ZZP boekhouding voor starters (2026): van inschrijving KvK tot je eerste aangifte

Door Iris van Kooten – geschreven voor jortt

Je hebt de knoop doorgehakt: je schrijft je in bij de KvK, begint als zzp’er en wilt het dit keer meteen goed doen. Maar ergens tussen “leuke opdrachten binnenhalen” en “oh ja, btw-aangifte” raak je verstrengeld in bonnetjes, facturen en belastingtermen. In dit artikel neem ik je – als starter – mee door je eerste 12 maanden boekhouding, helemaal up-to-date voor 2026.

We kijken stap voor stap naar wat je móét bijhouden, hoe je het urencriterium slim haalt, hoe je je eerste btw-aangifte voorbereidt en hoe je met boekhoudprogramma jortt vrijwel alles automatiseert. Zó ver, dat ik aan het eind van deze pagina met een gerust hart kan zeggen: boekhouden is geen mensenwerk meer.

Alle voorbeelden zijn afgestemd op de wetgeving zoals die voor 2026 bekend is: de lagere zelfstandigenaftrek, de huidige KOR-grens, de inkomstenbelasting-schijven en de ondernemersaftrekken voor starters. Waar nodig verwijs ik naar de Belastingdienst en KvK, en laat ik zien hoe boekhouding zzp in jortt hier naadloos op aansluit.

Inhoud

Stap 1 – Inschrijving KvK & Belastingdienst (week 0–2)

1.1 KvK-inschrijving: en dan?

Zodra je je inschrijft bij de KvK, geeft de KvK je gegevens automatisch door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst beoordeelt of jij ondernemer bent voor de btw en stuurt je dan je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer. In dezelfde periode krijg je een brief waarin staat hoe vaak je btw-aangifte moet doen (meestal per kwartaal) en of je eerste aangifte misschien nog op papier moet.

Je hoeft je onderneming dus niet apart bij de Belastingdienst aan te melden als de KvK je als ondernemer inschrijft. Je startmoment is daarmee helder: vanaf je KvK-inschrijving ben je “aan” voor je administratie en begint de klok te tikken voor je eerste aangiftes.

1.2 KOR (kleineondernemersregeling) in 2026: wel of niet doen?

In 2026 kun je als kleine ondernemer gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR) als je omzet in een kalenderjaar niet hoger is dan € 20.000. Doe je mee aan de KOR, dan:

  • breng je geen btw in rekening aan klanten;
  • doe je geen btw-aangifte;
  • maar kun je ook geen btw terugvragen over je kosten en investeringen.

Verwacht je snel boven de € 20.000 omzet te zitten of wil je veel investeren (laptop, apparatuur, inrichting)? Dan is meedoen aan de KOR vaak minder gunstig. Met een “normale” btw-plicht kun je je btw terugvragen, en helpt btw-aangifte met jortt je om alles moeiteloos te verwerken.

1.3 Zakelijke rekening & basisadministratie

Vanaf dag één is het slim om een zakelijke bankrekening te gebruiken. Die koppel je direct aan je boekhoudprogramma zzp zodat al je bij- en afschrijvingen automatisch in je boekhouding komen. Met jortt leest de boekhoudbot je bank en boekt hij transacties volgens vaste fiscale regels.

Vanaf dit moment geldt ook je bewaarplicht: de Belastingdienst verwacht dat je een administratie bijhoudt die inzicht geeft in je bedrijf en die je in principe minimaal zeven jaar bewaart (voor sommige gegevens over onroerend goed zelfs tien jaar).

Stap 2 – De basis van je boekhouding in 2026

2.1 Wat moet je minimaal bijhouden?

Als startende zzp’er moet je boekhouding zó zijn ingericht dat de Belastingdienst – en jijzelf – snel kan zien hoe je bedrijf ervoor staat. De KvK en Belastingdienst noemen in elk geval de volgende onderdelen:

  • ontvangen facturen en kopieën van je verkoopfacturen;
  • bankafschriften en eventuele kasadministratie;
  • contracten en afspraken met klanten en leveranciers;
  • je urenadministratie (voor onder andere het urencriterium);
  • reisadministratie (bijvoorbeeld zakelijke kilometers en OV);
  • gegevens over btw en aangifte inkomstenbelasting.

