Bedrijfsmiddelen en afschrijven

Een bedrijfsmiddel is iets dat je gekocht hebt om zelf te gaan gebruiken en niet om door te verkopen aan je klant. Je gebruikt dit bedrijfsmiddel om producten te maken of je diensten te verlenen. Bij bedrijfsmiddelen moet je denken aan computers, machines, transportmiddelen, gereedschappen, kantoormeubelen e.d.. Maar ook goodwill of vergunningen zijn bedrijfsmiddelen.

Op een bedrijfsmiddel, met aanschafkosten van meer dan € 450, moet van de Belastingdienst worden afgeschreven. Dit betekent dat de kosten van het bedrijfsmiddel niet in één keer van de winst afgetrokken mogen worden, maar dat dit verspreid wordt over het aantal jaar dat een bedrijfsmiddel wordt gebruikt.

Een bedrijfsmiddel, met aanschafkosten van minder dan € 450, hoeft niet te worden afgeschreven. Deze hoef je dus ook niet als bedrijfsmiddel aan te maken.

Afschrijven met Jortt

In boekhoudprogramma Jortt boek je de aanschaf van het bedrijfsmiddel in als Bedrijfsmiddel boeking. De waarde van het bedrijfsmiddel wordt op de balans gezet. De afschrijvingen komen automatisch als kosten in de winst-en-verliesrekening. De betaalde btw komt in je btw-aangifte. De aanschaf wordt ook meegenomen in het KIA-rapport (Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek) wanneer de investering daarvoor in aanmerking komt.

In de rest van deze uitleg wordt de aanschaf van een computer als voorbeeld gebruikt. Maak een bedrijfsmiddelen boeking voor de aanschaf van de computer:

  1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
  2. Selecteer bij Boek de bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
  3. Klik op Inboeken bij de afschrijving van de betaling van het bedrijfsmiddel.
  4. Klik op Maak boeking in de geopende afschrijving. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
  5. Kies als boeking soort Bedrijfsmiddelen en kies een categorie. Onderaan dit artikel staan de Categorieën van bedrijfsmiddelen in Jortt. Voor elke categorie is beschreven wat hieronder valt en of een dergelijke investering in aanmerking komt voor de KIA of een andere aftrek.
    Maak boeking aan
    • Opbrengsten
    • Kosten
    • Bedrijfsmiddelen
    • Balans
    Categorie Omschrijving
    Computer

    Totaal incl btw
    3.630,00
    Totaal btw
    630,00
    Restwaarde
    0

    Factuurdatum
    juli
    Ingebruikname datum is hetzelfde als factuurdatum
    Automatisch afschrijven
    Vermoedelijke gebruiksduur (in hele jaren)
    5
    Vul de velden in:
    Omschrijving: Geef een duidelijke omschrijving op waaraan je het bedrijfsmiddel makkelijk kunt herkennen.
    Restwaarde: De waarde die het bedrijfsmiddel vermoedelijk nog zal hebben aan het eind van de vermoedelijke gebruiksduur. Probeer een reële waarde te bepalen. Voor ICT-apparatuur (computers, telefoon, etc) zal de waarde € 0 zijn na de vermoedelijke gebruiksduur. Auto’s hebben na een aantal jaar nog een aanzienlijke waarde.
    Vermoedelijke gebruiksduur: Je mag niet meer dan 20% van de waarde per jaar afschrijven. Een vermoedelijke gebruiksduur van 5 jaar is het meest gebruikt. Voor goodwill, verbouwingen en een bedrijfspand zijn er bijzondere afschrijftermijnen.
  6. Klik op Opslaan.

Het bedrijfsmiddel wordt nu automatisch afgeschreven tot de restwaarde, in dit geval € 0. De waarde van het bedrijfsmiddel wordt bij Bedrijfsmiddelen op de balans gezet.

