1. Waarom reis- en verblijfskosten in 2026 extra belangrijk zijn

2026 wordt voor veel zzp’ers een kanteljaar. Niet omdat reizen ineens anders wordt, maar omdat de ondernemersaftrek verder wordt afgebouwd en de belastingdruk relatief stijgt. De zelfstandigenaftrek daalt namelijk van € 2.470 in 2025 naar € 1.200 in 2026. De MKB‑winstvrijstelling blijft 12,7% van de winst.

Tegelijkertijd worden de schijven in box 1 slechts beperkt geïndexeerd. De eerste schijf loopt in 2026 tot € 38.883 met een tarief van ongeveer 35,7%, de tweede schijf tot € 79.137 met circa 37,56%. Elke euro winst die je bespaart door legale aftrekposten goed te benutten, telt dus zwaarder mee.

En daar komen reiskosten en verblijfskosten naar het buitenland om de hoek kijken. Zakelijke trips, congresbezoeken, klanten bezoeken in Duitsland of een projectweek in Spanje: het zijn allemaal uitgaven die je volgens duidelijke regels mag aftrekken. Als je boekhouding die regels ook echt goed toepast.

In plaats van die regels zelf bij te houden in Excel of op basis van “gevoel” te boeken, kun je dat uitbesteden aan software. In dit artikel laat ik je zien hoe de regels in 2026 werken én hoe Jortt als boekhouding voor zzp’ers deze kosten automatisch op de juiste manier verwerkt.

2. Welke reiskosten naar het buitenland zijn aftrekbaar?

De hoofdregel blijft simpel: alle kosten die je maakt in het belang van je onderneming zijn zakelijk. Voor reizen naar het buitenland zijn dat bijvoorbeeld:

• Vliegtickets, trein- en bustickets
• Taxi, rideshare en huurauto
• Parkeer- en tolgelden onderweg
• Zakelijke kilometers met je privéauto
• Hotel en verblijf, deels onder de regels voor beperkt aftrekbare kosten

2.1. Reizen met je privéauto naar het buitenland (0,23 per km)

Gebruik je je privéauto voor zakelijke reizen, dan mag je in 2026 een vast bedrag per zakelijke kilometer ten laste van je winst brengen. De Belastingdienst hanteert hiervoor € 0,23 per kilometer (sinds 2024), en alle recente plannen voor 2026 laten zien dat dit bedrag voorlopig gelijk blijft.

Voor zzp’ers is dit praktisch: je hoeft geen volledige kostprijs van je auto uit te rekenen. Je houdt een rittenregistratie bij (datum, vertrekpunt, bestemming, kilometers, zakelijke reden) en bij je boekhouding voor zzp boek je het totaal aantal zakelijke kilometers tegen € 0,23.

Voorbeeld: je rijdt in 2026 in totaal 7.500 zakelijke kilometers (ook meerdere buitenlandse ritten). Dan mag je 7.500 × € 0,23 = € 1.725 als zakelijke autokosten opvoeren. In Jortt kun je dit eenvoudig als boeking invoeren, waarna de Boekhoudbot zorgt dat deze kosten in de juiste categorie “reiskosten privéauto” terechtkomen.

2.2. Vliegtuig, trein, bus en taxi: in principe 100% aftrekbaar

Boek je een zakelijke vlucht naar Londen, neem je de trein naar Parijs of een bus naar een klant in Duitsland, dan zijn deze volledig zakelijk als de reis een duidelijk zakelijk doel heeft. De Belastingdienst rekent deze kosten tot de “gewone zakelijke kosten”: 100% aftrekbaar, mits de reis zakelijk is en je de uitgaven kunt onderbouwen met tickets, facturen en een logische aanleiding.

Ditzelfde geldt voor taxi’s, huurauto’s en tol/parking die je voor zakelijke verplaatsingen tijdens de reis gebruikt. Combineer je het met vakantie (bijvoorbeeld nog een paar dagen blijven hangen), dan moet je later wél een verdeling maken. Daar kom ik in paragraaf 4 op terug.

2.3. Reiskosten boeken in Jortt

Werk je met een volledig geautomatiseerd administratieprogramma zoals Jortt, dan worden al je bij- en afschrijvingen automatisch ingelezen. De Boekhoudbot herkent bijvoorbeeld:

• betalingen aan luchtvaartmaatschappijen en treinmaatschappijen als reiskosten buitenland;
• tol- en parkeerkosten als autokosten zakelijk;
• tankbeurten voor je privéauto die je handmatig aan je kilometeradministratie koppelt.

