Jortt - Een praktische usercase:

De 21-jarige e-commerce ondernemer
(Shopify, Mollie, import uit China)

Deze usercase is voor ondernemers die geen administratieve achterstand kunnen veroorloven. Als je honderden orders per dag draait, is “één keer per kwartaal bijwerken” niet alleen onhandig, maar bedrijfskritisch. Voor e-commerce ondernemers is boekhouding geen papierwerk; het is realtime bedrijfssturing.

Wie is hij?

• Leeftijd: 21 jaar
• Type bedrijf: e-commerce ondernemer
• Platform: Shopify (honderden orders per dag)
• Betaalprovider: Mollie (betalingen komen via Mollie binnen)
• Voorraad/leveranciers: vooral China
• Typische kosten: inklaringskosten, invoerheffingen, douanekosten, transport
• Administratieve behoefte: realtime verwerking, cashflow-inzicht, btw-checks, winstbewaking
• Situatie: boekhouder weg → jortt erin → boekhouding loopt vlekkeloos

Zijn kernprobleem: snelheid. Niet “boekhouden”, maar sturen.

Waarom traditionele boekhouding faalt bij e-commerce

Bij honderden orders per dag is administratie geen stapel documenten; het is een constante stroom van transacties. Als je verwerking achterloopt, verlies je overzicht over:

• hoeveel geld er werkelijk op de bank staat (na fees, refunds en chargebacks),
• wat je btw-positie is,
• of je nog winstgevend bent per week,
• en of je voorraad- en importkosten je marges opeten.

Veel “traditionele” boekhoudprocessen zijn ingericht op maandelijkse of kwartaalmatige verwerking. Voor deze ondernemer voelt dat alsof je met emmers water naar de zee draagt: je blijft achter de feiten aan lopen. Dat was precies zijn frustratie met zijn vorige boekhouder: die begreep niets van automatisering, niets van Mollie, niets van webwinkelorders als boekhoudstroom, en alles werd handwerk.

Daarom koos hij voor een automation-first aanpak met jortt als boekhoudprogramma.

Zijn realiteit: Shopify-orders zijn vooraf betaald, maar boekhoudkundig niet “simpel”

1) Vooraf betaald via de webshop ≠ direct inzicht in cashflow

Zijn klanten betalen vooraf in Shopify, maar dat betekent niet dat het geld “vrij beschikbaar” is. Via Mollie spelen er meerdere componenten:

• betaalfees en transactiekosten,
• uitbetalingsmomenten (settlement),
• refunds en chargebacks,
• betaalmethodemix (iDEAL, kaart, etc.).

Als je dit niet automatisch verwerkt, klopt je omzet misschien wel “op papier”, maar weet je nog steeds niet wat je echte cashpositie is. Daarom is de combinatie van facturatie/verkoopverwerking en bankinzicht essentieel. Met de bankkoppeling ontstaat een basis van realtime controle: wat is betaald, wat is uitgekeerd, en wat is nog onderweg.

2) Ordervolume betekent dat handmatige verwerking onmogelijk is

Honderden orders per dag verwerken met handmatige boekingen is niet schaalbaar. Zelfs een boekhouder kan dat niet “even bijhouden” zonder automatisering. Deze ondernemer heeft geen behoefte aan iemand die achteraf corrigeert, maar aan een systeem dat automatisch de stroom verwerkt.

Import uit China: inklaringskosten, invoerheffingen en btw-logica

Waarom importkosten je winst kunnen vertekenen

Voor e-commerce ondernemers met leveranciers in China zijn inklaringskosten en invoerheffingen structurele kostenposten. Denk aan:

• douanekosten en invoerrechten,
• inklaringskosten van vervoerders,
• transport en handling,
• en (afhankelijk van de situatie) invoer-btw of verleggingsmechanismen.

Als je deze kosten niet consequent en snel verwerkt, lijkt je marge hoger dan hij is. Je stuurt dan op “fantasiewinst”. Voor deze persona is boekhouding dus ook: marges bewaken en tijdig bijsturen.

Daarom is het functioneel relevant dat kosten direct verwerkt worden in dezelfde administratie als je verkopen. jortt helpt met dat principe: één systeem, één waarheid, minder losse lijstjes.

Waarom hij stopte met zijn boekhouder

Het probleem was niet ‘kennis’, maar tempo en systeemdenken

Deze ondernemer kon een boekhouder betalen, maar hij werd gek van de frictie. Zijn boekhouder:

• werkte achteraf in batches,
• vroeg telkens om exports en bestanden,
• had geen gevoel bij Mollie-stromen en webwinkelrealiteit,
• en maakte automatisering afhankelijk van “extra werk” of “maatwerk”.