Voorbeeld aanmaken bedrijfsmiddel voor computer
Omschrijving:Computer
Aankoopdatum:Maart 2018
Aanschafkosten:3000
Restwaarde:0
Vermoedelijke gebruiksduur:5 jaar

In ons voorbeeld van de aanschaf van de computer wordt er € 3000 minder kosten geboekt en de waarde van de computer (€ 3000) wordt op de balans gezet.

Automatisch afschrijven

Jortt zal nu de afschrijving per maand berekenen en deze automatisch in de boekhouding verwerken. Elk maand worden alle opgevoerde bedrijfsmiddelen op een juiste manier in de winst-en-verliesrekening en balans verwerkt. Wanneer je een bedrijfsmiddel hebt opgevoerd heb je er verder geen omkijken meer naar.

Overzicht hoe er op de computer wordt afgeschreven
Automatisch afschrijven

In ons voorbeeld van de aanschaf van de computer worden er elke maand € 50 afschrijfkosten geboekt (€ 3000 / 5 jaar / 12 maanden) en wordt op de balans de waarde van de computer elke maand € 50 minder. De afschrijvingskosten worden geboekt op Afschrijvingen | Afschrijvingen op bedrijfsmiddelen | Automatische afschrijvingen.

Willekeurig afschrijven

Als startende ondernemer (eerste 3 jaar) mag je willekeurig afschrijven. Dit betekent dat je meer dan de standaard afschrijving (20%) afschrijft. In de praktijk wordt vaak het hele bedrijfsmiddel in één keer afgeschreven. Dit kan voordelig zijn omdat hierdoor je winst lager uitkomt en je daardoor minder inkomstenbelasting betaalt.

Je mag alleen een bedrijfsmiddel versneld afschrijven:

  • Wanneer je nog in de eerste 3 jaar van je onderneming zit.
  • Je het bedrijfsmiddel gekocht hebt met geld uit je onderneming (dus niet privé al hebt gekocht en het daarna in je bedrijf hebt ingebracht).
  • Je het bedrijfsmiddel niet van een familielid hebt gekocht.
  • Je in aanmerking komt voor startersaftrek (zie: startersaftrek ).
  • Het een bedrijfsmiddel is waarvoor je versneld mag afschrijven.

Het is belangrijk dat je altijd het bedrijfsmiddel aanmaakt, ook als je het in één keer wil afschrijven. Jortt houdt namelijk voor je bij welke willekeurige afschrijvingen er zijn gedaan en zet deze voor je in de aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Voordat je willekeurig kan afschrijven, maak je eerst het bedrijfsmiddel aan.

Voeg een willekeurige afschrijving naar € 0 toe

  1. Ga naar Bedrijfsmiddelen in het hoofdmenu.
  2. Selecteer een bedrijfsmiddel door erop te klikken.
  3. Klik op Toon meer.
  4. Klik op Toon afschrijvingen.
  5. Klik op Toon meer.
  6. Klik op Schrijf willekeurig af naar € 0 om de (restant-)waarde van het bedrijfsmiddel in één keer willekeurig af te schrijven.
  7. Geef de maand op waarin je de afschrijving wil laten plaatsvinden.
    Voeg een willekeurige afschrijving toe
  8. Klik op Opslaan.

Het willekeurig afschrijven naar € 0 wordt door Jortt op een boekhoudkundig correcte manier verwerkt in je balans en winst-en-verliesrekening. Het bedrijfsmiddel wordt op de balans € 0 waard en in de winst- en verlies wordt de resterende waarde van het bedrijfsmiddel als kosten geboekt op Afschrijvingen | Afschrijvingen op bedrijfsmiddelen | Willekeurige afschrijvingen.

Voeg een willekeurige afschrijving voor een deel toe

Je kan ook een deel van het bedrijfsmiddel willekeurig afschrijven (meestal wordt er in één keer afgeschreven).

