Herinneringen sturen voor Peppol facturen

Met Peppol kun je facturen veilig en gestructureerd rechtstreeks in de boekhouding van je klant laten landen. Ideaal om sneller betaald te krijgen en minder handmatig werk te hebben. Maar wat doe je als je klant niet (op tijd) betaalt? Hoe stuur je herinneringen voor Peppol facturen – en wat is daarin slim om te doen als ondernemer?

met jortt starter stuur je gratis Peppol-facturen en combineer je die met heldere e-mailherinneringen, betaallinks en een volledig geautomatiseerde boekhouding. In dit artikel leggen we uit hoe dat werkt en waarom deze combinatie zo krachtig is.

Peppol in het kort:

Peppol is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden gestructureerde e-facturen naar elkaar sturen. In plaats van een pdf per e-mail te versturen, maak je een elektronische factuur in je boekhoudpakket en stuur je die via Peppol naar het Peppol-adres van je klant (bijvoorbeeld gekoppeld aan btw- of KvK-nummer).

De eerste factuur gaat dus:

  • vanuit je administratie (zoals jortt),
  • via het Peppol-netwerk,
  • rechtstreeks naar de boekhouding van je klant.

Die eerste Peppol-factuur is perfect voor een snelle en foutloze verwerking. Maar daarna begint de praktijk: wat als de betaling uitblijft?

Waarom herinneringen niet via Peppol verstuurd worden

Peppol is ontworpen als netwerk voor het veilig uitwisselen van facturen en enkele andere gestructureerde documenten. Het is geen communicatiekanaal voor losse berichten of betalingsherinneringen.

In de praktijk betekent dit bij vrijwel alle pakketten:

  • De eerste factuur gaat via Peppol naar de administratie van je klant.
  • Herinneringen en aanmaningen worden niet via Peppol verstuurd, maar via e-mail of een ander communicatiemiddel.

Daarom heb je naast het Peppol-adres van je klant altijd ook een e-mailadres nodig: Peppol verzorgt de originele e-factuur, e-mail zorgt voor de menselijke opvolging bij niet betalen.

Hoe jortt omgaat met Peppol facturen en herinneringen

In jortt werken Peppol-facturen en herinneringen nauw met elkaar samen, maar via verschillende kanalen:

  • Je maakt een factuur in jortt en kiest voor versturen via Peppol als je klant daarop is aangesloten.
  • jortt stuurt de e-factuur via Peppol en registreert de status van verzending en aflevering.
  • Blijft de betaling uit, dan stuur je één of meerdere herinneringen per e-mail, rechtstreeks vanuit jortt.

Je klant ziet dus:

  • de originele factuur in de eigen boekhouding (via Peppol),
  • en duidelijke herinneringen in de e-mailbox, met verwijzing naar hetzelfde factuurnummer en hetzelfde bedrag.

Zo blijft de administratie van je klant netjes, en zorg jij voor een duidelijk en aantoonbaar herinneringsproces.

Waarom e-mail ideaal is voor herinneringen bij Peppol-facturen

Dat herinneringen niet via Peppol gaan, is geen nadeel – het is juist praktisch. E-mailherinneringen hebben namelijk een paar grote voordelen:

  • Je bereikt de juiste persoon
    Peppol stuurt naar een administratie, e-mail kun je richten aan de contactpersoon die beslist over betalingen.
  • Meer context en uitleg
    In een herinnering kun je extra toelichting geven, een vriendelijke toon gebruiken of aangeven welke stap je daarna neemt.
  • Je combineert met betaallinks
    In jortt voeg je eenvoudig een betaallink of betaalverzoek toe. Je klant kan dan direct vanuit de e-mail betalen.
  • Herinneringen automatiseren
    Je kunt in jortt een automatisch herinneringsproces inrichten, zodat er op vaste momenten een nette e-mail uitgaat totdat er betaald is.

De combinatie is dus: Peppol voor de factuur, e-mail via jortt voor de herinneringen.

