Factuur maken

Factuur maken

Het maken van een factuur is heel gemakkelijk. Stapsgewijs wordt je door het factuurprogramma geleid. Alle standaard gegevens hoef je slechts eenmaal in te stellen, daarna geef je alleen de specifieke gegevens per factuur op.

Door op Nieuwe factuur te klikken dat je bovenaan je Dashboard vindt of bovenaan het scherm Facturen en offertes , kun je een nieuwe factuur aanmaken. Het Nieuwe factuur paneel opent zich dan.

Factuur maken met factuurprogramma Jortt

Eerste factuurnummer instellen

Alleen bij het maken van je allereerste factuur kun je het factuurnummer instellen. Zo zorg je ervoor dat de facturen die je vanaf nu in boekhoudprogramma Jortt gaat maken, aansluiten op de facturen die je hiervoor hebt gemaakt. Je facturen moeten opeenvolgend genummerd worden, zo kan de Belastingdienst controleren of alle facturen in je boekhouding zijn opgenomen.

Bij Stel je eerste factuurnummer in geeft Jortt aan wat je eerste factuurnummer wordt. Wil je dit wijzigen, klik hier dan op en in het geopende paneel kun je het gewenste factuurnummer instellen.

Stel je eerste factuurnummer

Je kunt kiezen uit twee typen factuurnummers: of alleen het jaar met daarachter het volgnummer van de factuur of het jaar en de maand gevolgd door het volgnummer van de factuur. Daarnaast geef je het volgnummer in dat jouw eerste factuur moet krijgen. Ben je geëindigd met factuur 038 in je oude systeem, dan vul je 039 in bij volgnummer en is dat het volgnummer van je eerste factuur in Jortt.

Klant kiezen of nieuwe klant toevoegen

Als eerste geef je de klant in voor wie de factuur bestemd is. Je kunt een klant kiezen die je al hebt ingevoerd of een nieuwe klant aanmaken.

Klant kiezen

Door 3 letters van de klantnaam in te typen, geeft Jortt je al opties voor een klant. Klik op de juiste klant en de gegevens worden ingevoegd op de factuur.

Klant kiezen

Je kunt de gegevens van de klant hier ook wijzigen door op Wijzig te klikken. Vergeet niet onderaan op Opslaan te klikken om de wijzigingen vast te leggen.

Nieuwe klant toevoegen

Wanneer je kiest voor of maak een nieuwe klant aan, opent zich een paneel waarin je de klantgegevens kunt ingeven. Naam en adresgegevens zijn verplicht en een e-mailadres als je de factuur per e-mail wil verzenden naar je klant. Eventuele extra informatie die je altijd voor deze klant op de factuur wil hebben, kun je opnemen in het veld Extra adresinformatie. Denk hierbij bijv. aan een patiëntnummer en geboortedatum voor medische facturen.

Nieuwe klant toevoegen

Je hebt ook de mogelijkheid de taal voor de klant in te stellen, waarmee automatisch de betaalinstructies op de factuur worden weergegeven in die taal. Hier stel je ook de betaaltermijn in voor deze specifieke klant als deze afwijkt van je standaard betaaltermijn en kun je aangeven dat de btw verlegd wordt. Dit laatste kan alleen wanneer je voor deze klant ook het btw-nummer invult. Sla na het invullen van alle gegevens alles op door op Opslaan te klikken.

Factuurregels toevoegen

Klik op Voeg toe en een paneel opent zich waarin je de factuurregels kunt ingegeven. Als eerste stel je in of je in- of exclusief- btw factureert.

Factuurregels toevoegen

Vervolgens kun je op drie manieren factuurregels aanmaken:

  • door ze direct op de factuurregel te typen
  • door ze al van te voren aan te maken onder artikelen
  • door gebruik te maken van het geheugen van Jortt en oude factuurregels op te roepen

Bij het invullen van de factuurregel voegt Jortt alvast de volgende lege factuurregel toe. Heb je alles wat je wil factureren op de factuur gezet, dan klik je op Opslaan. In het eerste paneel zie je nu hoe je factuurregels op je factuur komen te staan.

Nieuwe factuurregels toevoegen

Klik op het vakje Omschrijving en typ je factuurregel, vul het aantal in, de prijs per stuk en kies het btw-tarief.

Factuurregel toevoegen aan de hand van artikelen

Ga naar Facturen en offertes in het hoofdmenu. Klik op het tabblad Artikelen en maak hier je artikelen aan. Houd bij het opgeven van de prijs rekening met hoe je factureert: in- of exclusief btw.

Bij het maken van de factuur kun je nu bij Omschrijving 3 letters ingeven van je artikel en Jortt komt met suggesties voor je factuurregel. Selecteer de regel die je nodig hebt en Jortt vult de factuurregel voor je in.

Kies een artikel voor je factuur
Lees hier verder over: Artikelen aanmaken

Factuurregel toevoegen aan de hand van oude factuurregels

Jortt onthoudt ook je reeds gebruikte factuurregels. Door 3 letters in te typen van een reeds gebruikte factuurregel, geeft Jortt ook opties van factuurregels uit de historie. Selecteer de juiste regel en Jortt neemt deze over als factuurregel.

