Jortt - Een praktische usercase:

De freelance UX-designer (hoog tarief, veel uren, Peppol + btw verlegd)

Deze usercase is voor de ondernemer die prima een boekhouder kan betalen, maar toch liever zélf de regie houdt. Niet omdat hij boekhouden leuk vindt, maar omdat hij met de juiste automatisering sneller inzicht heeft dan via een externe schakel.

Wie is hij?

• Leeftijd: 52 jaar
• Beroep: freelance UX-designer
• Werkt vanuit: huis
• Woont in: Groningen
• Opdrachtgevers: IT-bedrijven door heel Nederland en in België
• Omzet: circa € 150.000 per jaar
• Factuureisen: steeds vaker Peppol (e-facturatie)
• BTW-situatie: regelmatig btw verlegd (o.a. bij internationale/zakelijke klanten)
• Gedrag: kan een boekhouder betalen, maar herkent zich beter in jortt
• Motivatie: automation-first; hij gebruikt met plezier de boekhoudbot en doet met trots zijn eigen btw-aangifte en jaarwerk

Zijn kernprobleem: uren = omzet, en “te weinig factureren” is het grootste risico

Waarom inzicht in uren bij hem belangrijker is dan ‘boekhouden’

Voor een freelance UX-designer is de grootste financiële lek vaak geen fout btw-percentage, maar iets veel simpelers: niet alles factureren wat je hebt gewerkt. Zeker bij meerdere opdrachtgevers, parallelle projecten en wisselende dagindelingen (thuiswerken, calls, workshops, reviewrondes) sluipt er snel “gratis werk” in het jaar.

Als je € 150.000 omzet draait, gaat het zelden om één vergeten uur. Het gaat om structureel onderschatten: kleine correcties per week worden duizenden euro’s per jaar. Daarom heeft deze persona vooral behoefte aan een systeem dat:

• uren eenvoudig laat vastleggen (zonder administratieve ballast),
• uren direct koppelt aan projecten/opdrachtgevers,
• en snel laat zien of hij ‘achterloopt’ met factureren.

Dat is precies de reden waarom hij zich thuis voelt bij urenregistratie in jortt: hij wil niet boekhouden, hij wil zekerheid dat zijn uren terugkomen in zijn facturen.

Zijn werkcontext: veel opdrachtgevers, meerdere landen, en steeds striktere factuureisen

1) Factureren aan bedrijven in Nederland én België

Zijn opdrachtgevers zitten verspreid: Amsterdam, Utrecht, Eindhoven, maar ook België. Dat brengt twee praktische gevolgen mee. Ten eerste willen grote IT-organisaties steeds vaker e-facturen via Peppol. Ten tweede zijn er situaties waarin btw verlegd moet worden toegepast (bijvoorbeeld bij bepaalde internationale of zakelijke leveringen/diensten binnen de EU-context, afhankelijk van de omstandigheden).

Hij wil hier niet “boekhoudkundig over nadenken” bij elke factuur. Hij wil een factuurproces dat consistent is en past bij professionele afnemers. In de praktijk betekent dat: facturen maken die ook in grotere systemen goed verwerkt worden. Daarom gebruikt hij factuur maken (inclusief e-facturatie/Peppol-ondersteuning waar dit wordt verwacht) als standaard workflow.

2) Hoge omzet = meer noodzaak voor controleerbaarheid

Bij een omzet van € 150.000 neemt het belang toe van een administratie die klopt. Niet alleen voor belastingaangiftes, maar ook omdat deze ondernemer vaker vragen krijgt van opdrachtgevers (inkoopreferenties, betaalstatus) en omdat hij zelf wil sturen op cashflow, winst en planning.

Daarom is het functioneel belangrijk dat alles samenkomt in één systeem: het boekhoudprogramma, de bank, facturen, uren en controle. Niet omdat hij geen boekhouder kan betalen, maar omdat snelheid en overzicht bij hem direct waarde opleveren.

