Geschreven door Iris van Kooten

Loonheffingskorting: wel of niet toepassen?

Elke werkgever krijgt ermee te maken: loonheffingskorting. Nieuwe medewerkers vragen je wat ze moeten aanvinken, jij twijfelt of het allemaal goed gaat in de salarisadministratie en ondertussen wil je vooral geen gedoe met naheffingen of boetes. In dit artikel leg ik in gewone mensentaal uit wat loonheffingskorting is, wanneer je die wel of niet toepast en hoe je voorkomt dat het misgaat.

We kijken naar de regels zoals die nu bekend zijn voor 2025/2026, op basis van informatie van de Belastingdienst en vakorganisaties.

Tip: werk je met online salarisadministratie dan kan je salaris administratie veel controles voor je overnemen. Zeker als die salarisadministratie direct gekoppeld is aan je boekhoudprogramma.

Wat is loonheffingskorting precies?

Om loonheffingskorting te snappen, moet je eerst weten wat loonheffing is. Loonheffing is de verzamelnaam voor de loonbelasting en premie volksverzekeringen die je als werkgever inhoudt op het brutoloon van je medewerker en afdraagt aan de Belastingdienst. Het is een soort voorschot op de inkomstenbelasting.

Over dat bedrag krijgt je medewerker korting: de loonheffingskorting. Dat is simpel gezegd: minder belasting betalen over hetzelfde loon. De loonheffingskorting bestaat uit verschillende heffingskortingen, zoals de algemene heffingskorting en arbeidskorting, en wordt automatisch verwerkt in de loonstrook als je aangeeft dat hij moet worden toegepast.

Belangrijk om te weten als werkgever:

• loonheffingskorting geldt per persoon, niet per baan;
• je medewerker mag de korting maar bij één werkgever tegelijk laten toepassen;
• je registreert de keuze met het formulier “Opgaaf gegevens voor de loonheffingen” of de digitale variant daarvan.

Werk je met salarisadministratie software zoals die van jortt, dan leg je deze keuze eenmalig per medewerker vast bij de instellingen van de salarisadministratie instellingen.

Wanneer mag je loonheffingskorting toepassen?

In de basis is de regel eenvoudig: een werknemer mag de loonheffingskorting toepassen bij zijn of haar hoofdinkomen. Dat is meestal de baan met de hoogste inkomsten.

In de praktijk betekent dit:

• Heeft je medewerker maar één baan? Dan kan de loonheffingskorting gewoon bij jou worden toegepast.
• Heeft je medewerker meerdere banen, of een baan én een uitkering? Dan moet de medewerker kiezen bij welk inkomen de korting wordt toegepast (meestal de grootste).
• Bij de andere banen wordt de loonheffingskorting niet toegepast, zodat er juist wat méér loonheffing wordt ingehouden en er geen grote naheffing volgt.

Als werkgever hoef je de inhoudelijke keuze niet te beoordelen; dat doet de medewerker zelf. Jij moet er wél voor zorgen dat de instelling in je salarisadministratie programma klopt met het ingevulde formulier.

Werk je met salarisadministratie zelf doen in jortt, dan zie je per medewerker duidelijk of de loonheffingskorting aan of uit staat. De software rekent de juiste loonheffingen door en verwerkt alles automatisch in de loonaangifte.

Risico’s van loonheffingskorting op meerdere banen

De grootste valkuil is dat een werknemer de loonheffingskorting bij meer dan één werkgever laat toepassen. Dat lijkt in de maand misschien leuk (“meer netto”), maar aan het einde van het jaar volgt vaak een tegenvaller: bij de aanslag inkomstenbelasting moet het teveel aan korting worden terugbetaald.

Voorbeelden:

• Een medewerker werkt 24 uur per week bij jou en 12 uur bij een andere werkgever, en heeft bij allebei loonheffingskorting aangevinkt. Aan het einde van het jaar blijkt dat er honderden euro’s moeten worden terugbetaald.
• Iemand start halverwege het jaar bij jou, maar vergeet bij de oude werkgever de loonheffingskorting uit te zetten. In de loop van het jaar is er dan te weinig loonheffing ingehouden.

Dit soort situaties zijn juridisch primair een zaak tussen medewerker en Belastingdienst, maar als werkgever wil je natuurlijk wel goed advies kunnen geven. Bovendien wil je voorkomen dat medewerkers jou aansprakelijk houden “omdat niemand het had uitgelegd”.

Met goede online salarisadministratie kun je bij het aanmaken van een medewerker een duidelijke keuze vastleggen: “loonheffingskorting ja/nee”. jortt waarschuwt je als gegevens niet compleet zijn, zodat je niet per ongeluk een verkeerde instelling gebruikt.