  1. Ga naar Bedrijfsmiddelen in het hoofdmenu.
  2. Selecteer een bedrijfsmiddel door erop te klikken.
  3. Klik op Toon meer.
  4. Klik op Toon afschrijvingen.
  5. Klik op Toon meer.
  6. Klikken op Voeg willekeurige afschrijving toe.
  7. Geef de maand op waarin je de afschrijving wil laten plaatsvinden.
  8. Geef het bedrag op hoeveel je willekeurig wil afschrijven.
  9. Klik op Opslaan.

Het bedrijfsmiddel wordt op de balans minder waard en in de winst- en verlies wordt de willekeurige afschrijving als kosten geboekt op Afschrijvingen | Afschrijvingen op bedrijfsmiddelen | Willekeurige afschrijvingen.

Schrijf af naar € 0 door diefstal, verlies of defect

Bedrijfsmiddelen kunnen in één keer hun waarde verliezen door diefstal of verlies. Ook kan het bedrijfsmiddel defect gaan. Dit verlies van waarde moet je in je boekhouding verwerken.

  1. Ga naar Bedrijfsmiddelen in het hoofdmenu.
  2. Selecteer het bedrijfsmiddel dat je naar € 0 wil afschrijven door er op te klikken.
  3. Klik op Toon meer.
  4. Klik op Toon afschrijvingen.
  5. Klik op Toon meer.
  6. Klik in het detailpaneel van het bedrijfsmiddel op Schrijf af naar € 0 door diefstal, verlies of defect.
  7. Selecteer de maand waarin deze afschrijving naar € 0 moet plaatsvinden.
    Afschrijven naar 0 door diefstal, verlies of defect
  8. Klik op Opslaan.

Deze afschrijving naar € 0 wordt door Jortt boekhoudkundig verwerkt in je balans en winst-en-verliesrekening. Het bedrijfsmiddel wordt op de balans € 0 waard en in de winst-en-verliesrekening wordt de resterende waarde van het bedrijfsmiddel als kosten geboekt op Afschrijvingen | Afschrijvingen op bedrijfsmiddelen | Afschrijvingen door diefstal, verlies of defect.

Waarde van je bedrijfsmiddelen

Als je wil weten wat de huidige waarde van je bedrijfsmiddelen is dan ga je naar Bedrijfsmiddelen in het hoofdmenu. Hier wordt een lijst weergegeven met al je bedrijfsmiddelen en de huidige waarde ervan. Ook het totaal van de waarde staat onder aan de lijst. Klik op een bedrijfsmiddel om te zien hoeveel er per jaar wordt afgeschreven en wat de waarde is op 31 december. Ook worden hier de eventuele willekeurige afschrijvingen en afschrijvingen door diefstal, verlies of defect getoond.

Overzicht van de waarde van je bedrijfsmiddelen
Overzicht van de waarde van je bedrijfsmiddelen

Categorieën van bedrijfsmiddelen in Jortt

Jortt kent de volgende categorieën van bedrijfsmiddelen:

Niet fysieke bedrijfsmiddelen

Goodwill (geen KIA)

Als je een bedrijf koopt, dan moet eerst worden vastgesteld wat de waarde is van dat bedrijf. Verkoopt het bedrijf een uniek product, dan is de kans groot dat de verkopende partij een hogere prijs bedingt dan wat de onderneming op papier waard is. Deze meerwaarde heet goodwill. Over dit bedrag mag je geen investeringsaftrek claimen.

Publiekrechtelijke vergunningen (geen KIA)

Computersoftware/licenties

Het is niet gemakkelijk om te bepalen of softwarekosten worden gezien als een bedrijfsmiddel. Een éénmalige betaling voor de software zou kunnen betekenen dat het om een bedrijfsmiddel gaat. Een jaarlijkse terugkerende betaling neigt meer naar de huur van software. Een belangrijk punt is of je als ondernemer ook het eigendom of het exploitatierecht hebt op de software. Is dat het geval, dan zal sprake zijn van een bedrijfsmiddel en mag je investeringsaftrek claimen over de aanschafwaarde. Als je twijfelt is het handig om dit af te stemmen met de Belastingdienst.