De automation-first flow: van uren naar factuur, zonder omzetlekkage

Stap 1: uren registreren zonder ‘timesheet-frictie’

Deze UX-designer wil geen complex urenpakket met projectcodes, tabellen en exportbestanden. Hij wil: project kiezen, uren noteren, klaar. Met urenregistratie in jortt legt hij per opdrachtgever en project vast wat hij heeft gewerkt. Daarmee creëert hij één waarheid: zijn gewerkte tijd is zichtbaar en terug te leiden.

Functioneel voordeel

Urenregistratie is hier niet “administratie”, maar omzetbescherming. Doordat uren en projecten overzichtelijk zijn, wordt factureren een logisch vervolg in plaats van een gok (“wat heb ik ook alweer gedaan?”).

Stap 2: factureren op basis van werkelijkheid (en sneller betaald krijgen)

Op basis van zijn uren en afspraken factureert hij via factuur maken. Omdat zijn klanten in Nederland en België professioneel inkopen, is consistente facturatie cruciaal. Waar Peppol wordt verwacht, sluit zijn factuurproces daarop aan, zodat facturen minder vaak worden afgewezen of vertraagd.

Voor zijn cashflow gebruikt hij daarnaast het inzicht dat ontstaat doordat bankmutaties automatisch meelopen via de bankkoppeling. Hij ziet direct welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan.

Stap 3: boekhouding zonder ‘boekhoudhobby’ dankzij de boekhoudbot

Deze persona vindt het juist prettig om zélf de controle te houden, zolang het systeem hem helpt. De boekhoudbot past bij zijn manier van werken: automation-first, met slimme begeleiding in plaats van handmatige invoer. Daardoor ervaart hij boekhouden als “beheersbaar” en zelfs iets om trots op te zijn.

BTW-aangifte en jaarwerk: hij doet het zelf, omdat het snel en inzichtelijk is

BTW-aangifte: vertrouwen door consistentie

Omdat hij werkt met verschillende opdrachtgevers en ook met situaties waarin btw verlegd wordt toegepast, wil hij vooral zekerheid dat zijn administratie consistent is. Hij doet zijn aangifte via btw-aangifte doen in jortt, juist omdat hij daar direct ziet waar de cijfers vandaan komen. Dat is voor hem belangrijker dan “uitbesteden”: hij wil begrijpen en controleren, zonder tijd te verliezen.

Jaarwerk klaar: afsluiten zonder reconstructie

Bij hoge omzet is “jaarwerk” vaak het moment waarop ondernemers alsnog alles moeten nalopen. Deze UX-designer voorkomt dat door het jaar door in hetzelfde systeem te werken. De logica van de jaarafsluiting en de automatische controle van de boekhouding zorgen dat fouten niet blijven liggen tot het einde van het jaar.

Waarom hij zich beter herkent in jortt dan in “alles uitbesteden”

Hij kan een boekhouder betalen, maar koopt liever snelheid en grip

Voor deze persona is geld niet de beperkende factor; tijd en overzicht zijn dat wel. Een boekhouder kan veel uit handen nemen, maar introduceert ook wachttijd en afstand tot de cijfers. Deze UX-designer wil juist snel kunnen sturen: per opdrachtgever, per maand, per project. Met jortt houdt hij die regie, terwijl de automation-first aanpak het werk minimaliseert.

De kern: hij voorkomt omzetverlies

Doordat hij consequent uren vastlegt via urenregistratie en facturatie stroomlijnt via factuur maken, weet hij zeker dat hij niet structureel te weinig factureert. Dat is functioneel gezien zijn grootste winst.

Samenvatting

De freelance UX-designer uit Groningen kiest jortt niet omdat hij geen boekhouder kan betalen, maar omdat hij een systeem wil dat automation-first werkt: uren → projecten → facturen → bank → controle → aangifte → jaarwerk klaar. Met de boekhoudbot, urenregistratie en btw-aangifte houdt hij zelf de regie en heeft hij continu inzicht—precies wat hij nodig heeft om omzetlekkage te voorkomen en met vertrouwen te groeien.