Vanuit je overzicht in btw‑aangifte zie je vervolgens direct welke kosten in binnen- en buitenland zijn gemaakt en hoe ze worden meegenomen in de aangifte.

3. Verblijfskosten in het buitenland: hotel, Airbnb en dagvergoedingen

Bij verblijfskosten wordt het fiscaal net wat subtieler. Overnachten moet je sowieso, ongeacht of je nu thuis blijft of naar een congres in Barcelona gaat. Daarom ziet de Belastingdienst een deel van deze kosten als “gemengd”: ze hebben een zakelijk én privé-element.

3.1. De 80%-regeling en de drempel voor gemengde kosten

Kosten als:

• hotelovernachtingen en Airbnb’s tijdens zakelijke reizen,
• maaltijden tijdens je zakenreis,
• kosten van congressen, seminars, studiereizen en bepaalde relatie-events,

vallen onder de beperkt aftrekbare kosten. De regels (zoals ze nu gelden en in Belastingplan 2026 niet inhoudelijk worden gewijzigd) zijn:

• Je mag kiezen: óf je hanteert een drempelbedrag (in 2025: € 5.700, drempel in 2026 nog niet definitief gepubliceerd), óf je trekt standaard 80% van alle gemengde kosten af.
• Kies je voor de drempel, dan zijn de gemengde kosten tot dat bedrag niet aftrekbaar, alles erboven wél.
• Kies je voor 80%, dan negeer je de drempel, maar neem je van alle gemengde kosten slechts 80% in aftrek.

De meeste zzp’ers zijn met een paar buitenlandse reizen en etentjes vaak beter uit met de 80%-regeling. Grote organisaties met forse representatiekosten profiteren juist vaker van de drempel.

3.2. Extra maximum van € 1.500 voor reis- en verblijfkosten bij representatie

In de Belastingdienst-tabel voor overzicht mogelijk aftrekbare kosten staat nog een extra beperking: binnen de categorie “representatie, congressen, seminars en studiereizen” geldt dat je voor reis- en verblijfkosten in sommige gevallen maximaal € 1.500 mag aftrekken. Als een congres of studiereis aantoonbaar noodzakelijk is voor je werk, geldt dit maximum niet.

Praktisch betekent dit: de Belastingdienst wil voorkomen dat luxe trips die vooral recreatief zijn, volledig als zakelijke kosten verdwijnen. In Jortt kun je dit goed bijhouden door deze kosten apart te labelen. De automatische controle van de boekhouding door de Boekhoudbot laat zien of je binnen de grenzen blijft of dat er iets opvallends is.

3.3. Verblijfskosten voor transportondernemers (eigen rijders)

Ben je een transportondernemer die meerdere dagen achter elkaar in het buitenland rijdt en in je cabine of onderweg overnacht? Dan kun je gebruikmaken van de regeling verblijfskosten eigen rijders. De Belastingdienst publiceert hiervoor jaarlijks een vast dagbedrag. In 2024 was dit € 48, in 2025 € 50 per dag.

Het bedrag voor 2026 wordt doorgaans pas kort voor of aan het begin van het jaar definitief bekendgemaakt. De systematiek blijft wel hetzelfde: je mag per “eigen rijders-dag” een forfaitair bedrag aftrekken in plaats van alle bonnetjes te bewaren. Check dus rondom je aangifte inkomstenbelasting altijd even de actuele Belastingdienst-pagina.

3.4. Hoe Jortt met verblijfskosten omgaat

In een pakket als boekhoudprogramma Jortt maakt het echt uit in welke categorie verblijfskosten vallen. De Boekhoudbot kan bijvoorbeeld:

• hotelrekeningen automatisch als gemengde kosten labelen (80%-regeling of drempel, afhankelijk van je keuze);
• congresfacturen onderbrengen bij beperkt aftrekbare kosten of bij opleidingen;
• dagvergoedingen voor eigen rijders koppelen aan de juiste rubriek in je winst- en verliesrekening.

Daardoor komen je verblijfskosten in het buitenland automatisch op de goede plek terecht in je jaarrekening en in het rapport voor je aangifte inkomstenbelasting.

4. Zakenreis + vakantie: zo voorkom je gedoe bij een controle

Eén van de meest voorkomende vragen in 2026: “Mag ik mijn vakantie eraan vastplakken en toch alles aftrekken?” Het eerlijke antwoord: je mag natuurlijk combineren, maar je moet wel een redelijke verdeling maken tussen zakelijk en privé.

