Jortt - Een praktische usercase:

“Sporty Spice” — de fitnesstrainer die alles automatiseert
Groepsfacturen + periodiek versturen + automatische incasso.

Deze usercase is voor zelfstandige dienstverleners die continu onderweg zijn. Voor hen is administratie geen “kantoorklus”, maar iets dat tussen afspraken door moet kunnen. Als je agenda vol zit met klanten, wil je maar één ding: dat facturen vanzelf de deur uitgaan en dat betalingen vanzelf binnenkomen.

Wie is zij?

• Beroep: fitnesstrainer (groepen, maar meestal 1-op-1)
• Type klanten: vaak ondernemers (training bij hen thuis)
• Werkwijze: van afspraak naar afspraak, altijd onderweg
• Bijnaam: door vrienden vaak “Sporty Spice” genoemd
• Gebruikt jortt: bijna 10 jaar
• Administratiestijl: simpel, volledig geautomatiseerd waar het kan

Haar kernbehoefte: administratie die met haar meeloopt, niet andersom

Waarom “even administratie doen” voor haar niet werkt

Deze ondernemer leeft in haar agenda. Ze staat ’s ochtends vroeg op, traint klanten aan huis, geeft soms groepslessen en plant tussendoor. Als administratie óók nog een aparte taak is, ontstaat stress: facturen blijven liggen, betalingen komen later binnen en er verdwijnt energie naar “achter mensen aan zitten”.

Daarom werkt ze al bijna tien jaar met jortt. Ze weet niet anders meer: administratie is iets wat automatisch loopt, terwijl zij doet waar ze goed in is.

De doorbraakfunctie voor haar: groepsfacturen

Nieuwe klanten in een groep, facturatie elke maand automatisch

De functie die haar administratie de laatste tijd nóg eenvoudiger heeft gemaakt is groepsfacturen. Haar businessmodel leent zich hier perfect voor: veel klanten betalen maandelijks, vaak met dezelfde structuur. In plaats van elke maand facturen te kopiëren of opnieuw te maken, zet zij nieuwe klanten in een groep en loopt de facturatie automatisch.

Factureren blijft daardoor een routine van seconden in plaats van minuten. En het belangrijkste: het gebeurt ook als ze druk is.

Periodiek versturen: “stel in en vergeet het”

Ze laat deze facturen automatisch periodiek versturen. Dat sluit aan op haar manier van werken: één keer slim inrichten, daarna hoeft ze er niet meer over na te denken. Dat is precies het automation-first principe van jortt als boekhoudprogramma.

Haar vakantie-hack: augustus overslaan, september klaarzetten (met prijsverhoging)

Administratie plannen zoals je je trainingen plant

In augustus is ze op vakantie. In plaats van vanuit een strandstoel nog facturen te moeten sturen, werkt ze vooruit: ze zet de nieuwe factuur alvast klaar voor september, inclusief de prijsverhoging die dan ingaat. Zo is haar administratie niet iets wat haar vakantie binnendringt, maar iets dat haar vakantie juist mogelijk maakt.

Dit is een typisch voorbeeld van hoe ondernemers automation-first gaan denken: je gebruikt software niet alleen om “te registreren”, maar om rust te ontwerpen.

Automatische incasso: de grootste stresskiller

Geen achtervolging meer, wel elke maand geld op de rekening

Sinds een paar jaar vraagt ze aan iedere klant een automatische incasso. Dat betekent: geen losse betaalverzoeken, geen reminders, geen onzekerheid over “wanneer komt het binnen?”. Voor haar is dat een enorme stresskiller: het geld komt automatisch binnen en zij kan zich focussen op klanten en training.

In jortt gebruikt ze daarvoor automatische incasso. Het effect is niet alleen financieel, maar ook mentaal: administratie voelt niet meer als “gedoe”, maar als een stille motor op de achtergrond.

Boekhouding simpel houden: en toch professioneel genoeg voor ‘het echte werk’

Niet ingewikkeld, wel netjes

Haar boekhouding is verder niet complex. Ze heeft vooral omzet (abonnementen, trainingen) en zakelijke kosten (sportmateriaal, kleding, vervoer, telefoon). Maar juist bij eenvoudige boekhoudingen is het belangrijk dat het systeem klopt: dan kost het bijna geen tijd.

Investering? jortt regelt de logica

Laatst kocht ze een nieuwe laptop. Dat is het soort aankoop waar veel ondernemers kort over twijfelen: “hoe verwerk ik dit?” In jortt wordt dat netjes afgehandeld via bedrijfsmiddelen en afschrijven. Ze hoeft niet te leren hoe afschrijving werkt; ze ziet dat het logisch wordt verwerkt en gaat weer door met haar dag.

Fan van jortt: omdat je dit gewoon gunt aan je vrienden

Tell-a-friend: ze heeft al vrienden binnengebracht

Ze vertelt iedereen over jortt, zo enthousiast is ze. Via tell-a-friend heeft ze al de eerste vrienden binnengehaald en wat kortingen gekregen. Maar dat is niet haar motivatie. Voor haar is het simpel: als je eenmaal gewend bent aan administratie die automatisch loopt, gun je dat iedereen—zeker zelfstandigen die het al druk genoeg hebben.

Dat enthousiasme komt niet uit “features”, maar uit het effect: minder stress, meer overzicht en sneller betaald worden.

Samenvatting:

“Sporty Spice” is een fitnesstrainer die al bijna tien jaar werkt met jortt en haar administratie volledig om haar agenda heen heeft gebouwd. Met groepsfacturen en periodiek versturen gaat maandfacturatie automatisch de deur uit. In augustus slaat ze over en zet ze september alvast klaar—met prijsverhoging—zodat haar vakantie echt vakantie blijft. Met automatische incasso krijgt ze elke maand zonder stress betaald. En zelfs uitzonderingen, zoals een nieuwe laptop, worden netjes verwerkt via afschrijven. Voor haar is jortt geen administratietool, maar een rustmachine.