In een traditioneel systeem betekent dit mappen, Excel-sheets en losse bonnetjes. In boekhouding zzp met jortt leg je alles digitaal vast: facturen verstuur je direct vanuit het systeem, bankmutaties worden automatisch ingelezen en de automatische controle van de boekhoudeing checkt of alles logisch én fiscaal correct is.

2.2 Belastingregels 2026: de belangrijkste veranderingen voor starters

Belastingregels veranderen continu. Voor 2026 zijn er een paar punten waar starters in het bijzonder rekening mee moeten houden:

  • Zelfstandigenaftrek 2026: deze wordt verder afgebouwd naar € 1.200 (in 2025 was dat nog € 2.470).
  • Startersaftrek: voor startende ondernemers blijft deze in 2026 € 2.123.
  • MKB-winstvrijstelling: blijft in 2026 12,7% van de winst ná ondernemersaftrek.
  • Btw-tarieven: standaard 21%, met verlaagde tarieven van 9% en 0% en diverse vrijstellingen.
  • Inkomstenbelasting 2026: box 1 kent drie schijven; grofweg is het tarief 35,70% in schijf 1 (tot ongeveer € 38.883), 37,56% in schijf 2 (tot ongeveer € 79.137) en 49,5% daarboven.

Voor jou als starter betekent dit: het urencriterium halen is nog steeds de moeite waard, maar de voordelen zijn wat soberder dan vroeger. Juist daarom is het slim om een boekhoudprogramma te gebruiken dat je actief helpt om aftrekposten – zoals via het kia rapport – niet te laten liggen.

Stap 3 – jortt inrichten in je eerste maand

Nu het juridische deel loopt, is het tijd om je boekhouding zo in te richten dat die voor jou werkt. Hieronder zie je hoe je je eerste maand inricht met jortt, zodat je daarna vooral bezig bent met ondernemen.

3.1 Aanmelden en basisinstellingen

  1. Account aanmaken – Kies voor boekhouding zzp en start met de gratis proefperiode.
  2. Bedrijfsprofiel invullen – Vul je KvK-gegevens, btw-id en bankrekening in. Deze gegevens komen automatisch op je facturen.
  3. Btw-instellingen kiezen – Geef aan of je:
    • normaal btw-plichtig bent; of
    • deelneemt aan de KOR (dan zet je btw-berekening uit).
  4. Btw-periode instellen – De Belastingdienst geeft aan of je per maand, kwartaal of jaar aangifte doet; dat sluit je eenvoudig aan op je btw-aangifte in jortt.

3.2 Bankkoppeling: de snelste route naar een automatische boekhouding

De echte magie begint zodra je je bank koppelt. Dankzij de PSD2-bankkoppeling leest jortt al je bij- en afschrijvingen automatisch in. De boekhoudbot koppelt deze transacties aan facturen en vaste regels, zodat je met een paar klikken je volledige administratie verwerkt.

In de praktijk betekent dit dat je boekhouding vaak in zo’n tien minuten per maand klaar is, terwijl traditionele boekhouders daar al snel uren aan besteden.

3.3 Uren & projecten inrichten (urencriterium + facturen)

Wil je de ondernemersaftrek optimaal benutten, dan is het urencriterium van minimaal 1.225 uur per jaar je eerste grote doel. Dat geldt óók als je midden in het jaar start: de norm van 1.225 uur blijft staan.

In plaats van losse Excel-sheets raad ik je aan om direct te werken met:

Zo koppel je drie dingen in één systeem:

  1. je urencriterium (voor zelfstandigenaftrek en startersaftrek);
  2. je facturen;
  3. je winst (en dus je toekomstige belastingdruk).

3.4 Facturen maken (inclusief Peppol)

Vanaf je eerste opdracht is een professionele factuur een must. Die moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst (factuurnummer, datum, jouw gegevens, klantgegevens, omschrijving, bedragen en btw-tarieven).