Hij voelde dat hij water naar de zee droeg: alles wat hij aanleverde, moest toch weer opnieuw uitgelegd worden. Dat werkt niet als je business realtime draait. Daarom ging de boekhouder eruit en kwam jortt erin.

De automation-first oplossing: jortt als realtime administratieve motor

Stap 1: verkopen verwerken zonder handwerk

De kern van zijn oplossing is dat verkopen niet “achteraf geboekt” worden, maar automatisch een consistente administratieve stroom vormen. In zo’n flow draait het niet om losse facturen, maar om betrouwbare verkoopregistratie die aansluit bij betalingen en kosten.

jortt is ontworpen om administratie te laten volgen uit wat je doet. Voor e-commerce betekent dat: transacties en betalingen zijn leidend, en de administratie sluit daarbij aan. Door dit principe krijgt hij realtime zicht op zijn bedrijf in plaats van een achterafrapport.

Stap 2: bankinzicht als dagelijkse controle

Elke ochtend bij de koffie klapt hij zijn laptop open. Met de bankkoppeling ziet hij direct:

• is er genoeg geld op de bank (na alle fees, refunds en uitbetalingen)?
• zijn er grote uitgaven of importkosten binnengekomen?
• lopen openstaande posten of betalingen vreemd?

Het verschil met vroeger is dat dit geen “zoekwerk” meer is. Het systeem brengt de werkelijkheid naar voren.

Stap 3: de boekhoudbot als dagelijkse assistent

Het meest kenmerkende moment in zijn routine is dat hij ziet hoe de boekhoudbot de laatste boekingen voor zijn neus verwerkt. Dat is automation-first in de praktijk: hij hoeft niet zelf alle boekingen te maken, maar hij houdt wel de regie en kan checken of alles logisch is.

Die combinatie—automatisering met zichtbaarheid—geeft hem rust. Het voelt niet alsof hij “de controle kwijt is aan een algoritme”, maar alsof hij een assistent heeft die de basiswerkzaamheden verwerkt en afwijkingen zichtbaar maakt.

BTW-aangifte: klopt het nog? (en vooral: ziet hij dit op tijd?)

BTW als sanity check, niet als kwartaalpaniek

Voor e-commerce is btw niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een reality check: klopt je omzetbeeld, zijn je kosten logisch, en is je marge nog gezond? Met btw-aangifte doen in jortt kan hij sneller beoordelen of iets “niet gek” is—precies zoals hij het zelf zegt. Het gaat hem niet om de knop “aangifte indienen”, maar om de zekerheid dat de onderliggende administratie klopt.

Omdat zijn boekhouding dagelijks bij is, wordt btw-aangifte geen stressmoment. Het is een afgeleide van een proces dat al loopt.

“Nog steeds winst?”: waarom realtime boekhouding hem geld oplevert

Winstbewaking bij e-commerce is marges bewaken

Bij e-commerce kan winst snel verschuiven door:

• advertentiekosten,
• retouren,
• prijsdruk,
• en onverwachte importkosten.

Als je pas na weken of maanden ziet dat je marge wegsmelt, ben je te laat. Door dagelijks inzicht te hebben, kan hij sneller bijsturen: prijzen aanpassen, campagnes optimaliseren, of inkoop slimmer plannen. Dat maakt realtime administratie geen “boekhoudvoordeel”, maar een ondernemersvoordeel.

“Koffie is nog niet op en de boekhouding is bij” (samenvatting)

Deze 21-jarige Shopify-ondernemer is het schoolvoorbeeld van waarom automation-first boekhouden in e-commerce niet optioneel is. Met honderden orders per dag, Mollie-uitbetalingen en import uit China is handmatige boekhouding een recept voor achterstand en stress. Zijn oude boekhouder werkte traditioneel en begreep de automatiseringsrealiteit niet. Dat voelde als water naar de zee dragen.

Door over te stappen naar jortt werkt zijn boekhouding nu vlekkeloos: realtime inzicht in betalingen en kosten, dagelijkse verwerking via de boekhoudbot, snelle checks op bankpositie en een logische btw-aangifte. Zijn administratie is geen project meer, maar een routine—en dat geeft hem precies wat hij nodig heeft: rust en controle terwijl zijn business op volle snelheid draait.