Zo leg je loonheffingskorting uit aan je medewerkers

Loonheffingskorting klinkt technisch, maar je kunt het eenvoudig uitleggen:

• “Iedereen in Nederland heeft recht op een belastingkorting. Die korting kun je maar bij één werkgever tegelijk laten toepassen.”
• “Kies de baan waar je het meeste verdient als hoofdwerkgever. Daar vink je loonheffingskorting ‘ja’ aan. Bij de rest zet je hem uit.”
• “Als je hem toch per ongeluk op meerdere banen tegelijk hebt, moet je waarschijnlijk belasting terugbetalen.”

Bij nieuwe medewerkers kun je het proces zo inrichten:

1. Je stuurt samen met het arbeidscontract een korte uitleg en het formulier voor de loonheffingskorting.
2. De medewerker vult in of jij wel of geen loonheffingskorting moet toepassen.
3. Je slaat het formulier digitaal op bij de personeelsdossiers.
4. Je zet de keuze over in je salarisverwerking software.

Gebruik je salarisadministratie software die samenwerkt met je boekhouding, dan heb je alle gegevens netjes centraal en kun je sneller laten zien wat een instelling doet op de loonstrook.

Hoe software voorkomt dat loonheffingskorting verkeerd wordt toegepast

Met papieren formulieren of losse Excels zit een fout zo in een loonstrook. Een vinkje verkeerd, vergeten een wijziging door te voeren – en je medewerker komt in de problemen. Moderne salarisadministratie software helpt je om dat te voorkomen.

1. Duidelijke velden en controles

In jortt vul je per medewerker eenvoudig in of je loonheffingskorting toepast. Het systeem rekent automatisch de juiste loonheffing uit en laat in de loonstrook online precies zien hoe het bruto-netto traject is opgebouwd.

2. Altijd up-to-date regels

De percentages en tabellen voor loonbelasting en heffingskortingen veranderen regelmatig. De software volgt deze wijzigingen automatisch, zodat jij niet zelf elk jaar in de tabellen van de Belastingdienst hoeft te duiken.

3. Koppeling met je boekhouding

Als de loonstroken klaar zijn, wil je de loonkosten en te betalen loonheffingen direct goed in je administratie hebben. Met jortt worden loonjournaalposten automatisch verwerkt in je boekhouding en zie je in één oogopslag welke bedragen je moet overmaken naar de Belastingdienst.

4. Minder vragen over de loonstrook

Heldere loonstroken, met goede uitleg van zaken als jaarloon BT en loonheffingskorting, zorgen voor minder vragen van medewerkers. In combinatie met duidelijke HR-processen én goede uitleg over de salarisadministratie, bespaar je jezelf en je team veel tijd.

Ervaringen van ondernemers met jortt

Ondernemers waarderen vooral dat jortt ingewikkelde salaris- en boekhouddingen simpel maakt. In recente Trustpilot-reviews (gemiddeld rond de 4,5 van 5 sterren) wordt vaak genoemd dat:

• de koppeling met de bank en de btw-aangifte veel tijd scheelt;
• de Boekhoudbot routinewerk overneemt en fouten voorkomt;
• support snel en behulpzaam is als je ergens tegenaan loopt.

Voorbeelden van Nederlandse 5-sterrenreviews (vrij weergegeven) op Trustpilot:

• Een gebruiker schrijft dat de boekhouding “binnen een kwartier per kwartaal klaar” is en dat de Boekhoudbot en app het werk grotendeels uit handen nemen. (bekijk review)
• Een andere ondernemer noemt jortt “de beste boekhouder” en roemt het feit dat je er alles mee kunt doen: van facturen en peppol factuur versturen tot rapportages. (bekijk review)
• Een langdurige gebruiker zegt dat jortt de administratie “zorgeloos” maakt en dat de klantenservice zelfs in drukke periodes snel reageert. (bekijk review)

Korte top 3 salarisadministratieprogramma’s

Op basis van de vergelijking op beste salarisadministratie en algemene marktinformatie kun je grofweg deze top 3 salarisadministratiesystemen onderscheiden:

1. jortt salarisadministratie – geïntegreerde salaris- en boekhoudsoftware waarin je loonstroken, loonaangifte, declaraties en boekhouding in één systeem verwerkt. Sterk in automatisering en eenvoud voor ondernemers zonder salarisachtergrond.
2. Loket.nl – uitgebreide salarisverwerking software die veel wordt gebruikt door salarisadministratiekantoren en accountants. Sterk in complexe cao-omgevingen en HR-koppelingen.
3. Visma Nmbrs – cloudplatform voor salaris en HR, met veel mogelijkheden voor grotere organisaties en adviseurs die meerdere klanten bedienen.

Voor mkb-ondernemers die salarisadministratie zelf willen doen én direct netjes in hun administratie online willen verwerken, is vooral de combinatie salarisadministratie + boekhoudprogramma in jortt interessant.

Veelgestelde vragen over loonheffingskorting