Ontwikkelingskosten

Als je als bedrijf zelf een product ontwikkelt, dan moet je, onder bepaalde voorwaarden, een bedrijfsmiddel aanmaken voor de ontwikkelingskosten. Heb je een WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) subsidie ontvangen? Dan moet je deze subsidie eerst verrekenen met de kosten. Voor het restbedrag maak je een bedrijfsmiddel aan. Over dit bedrag mag je vervolgens investeringsaftrek claimen. Als je twijfelt is het handig om dit af te stemmen met de Belastingdienst.

Octrooien, patenten, merknamen, auteursrechten en recepten

Heeft jouw bedrijf iets uitgevonden waarvan je niet wil dat iemand het gebruikt of kopieert? Dan kun je onder voorwaarden een exclusief eigendomsrecht aanvragen. Het waarderen van dergelijke rechten is niet eenvoudig en er is weinig jurisprudentie over te vinden. Heb je de waarde kunnen (laten) bepalen? Dan mag je over dit bedrag in beginsel investeringsaftrek claimen.

Andere overige niet fysieke bedrijfsmiddelen

Onder overige niet fysieke bedrijfsmiddelen valt bijvoorbeeld de investering in een website. Je kunt onder voorwaarden investeringsaftrek claimen voor de kosten van je website. Je moet dan wel eigenaar zijn van de website en de website moet zijn bedoeld om omzet te genereren. Alleen de vermelding van je naam, adres en telefoonnummer is niet voldoende.

Fysieke bedrijfsmiddelen

Bedrijfspand

Als jouw bedrijf een pand koopt wat je volledig voor je eigen onderneming gebruikt, dan mag je over de aanschafkosten investeringsaftrek claimen. Gebruik je het pand niet volledig voor je eigen bedrijf, dan mag je alleen investeringsaftrek claimen over het deel wat je zelf in gebruik neemt.

Woonhuis (geen KIA)

Onder bepaalde voorwaarden kan je er als ondernemer voor kiezen om je woning aan te merken als ondernemersvermogen. Over de aankoop van een privéwoning mag je geen investeringsaftrek claimen.

Grond (geen KIA)

Een investering in (een gebruiksrecht) van grond is uitgesloten van investeringsaftrek. Koop jij een bedrijfspand, dan moet je een splitsing maken tussen de waarde van de grond en de waarde van het pand.

Machines en installaties

Machines en installaties worden gebruikt om bedrijfsprocessen of werkzaamheden te automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een verpakkingsmachine of een machine die onderdelen produceert of monteert. Dit soort machines vind je veelal terug in een bedrijfshal. Over de investering kun je investeringsaftrek claimen.

Personenauto’s en vaartuigen (geen KIA)

Koop jij op naam van jouw bedrijf een personenauto voor jezelf of voor één van je medewerkers, dan kun je over deze investering geen investeringsaftrek claimen. Met een personenauto wordt bedoeld een auto die niet bestemd is voor beroepsvervoer. Op sommige auto’s (bijvoorbeeld een elektrische auto) kun je wel milieu-investeringsaftrek krijgen. Als dit op jouw auto van toepassing is, kies dan de categorie Milieu-investering (MIA).

Dieren (geen KIA)

Als jij een hond aanschaft die uitsluitend is bedoeld als beveiliging voor je bedrijf én de aanschafwaarde is meer dan € 450,00 exclusief btw, dan dient de hond te worden aangemerkt als bedrijfsmiddel. Ook een paard zou je in specifieke situaties als bedrijfsmiddel kunnen aanmerken. Je mag over de aanschaf van dieren geen investeringsaftrek claimen.

Bedrijfsmiddelen bestemd voor verhuur (geen KIA)

Bedrijfsmiddelen die voor ten minste 70% zijn bestemd voor de verhuur zijn uitgesloten van investeringsaftrek. Je kunt denken aan de verhuur van speciaal gereedschap, geluidsapparatuur of dergelijke.