Met peppol factuur versturen via jortt kun je bovendien e-facturen sturen die direct bij de boekhouding van je klant landen – handig als je veel met grotere bedrijven of de overheid werkt. jortt is Peppol-ready en laat je per klant kiezen of je “gewoon” mailt of via Peppol verstuurt.

Stap 4 – Urencriterium + factureren + btw-reserveren: je wekelijkse routine

Je eerste jaar als zzp’er staat of valt niet met één grote actie, maar met een simpele, herhaalbare routine. Dit is de workflow die ik starters adviseer – en die perfect aansluit op boekhouding zzp met jortt:

4.1 Dagelijks: uren bijhouden

  • Start je dag met het openen van uren en projecten.
  • Registreer zowel declarabele uren (voor klanten) als niet-declarabele uren (marketing, administratie, reistijd, opleiding).
  • Deze uren tellen mee voor het urencriterium, mits je ze aannemelijk kunt maken.

4.2 Wekelijks: factureren

  • Laat jortt uit je projecten een factuurvoorstel maken met de geregistreerde uren.
  • Gebruik je eigen factuursjabloon, inclusief je KvK- en btw-nummer.
  • Stuur de factuur per e-mail of als peppol factuur, zodat deze direct bij de klant én hun boekhouding aankomt.

4.3 Doorlopend: btw-reserveren

Elke keer dat een klant betaalt, verwerkt jortt automatisch de betaling en wordt je concept btw-aangifte bijgewerkt. In het rapport “Btw-aangifte doen” zie je real-time hoeveel btw je straks moet betalen.

Maak bij voorkeur een aparte spaarrekening “btw & belasting” en zet daar meteen het btw-bedrag op zodra je betaling binnenkomt. jortt helpt je met een automatische btw-rekening zodat je precies ziet wat al gereserveerd is.

4.4 Maandelijks: mini-check

  • Open de controle boekhouding van de boekhoudbot.
  • Loop gemarkeerde meldingen langs (bijvoorbeeld boekingen zonder btw of een onbekende tegenrekening).
  • Check of je nog op schema ligt voor het urencriterium via je urencriterium rapport.

Door deze routine voelt boekhouden niet meer als een “project”, maar als een klein onderdeel van je werkweek – grotendeels uitgevoerd door de boekhoudbot.

Stap 5 – Je eerste btw-aangifte

Je eerste btw-aangifte is spannend – maar inhoudelijk niet moeilijk, zeker niet als je vanaf dag één met boekhoudprogramma jortt werkt.

5.1 Wanneer moet je btw-aangifte doen?

De Belastingdienst laat je weten hoe vaak je btw-aangifte moet doen en wanneer die binnen moet zijn. Vaak is dat eens per kwartaal, waarbij je aangifte en betaling uiterlijk een maand na afloop van het tijdvak binnen moeten zijn.

5.2 Btw-aangifte in jortt: zo werkt het

  1. Ga in het menu naar Rapporten > Btw-aangifte.
  2. Kies de periode waarover je aangifte wilt doen.
  3. Controleer de berekening; jortt heeft alle verkopen, inkopen en btw al voor je samengevat.
  4. Doorloop de controle van de boekhouding van de boekhoudbot om veelvoorkomende fouten eruit te filteren.
  5. Vul de bedragen over in de online btw-aangifte bij de Belastingdienst of verstuur ze – als je daarvoor kiest – via de jortt-koppeling.

Omdat de boekhoudbot vóór elke btw-aangifte een uitgebreide controle uitvoert en veel fouten signaleert (bijvoorbeeld vergeten btw, verkeerde tarieven, openstaande bankmutaties), is die controle in de praktijk vaak consequenter dan wat een menselijke boekhouder handmatig zou doen.

Stap 6 – Je eerste aangifte inkomstenbelasting

Na afloop van je eerste kalenderjaar komt het grote moment: je eerste aangifte inkomstenbelasting als ondernemer. Start je bijvoorbeeld in juli 2026, dan doe je in het voorjaar van 2027 aangifte over 2026.