Factuurregels wijzigen

Zolang een factuur nog niet is verstuurd, kun je de factuurregels aanpassen. Klik op Wijzig bij factuurregels. Het Bewerk factuurregels paneel opent zich en hierin kun je teksten, aantallen, bedragen en btw wijzigen.

Ook de volgorde van de factuurregels kun je wijzigen door op de puntjes voor een factuurregel te gaan staan en dan de regel naar de juiste plek te slepen. Vergeet daarna niet je wijzigingen op te slaan.

Factuurregels met negatief bedrag (o.a. korting)

Wil je korting geven aan je klant of iets verrekenen van een vorige factuur die al betaald is, dan kun je ook een negatief bedrag (minnetje voor het bedrag) ingeven op de factuurregel. Voor korting geef je als aantal 1 in en daarna het bedrag en je zet de btw op 21 of 6%.

Wil je iets verrekenen dan vul je een negatief bedrag in en vul je ook de btw in.

Referentie en opmerking toevoegen

Voor je klanten kan het handig zijn dat je een referentie op je factuur zet. Sommige klanten verplichten je zelfs om dat te doen. In de referentie kun je bijvoorbeeld aangeven om welk project, ordernummer, bestelnummer en/of inkoopnummer het gaat. Je klant kan hiermee sneller zien waar de factuur bij hoort.

Referentie aan de factuur toevoegen

Wil je een referentie op je factuur toevoegen klik dan op Voeg toe en vul je referentie in. De referentie komt op je factuur te staan onder de factuur- en leverdatum.

--paatje--

Opmerking aan de factuur toevoegen

Eventuele opmerkingen over de factuur zoals extra uitleg, een promotie of het betalen van een voorschot voeg je hier toe. Op je factuur komt de opmerking onder de factuurregels te staan.

Gebruik dit veld voor een persoonlijke boodschap of een bedankje, dat zorgt voor een snellere betaling.

Factuur- en leverdatum wijzigen

Op elke factuur moeten volgens de wet drie data staan: de factuurdatum, de vervaldatum en de leverdatum. Klik op Wijzig bij Factuur- en leverdatum om deze data eventueel aan te passen.

Factuur en leverdatum wijzigen

Factuurdatum

pDe factuurdatum geeft de datum aan waarop de factuur gemaakt is. Deze bepaalt in welke bwt-periode over de factuur btw betaald moet worden. Standaard is de factuurdatum gelijk aan de dag waarop je de factuur aanmaakt.

Vervaldatum

De vervaldatum is de datum waarop de factuur betaald moet zijn. Na deze datum kun je een herinnering aan je klant sturen wanneer blijkt dat de rekening nog niet voldaan is. Bij de klant kun je instellen hoe lang de betaaltermijn is .

In Nederland is de wettelijke betaaltermijn tussen bedrijven 30 dagen. Je mag hier alleen van afwijken als je dit hebt opgenomen in de Algemene Voorwaarden en je klant hier voor het aangaan van de overeenkomst mee akkoord is gegaan.

Leverdatum

De leverdatum is de datum waarop de dienst of goederen zijn geleverd. Standaard is deze gelijk aan de factuurdatum. De leverdatum bepaalt in welke maand de omzet geboekt wordt.

Taal van de factuur instellen

Bij de instellingen van de klant kun je opgeven in welke taal de factuur moet worden gemaakt. Jortt kan de factuur in het Nederlands, Engels, Duits, Frans of Spaans maken. Per taal kun je de tekst aanpassen waarop je bedrijfsgegevens, de betalingsinstructies en de gegevens in de footer worden weergegeven. Ga hiervoor naar Ontwerp je factuur.

Voorbeeld van de factuur bekijken

Voor je de factuur gaat versturen kun je op Voorbeeld klikken en zie je hoe je factuur eruitziet. Je kunt de factuur als pdf zien door nogmaals op het voorbeeld in het geopende paneel te klikken. Eventuele wijzigingen kun je nu nog aanbrengen door weer terug te gaan naar het factuur paneel.

Voorbeeld van de factuur bekijken

Factuur definitief maken en versturen

Is je factuur helemaal goed dan kies je Ga naar versturen en kom je in een nieuw paneel. Lees op de ‘Factuur versturen’-pagina hoe je je factuur per e-mail naar de klant kan versturen of kan afdrukken.

Wil je de factuur nog niet versturen dan wordt de factuur als concept opgeslagen en kun je deze als concept vinden via Facturen en offertes in het hoofdmenu aan de linkerkant. Pas als de factuur daadwerkelijk verstuurd wordt, krijgt de factuur een factuurnummer.

Factuur versturen

Facturen die verstuurd zijn kunnen niet meer aangepast of verwijderd worden. Om correcties te maken kan je de factuur crediteren .

Concept factuur verwijderen

Is je concept factuur niet goed of niet meer nodig, dan kun je rechtsboven in het Nieuwe factuur paneel op het Prullenbakje klikken.

Je hebt hier ook de mogelijkheid een Pakbon uit te printen voor de betreffende factuur.

De content is door Jortt met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, aanvaardt Jortt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde. Lees de volledige disclaimer.