de Boekhoudbot

Om het jou nog makkelijker te maken hebben we een aantal controles ingebouwd. Deze controles worden automatisch uitgevoerd, het hele jaar door.

Btw-controle

De Boekhoudbot controleert de boekhouding voor de btw-aangifte. In het controle-overzicht geven we aan of we punten hebben gevonden die actie vereisen. Hebben we iets gevonden, dan klik je direct op de melding. Je weet dan precies welke punten je nog moet nakijken en kunt een boeking direct aanpassen.

Controle voor de IB- of VPB-aangifte

Naast de btw-controle wordt ook de gehele administratie door de Boekhoudbot gecheckt. Zo wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of alle bij- en afschrijvingen zijn geboekt, of het kassaldo nul of positief is, en of er nog conceptfacturen in de boekhouding staan. Ook hier geldt: klik op de melding en je ziet direct wat de aandachtspunten zijn.

Zelf controles uitvoeren

In Jortt voer je gemakkelijk zelf controles uit. Je kunt doorklikken op alles wat blauw is. Graag geven we je nog wat tips:

Nog te doen

Jortt verzamelt alles wat nog gedaan moet worden bij Nog te doen. Ga altijd eerst hier naar toe, zorg dat alle acties uitgevoerd worden en ga dan pas kijken op de Balans. Klik ook op Snooze, bovenaan het paneel, om eventueel gesnoozde acties te zien en voer deze alsnog uit.

Bankrekening

Staat er bij Nog te doen dat de bankrekening opnieuw gekoppeld moet worden? Zorg ervoor dat je klant dit zo snel mogelijk in orde maakt. De bankkoppeling, op basis van PSD2, is 180 dagen geldig. Niet alle banken bieden, naast de betaalrekening, een koppeling met de spaarrekening aan via PSD2. In dat geval lees je de bij- en afschrijvingen in met een MT940 bestand. Door bij Geldzaken op een bankrekening te klikken, zie je direct wanneer de laatste bij- of afschrijving is ingelezen.

Balans

Via de Balans kun je doorklikken op de diverse posten. Je ziet nu alle boekingen die op deze categorie zijn geboekt. Dit is vergelijkbaar met een grootboekkaart. Wil je bijvoorbeeld het saldo wat op Kruisposten staat controleren? Klik dan vanuit de balans op Kruisposten en check het maandelijkse saldo. Vanuit hier kun je bedragen die hier niet thuishoren direct corrigeren door op de boeking te klikken en deze aan te passen.

Overlopende posten

Op het rapport Overlopende posten vind je de balansspecificaties van onder andere debiteuren, crediteuren, nog te factureren omzet en dergelijke. We gebruiken iets andere termen dan je misschien gewend bent, de informatie is hetzelfde.

Boekingen

Via Boekingen filter je de boekingen op jaar en type categorie. Zo heb je snel alle boekingen van een bepaalde soort bij elkaar. Je kunt ze controleren en/ of eventueel aanpassen. Een boeking pas je aan door op Wijzig te klikken. Je kunt hier ook meerdere boekingen selecteren en deze allemaal tegelijk aanpassen voor bijvoorbeeld de btw of de categorie. Je kunt in één keer een hele pagina wijzigen, heb je meerdere pagina’s dan moet je dit voor elke pagina doen.

Btw-saldo

Is het btw-saldo op de balans niet gelijk aan de btw-aangifte van het vierde kwartaal? Controleer dan of de beginbalans goed is ingevuld en of de bedragen die aan de Belastingdienst zijn betaald overeenkomen met de btw-aangiften.

Tot slot

Zoals je in het artikel ziet, hebben we heel veel helpartikelen gemaakt (alle blauwe tekst) waarin we uitleggen hoe je met Jortt de boekhouding doet. Er zijn er echter nog veel meer. Klik op het vraagteken rechtsboven en de Help opent zich. Via Boekhoudersportaal vind je helpartikelen over het boekhoudersportaal. Kom je er na het lezen van het artikel of kijken van de uitlegvideo niet uit? Neem dan contact op met onze supportdesk. We helpen je graag, want we weten dat werken met Jortt even wennen is.