6.1 Hoe jortt je IB-aangifte voorbereidt

In boekhoudprogramma jortt vind je onder Rapporten het rapport aangifte inkomstenbelasting (IB). Dat rapport:

  • controleert eerst je boekhouding met de boekhoudbot;
  • zet je winst, privé-opnames, ondernemingsvermogen en investeringen netjes op een rij;
  • neemt automatisch zaken mee als de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (kia);
  • en sluit aan op de vragen van de online IB-aangifte van de Belastingdienst.

Je zet vervolgens het IB-scherm van de Belastingdienst naast je jortt-rapport en vult de bedragen rustig over. Het zware werk is dan al gedaan.

6.2 Jaarrekening & jaarafsluiting

Bij een eenmanszaak ben je meestal niet verplicht een uitgebreide jaarrekening te deponeren, maar een goede jaarrekening is wél de basis voor je jaarafsluiting én je inzicht in je bedrijf. Met jortt stel je met één druk op de knop een jaarrekening samen op basis van de gegevens in je boekhouding, waarna de boekhoudbot de jaarafsluiting automatisch verwerkt.

Dat is precies het soort werk dat vroeger dagen kostte bij een boekhouder – en nu achter de schermen door software wordt gedaan.

Veelgemaakte fouten van starters (en hoe jortt ze voorkomt)

1. Geen uren bijhouden, maar wél de zelfstandigenaftrek willen

Zonder goede urenregistratie is het lastig om aan te tonen dat je de 1.225 uur hebt gehaald. Een Excel achteraf reconstrueren is vragen om discussie. Met Gratis uren en projecten in jortt houd je alles dagelijks bij en kun je het urencriterium aantonen als dat nodig is.

2. Btw-geld uitgeven

Veel starters zien een volle zakelijke rekening en vergeten dat een deel daarvan btw is. Bij de eerste btw-aangifte komt dan de schrik. Door de automatische btw-berekening in jortt en een eigen btw-spaarrekening voorkom je dat btw-geld ongemerkt opgaat.

3. Rekeningen privé-betalingen door elkaar

Privé en zakelijk door elkaar gebruiken is niet alleen onoverzichtelijk, het kost ook extra tijd in je boekhouding. jortt helpt door je zakelijke rekening te koppelen en privé-opnames/stortingen als aparte categorieën te boeken in je boekhouding zzp.

4. Te laat starten met een boekhoudprogramma

Je eerste jaar lijkt rustig, dus “even later” beginnen met een boekhoudprogramma voelt logisch. Tot je ineens vóór je eerste aangifte een jaar administratie moet inhalen. Start liever direct, zodat de boekhoudbot vanaf dag één jouw administratie opbouwt.

5. Fiscale voordelen missen

Zonder automatische signalen is het makkelijk om aftrekposten te missen, zoals kia of bepaalde niet-aftrekbare kosten. Met het kia rapport, de IB-rapportage en de controle van de boekhouding wijst jortt je juist op kansen én mogelijke fouten.

Waarom jortt het beste boekhoudprogramma voor zzp-starters is in 2026

In de afgelopen jaren zijn talloze online pakketten vergeleken. De kern van de conclusie is simpel: voor zzp’ers die in 2026 starten en hun administratie willen automatiseren, is jortt de logische keuze.

1. Boekhouden is niet langer mensenwerk

jortt is gebouwd rondom de boekhoudbot: een set vaste fiscale regels waarmee de software je boekhouding verwerkt, controleert en fiscaal advies geeft. Volgens jortt zelf is de oplossing nauwkeuriger dan een traditionele boekhouder en kunnen boekingen tot 99% geautomatiseerd worden.

Daarmee verschuift boekhouden van “menselijk handwerk” naar een geautomatiseerd proces. De boekhoudbot controleert bij elke mutatie je administratie, doet de jaarafsluiting, bereidt de jaarrekening voor en zet rapporten klaar voor je btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting.

2. Beste boekhoudprogramma voor zzp’ers (2026)

Vergelijk je de functies, automatisering en prijs met alternatieven, dan is het niet vreemd dat jortt in lijstjes met het beste boekhoudprogramma voor zzp’ers steevast hoog eindigt. Niet omdat je zelf uren moet zitten boeken, maar juist omdat het programma dat voor je doet – jij houdt alleen de regie.