Stappenplan: zo werk je met Peppol facturen en herinneringen in jortt

  1. Verzamel de juiste gegevens van je klant
    Zorg dat je zowel een Peppol-geschikt identificatienummer (zoals btw- of KvK-nummer) als een correct e-mailadres hebt.
  2. Stuur de eerste factuur via Peppol
    Maak de factuur in jortt, kies voor versturen via Peppol en laat jortt de e-factuur afleveren in de administratie van je klant.
  3. Stel je herinneringsschema in
    Richt in jortt in na hoeveel dagen je een eerste en eventueel tweede of derde herinnering wilt sturen als de factuur open blijft staan.
  4. Gebruik een duidelijke, vriendelijke toon
    Verwijs in je herinnering naar het factuurnummer, de vervaldatum en voeg een betaallink toe. Zo maak je betalen zo makkelijk mogelijk.
  5. Volg het overzicht in jortt
    Bekijk in jortt welke Peppol-facturen zijn verstuurd, welke betaald zijn en welke herinnerd moeten worden. Zo houd je grip zonder Excel-lijsten.

Gratis Peppol facturen en slimme herinneringen met jortt starter

met jortt starter kun je als ondernemer direct profiteren van Peppol én slimme opvolging:

  • gratis Peppol-facturen versturen naar klanten die Peppol gebruiken;
  • e-mailherinneringen sturen met duidelijke teksten en betaallinks;
  • een online boekhouding die automatisch bijwerkt na elke betaling;
  • btw-aangifte, rapportages en openstaande posten helder in beeld;
  • minder afhankelijk van Excel en losse tools.

Zo heb je één systeem voor:

  • facturen maken en versturen (via Peppol of e-mail),
  • herinneringen en aanmaningen,
  • boekhouden en rapporteren.

Veelgestelde vragen over Peppol facturen en herinneringen

Gaan herinneringen voor Peppol facturen altijd via e-mail?

Ja, in de praktijk wel. De eerste factuur wordt via Peppol als e-factuur afgeleverd in de administratie van je klant. Herinneringen en aanmaningen verstuur je daarna via e-mail of een ander communicatiemiddel. Dat geeft je meer vrijheid in toon, opmaak en extra informatie.

Heeft het zin om een herinnering ook nog een keer via Peppol te sturen?

Nee, Peppol is niet bedoeld als herinneringskanaal. Je wilt bovendien de persoon bereiken die over betalingen beslist, en dat is meestal via e-mail makkelijker dan via een boekhoudsysteem. Houd Peppol voor de factuur en gebruik jortt voor de communicatie eromheen.

Kan ik herinneringen voor Peppol-facturen automatiseren?

ja. in jortt kun je instellen na hoeveel dagen er een herinnering verstuurd moet worden. Zo hoef je niet zelf elke week je openstaande facturen langs te lopen; jortt herinnert je klant automatisch, terwijl jij het overzicht houdt.

Werkt Peppol ook als mijn klant in het buitenland zit?

ja, Peppol is juist handig als je met klanten in andere landen werkt, zeker binnen de EU. De factuur wordt in een gestandaardiseerd formaat geleverd, zodat de administratie van je klant er goed mee overweg kan. Herinneringen stuur je nog steeds eenvoudig via e-mail vanuit jortt.

Kost Peppol extra als ik jortt starter gebruik?

nee. met jortt starter kun je gratis Peppol-facturen versturen. Je hebt geen aparte licentie of module nodig om e-facturen via Peppol te versturen, en je kunt direct herinneringen vanuit dezelfde omgeving sturen.

Begin vandaag met Peppol facturen en slimme herinneringen in jortt

Wil je:

  • professionele Peppol-facturen versturen zonder gedoe,
  • herinneringen automatisch laten lopen,
  • af van losse pdf’s, Excel-lijsten en rommelige opvolging,
  • én klaar zijn voor de toekomst van e-facturatie?

maak dan nu een account aan voor jortt starter, activeer Peppol en verstuur je eerste Peppol-factuur. vanaf dat moment regelt jortt niet alleen je facturen, maar ook je herinneringen en je boekhouding – zodat jij je kunt focussen op ondernemen.

jortt – Stop met boekhouden. Start met jortt.

De content is door Jortt met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, aanvaardt Jortt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde. Lees de volledige disclaimer.