Bedrijfsmiddelen voor gebruik in het buitenland (geen KIA)

Voor bedrijfsmiddelen die in het buitenland worden gebruikt heb je geen recht op investeringsaftrek.

Bedrijfsmiddelen verkregen uit privévermogen of familie (geen KIA)

Heb jij privé een laptop gekocht die je later inbrengt in je onderneming? Dan voeg je de laptop, mits het aankoopbedrag hoger is dan € 450 exclusief btw is, toe als bedrijfsmiddel. Je mag geen investeringsaftrek claimen over de aanschaf, omdat deze in eerste instantie niet gedaan is voor je bedrijf.

Milieu-investering (MIA)

Investeer je in milieuvriendelijke technieken? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor de MIA. Naast dat je investering moet voldoen aan een aantal voorwaarden, moet je de aankoop melden bij het RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland). Als de aanvraag is goedgekeurd mag je de MIA toepassen. Op een bedrijfsmiddel waarvoor de MIA van toepassing is mag je ook de VAMIL regeling toepassen (Willekeurige afschrijving milieu-investeringen). Let op: Naast de MIA kun je ook nog recht hebben op investeringsaftrek.

Lees meer over de voorwaarden voor de MIA.

Energie-investering (EIA)

Investeer je in energiezuinige bedrijfsmiddelen en duurzame energietechnieken? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor de EIA. Naast dat je investering moet voldoen aan een aantal voorwaarden, moet je de aankoop melden bij het RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland). Als de aanvraag is goedgekeurd mag je de EIA toepassen.

Lees meer over de voorwaarden voor de EIA.

Bestelauto, bus, vrachtwagen en taxi

Is een vervoermiddel bestemd voor beroepsvervoer, dan mag je over de aanschafwaarde investeringsaftrek claimen.

(Elektrische) fiets

Voor een gewone en een elektrische fiets kun je investeringsaftrek claimen. Voldoet de elektrische fiets aan specifieke kenmerken, dan kom je in aanmerking voor de MIA. In dat laatste geval moet je je bedrijfsmiddel aanmaken onder de categorie Milieu-investering.

Computer, telefoon, electronica

Koop jij een computer, telefoon, of server, dan komen deze investeringen in aanmerking voor investeringsaftrek.

Inventaris, kantoor-, magazijninrichting

Investeringen in bureaus, kasten of stellingen komen in aanmerking voor investeringsaftrek.

Andere overige fysieke bedrijfsmiddelen

Onder deze post valt alles wat niet onder de andere posten valt :-), zoals bijvoorbeeld verbouwingskosten.

Bijzondere afschrijftermijnen

Om een bedrijfsmiddel af te schrijven moet je een afschrijftermijn bepalen. De Belastingdienst zegt hierover:

In principe is dat de technische levensduur van het bedrijfsmiddel, dus de periode totdat het helemaal versleten is. Maar u mag uitgaan van de economische levensduur als die korter is dan de technische levensduur. De economische levensduur van een bedrijfsmiddel is verstreken als het geen economisch nut meer heeft voor uw onderneming, ook al is het technisch nog in goede staat.

In de praktijk wordt er voor gekozen om bedrijfsmiddelen in 5 jaar af te schrijven (maximaal 20% per jaar). Er zijn echter een paar uitzonderingen waarbij is bepaald dat er over een langere termijn afgeschreven moet worden:

Afschrijven op goodwill
De afschrijftermijn van goodwill is minimaal 10 jaar.
Afschrijven op verbouwingen
Afschrijven op verbouwingen is over het algemeen 10 jaar.
Afschrijven op bedrijfspand
Afschrijven op bedrijfspanden is over het algemeen 20 tot 50 jaar. Voor een bedrijfspand mag je niet afschrijven op de waarde van de grond en heb je te maken met de bodemwaarde. De bodemwaarde van het pand geef je in Jortt op als Restwaarde.

De content is door Jortt met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, aanvaardt Jortt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde. Lees de volledige disclaimer.