Jortt - Een praktische usercase:
De architecten-BV (DGA + partner-DGA, 3 medewerkers)
Van uitbesteden naar alles zelf, automation-first
Deze usercase is voor ondernemers met personeel en een BV-structuur die jarenlang “automatisch” bij een kantoor uitkomen, terwijl ze eigenlijk vooral rust, grip en een voorspelbaar proces willen. Het laat zien hoe een partner-DGA zonder financiële achtergrond een complete administratieve keten kan draaien: boekhouding, salarisadministratie én vennootschapsbelasting — met één keer instellen en daarna vooral controleren.
Wie zijn zij?
- Branche: architectuur
- Bedrijfsvorm: BV
- Team: DGA + 3 architecten in dienst
- DGA: vroeger zelf begonnen, nu werkgever
- Partner: vrouw, sinds kinderen naar school zijn steeds meer betrokken
- Partnerrol: partner-DGA in dienst (geen architect-opleiding, pakt hand- en spandiensten op)
- Administratie: doet al 3 jaar de boekhouding met jortt
- Nieuw: sinds dit jaar ook de salarisadministratie in jortt
- Belasting: doet elk jaar zelf de aangifte vennootschapsbelasting (VPB)
De realiteit van een kleine architecten-BV: veel verantwoordelijkheden, weinig behoefte aan gedoe
Waarom administratie in een BV anders voelt dan bij een zzp’er
In een BV met personeel voelt administratie vaak zwaarder, niet omdat het per se “moeilijk” is, maar omdat er meer samenkomt:
- loonstroken en loonheffingen (DGA én medewerkers),
- betalingen en kosten (projectkosten, software, materiaal, lease, etc.),
- jaarafsluiting en jaarwerk,
- en vennootschapsbelasting (VPB) met voorlopige aanslagen.
Veel ondernemers besteden dit uit “omdat het zo hoort”. In deze case gebeurde dat ook. Totdat de partner-DGA merkte dat uitbesteden niet automatisch rust geeft. Soms geeft het juist frictie: wachten op antwoorden, onduidelijkheid over de status, en pas laat inzicht in cijfers.
Van uitbesteden naar zelf doen: waarom dit gezin het omdraaide
“Wonderbaarlijk dat we dit eerst uitbesteedden”
De partner-DGA had geen architectenopleiding en ook geen klassieke administratieve achtergrond. Toch pakte ze steeds meer taken op: planning, communicatie, hand- en spandiensten. Op een gegeven moment kwam ook de administratie op haar bord, maar met één belangrijke eis: het moest automation-first kunnen. Niet omdat zij “boekhouder wilde worden”, maar omdat ze het bedrijf draaiende wilde houden zonder administratieve stress.
Met jortt als boekhoudprogramma werd administratie iets wat je kunt beheren in plaats van uitbesteden. Ze begon met de boekhouding en merkte: als je administratie doorlopend klopt, verdwijnt de druk van kwartaal- en jaareinde.
Drie jaar boekhouding met jortt: controle door routine, niet door hard werken
De kern: altijd ‘bij’ zijn in plaats van achteraf reconstrueren
De grootste functionele winst in deze case is dat de administratie geen project meer is. Omdat alles doorlopend loopt, hoeft ze niet aan het einde van het kwartaal of jaar “in te halen”. De basis bestaat uit een consistente flow van facturen, kosten en betalingen, met ondersteuning via de boekhoudbot.
Waarom dit voor een BV extra waardevol is
In een BV werkt veel door in andere processen: salarissen, VPB, cashflow, investeringen. Als de boekhouding achterloopt, lopen die processen ook achter. Doorlopend bij zijn is dus niet alleen fijn; het is financieel verstandig.
Sinds dit jaar: salarisadministratie in jortt (eenmaal instellen en klaar)
Waarom salarisadministratie vaak wordt uitbesteed
Salarisadministratie wordt in kleine BV’s vaak uitbesteed omdat het “spannend” voelt: loonheffingen, stroken, deadlines. Maar deze case laat zien dat de angst vaak groter is dan de realiteit, zeker als je werkt met een systeem dat het proces vereenvoudigt.
De partner-DGA stapte dit jaar over naar salarisadministratie in jortt. Haar ervaring: eenmaal instellen en klaar. Daarna is het vooral controleren en uitvoeren, niet telkens opnieuw uitvinden.
Functioneel voordeel voor DGA + partner-DGA
In deze BV zijn er meerdere loonstromen: de DGA, de partner-DGA en drie medewerkers. In een automation-first systeem wil je dat salarisadministratie niet losstaat, maar onderdeel is van de totale administratie. Dat verlaagt foutkansen en verhoogt overzicht.
VPB-aangifte: van spannend naar routine (van uren werk naar minder dan een half uur)
Eerste jaar: spannend en uitzoeken
Het eerste jaar dat zij zelf de VPB-aangifte deed, was spannend. Dat is logisch: vennootschapsbelasting vraagt om begrip van winst, aftrekposten en timing. Ze moest uitzoeken welke stappen er zijn en waar ze op moest letten.
Laatste keer: nog geen half uur
Wat opvalt: het wordt snel eenvoudiger als de administratie doorlopend klopt. De laatste keer had zij de VPB-aangifte in minder dan een half uur afgerond. Netjes op tijd ingediend. En netjes op tijd de laatste VPB betaald. Niet door harder te werken, maar omdat het voorbereidingswerk al het hele jaar automatisch gebeurt.
De stille winst: een voorlopige VPB-aanslag die bijna “spot on” is
Waarom dit rust geeft (en vaak onderschat wordt)
Veel BV’s ervaren stress rondom de voorlopige VPB-aanslag: betaal je te veel (onnodig geld vast), of betaal je te weinig (later bijbetalen, soms met rente)? In deze case was de voorlopige aanslag bijna spot on. De reden is eenvoudig: de boekhouding was doorlopend actueel.
Omdat de partner-DGA dankzij de boekhoudbot altijd bij is met de administratie, waren de cijfers richting VPB voorspelbaar. Dat geeft een rustig gevoel: geen verrassingen en geen paniekbetalingen aan het einde van het jaar.
Samenvatting:
Deze architecten-BV laat zien dat automation-first administratie niet alleen voor zzp’ers is. Juist een BV met personeel profiteert van een systeem waarin alles samenkomt:
- doorlopende boekhouding via jortt,
- slimme ondersteuning via de boekhoudbot,
- en sinds dit jaar ook salarisadministratie (eenmaal instellen, daarna routine),
- plus zelf de VPB-aangifte doen met vertrouwen.
Wat eerst “spannend” was (salaris, VPB), werd beheersbaar en uiteindelijk snel. Niet omdat de partner-DGA boekhouder werd, maar omdat het systeem het werk structureert. Het resultaat: rust, grip en een voorspelbare belastingpositie.