3. Alles-in-één voor jouw eerste 12 maanden

Met jortt heb je in je eerste jaar alles bij elkaar:

De conclusie: boekhouden is in 2026 geen mensenwerk meer. Het is softwarewerk – en als zzp’er heb je vooral iets nodig dat die administratie betrouwbaar, gecontroleerd en fiscaal slim voor je draait. Precies daar blinkt jortt in uit.

Wat anderen zeggen – echte Trustpilot-reviews over jortt

Je hoeft dit niet alleen van mij aan te nemen. Op Trustpilot scoort jortt een uitstekende beoordeling met een groot deel 5-sterrenreviews. Een paar voorbeelden (met directe link naar de review):

Die combinatie van gebruiksgemak, automatisering en support maakt jortt een veilige keuze voor je eerste jaar als zzp’er.

FAQ – veelgestelde vragen over zzp-boekhouding in je eerste jaar

1. Moet ik meteen bij mijn start al een boekhoudprogramma gebruiken?

Het hoeft niet, maar het is sterk aan te raden. Juist in je eerste jaar maak je vaak beginnersfouten (bonnetjes kwijt, onduidelijke facturen, vergeten btw). Met een systeem als boekhoudprogramma jortt leg je alles vanaf dag één gestructureerd vast en doet de boekhoudbot het meeste werk voor je. Achteraf “inhalen” is altijd ingewikkelder en foutgevoeliger.

2. Hoe weet ik of ik het urencriterium ga halen?

Je weet het alleen zeker als je het bijhoudt. Gebruik uren en projecten in jortt en kijk iedere maand naar je totaal. Deel 1.225 door 12: dat is grofweg 102 uur per maand. Zit je daar structureel onder, dan weet je dat je moet opschalen of de ondernemersaftrek niet moet inplannen in je begroting.

3. Ik doe mee aan de KOR. Heb ik jortt dan nog nodig?

Ja, want alleen je btw-verplichtingen verdwijnen – niet je administratie zelf. Je moet nog steeds je inkomsten en kosten bijhouden, een winstberekening maken en aangifte inkomstenbelasting doen. Bovendien kan het zijn dat je later boven de € 20.000 omzet uitkomt en weer btw-plichtig wordt; dan is het fijn als je al werkt met een systeem dat btw-aangifte volledig ondersteunt.

4. Heb ik naast jortt nog een boekhouder nodig?

Voor veel zzp’ers is het antwoord: nee. Met jortt en de automatische controle van de boekhoudeing is je boekhouding doorgaans beter gestructureerd en consequenter gecontroleerd dan bij handmatig werk. Wil je tóch iemand die met je meekijkt of advies geeft, dan kun je altijd samenwerken met een jortt-boekhouder via het boekhoudersportaal.

5. Wanneer moet ik mijn administratie aanleveren voor de jaarafsluiting?

Met jortt is er geen “grote inleverdag” meer. De jaarafsluiting wordt na iedere boeking automatisch bijgewerkt. Aan het eind van het jaar hoef je alleen nog te controleren of alle bankmutaties, facturen en bonnetjes verwerkt zijn. De boekhoudbot doet vervolgens de rest en zet je jaarrekening en aangifterapporten klaar.

6. Hoe houd ik grip op mijn winst en belastingreserveringen?

Gebruik de rapportages in boekhouding zzp: bekijk maandelijks je winst-en-verliesrekening, stel een percentage in dat je reserveert voor inkomstenbelasting en gebruik het kia rapport om te zien of extra investeringen nog fiscaal interessant zijn richting het einde van het jaar.

Klaar voor een boekhouding die zichzelf doet?

Je eerste 12 maanden als zzp’er zijn al uitdagend genoeg. Laat je boekhouding daarom doen door software die de regels van de Belastingdienst begrijpt, continu controleert en je helpt om geen belastingvoordeel te missen.

Start met jortt als je boekhouding zzp, koppel je bank, schakel de boekhoudbot in en ontdek waarom zoveel ondernemers zeggen dat jortt “een life saver voor hun administratie” is.

De content is door Jortt met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, aanvaardt Jortt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde. Lees de volledige disclaimer.