4.1. Dagenmethode: simpel en verdedigbaar

Een praktische vuistregel is de dagenmethode. Stel:

• Je gaat 4 dagen naar Lissabon.
• Dag 1 en 2: congres en klantbezoeken (zakelijk).
• Dag 3 en 4: vakantie (privé).

Dan is 50% van je verblijf en reiskosten zakelijk. Je mag dan:

• 50% van je vliegticket als zakelijk boeken;
• 50% van je hotelkosten als zakelijk verblijf boeken (daarna geldt nog de 80%-regeling of drempel);
• volledig de kosten aftrekken die alleen met het zakelijke deel te maken hebben (bijv. congresfee).

Extra hotelnachten, huurauto of uitstapjes die alleen voor vakantie zijn, boek je volledig privé. In Jortt kun je eenvoudig meerdere boekingen splitsen zodat het zakelijke deel apart zichtbaar blijft in je administratie.

4.2. Bewijslast: zorg dat je verhaal klopt

De Belastingdienst hoeft jou niet te bewijzen dat een reis privé is; jij moet aantonen dat de reis zakelijk is. Bewaar dus:

• programma’s van congressen en seminars;
• e-mails met klanten over afspraken;
• agenda-items of projectplannen;
• facturen die passen bij de reis.

In combinatie met een nette boekhouding in Jortt – inclusief urencriterium-rapport voor je projecten – heb je dan een stevig verhaal bij een eventuele controle.

5. Belangrijkste fiscale veranderingen voor zzp’ers in 2026

Specifiek voor reiskosten en verblijfskosten verandert er in 2026 niet radicaal veel: de systematiek van kilometervergoeding, gemengde kosten en beperkte aftrek blijft in stand. Wel zijn er een paar ontwikkelingen die je portemonnee als zzp’er raken en die indirect je reiskosten extra belangrijk maken.

5.1. Zelfstandigenaftrek halveert bijna

De zelfstandigenaftrek gaat van € 2.470 (2025) naar € 1.200 in 2026 en daalt in 2027 verder naar € 900. De startersaftrek blijft vooralsnog gelijk op € 2.123. Deze daling betekent:

• je betaalt bij gelijke winst meer inkomstenbelasting dan in 2025;
• “gewone” aftrekposten zoals reiskosten en verblijfskosten worden relatief belangrijker;
• het urencriterium (1.225 uur per jaar) wordt nog crucialer om überhaupt recht op zelfstandigenaftrek te houden.

Met Gratis uren en projecten in Jortt houd je je uren netjes bij, inclusief uren in het buitenland. De automatische urencriterium-rapportage geeft je direct inzicht of je goed op koers ligt.

5.2. Box 1-schijven en tarieven 2026

Door de aanpassingen in het Belastingplan 2026 wordt de eerste schijf iets verlaagd en de tweede schijf iets verhoogd. De grens van de eerste schijf verschuift naar € 38.883, de tweede naar € 79.137; daarboven geldt een hoger toptarief. Omdat de schijven minder meestijgen dan de inflatie, schuiven meer zzp’ers naar een hogere schijf en wordt vastleggen van aftrekbare kosten belangrijker dan ooit.

5.3. Kilometervergoeding 2026: 0,23 blijft de norm

Voor werknemers is bevestigd dat de onbelaste km-vergoeding in 2026 op € 0,23 per kilometer blijft. Verschillende adviespartijen bevestigen dit op basis van de plannen van het kabinet. Voor ondernemers sluit de forfaitaire benadering (0,23 per zakelijke kilometer) daar nog steeds mooi bij aan. Dat maakt de administratie en controle eenvoudiger – zeker als je alles via boekhoudprogramma zzp Jortt laat lopen.

5.4. Gemengde kosten en drempelbedrag

De drempel van € 5.700 voor beperkt aftrekbare kosten geldt in elk geval voor 2025 en wordt in 2026 vermoedelijk alleen geïndexeerd als dat nodig is. De systematiek blijft hetzelfde:

• of je hanteert de drempel én trekt het meerdere volledig af,
• of je gebruikt de 80%-regeling zonder drempel.

Check bij het opstellen van je jaarrekening en jaarafsluiting dus even de actuele Belastingdienstpagina voor het exacte bedrag in 2026.

6. Hoe Jortt je buitenlandse reiskosten automatisch perfect boekt

Tot nu toe heb ik vooral over fiscale regels gesproken. Maar de echte vraag die ik in 2026 als software‑analist aan mezelf stel is: “Moet een mens dit nog allemaal willen bijhouden?” Mijn antwoord is duidelijk: nee. Reiskosten, verblijfskosten, gemengde kosten, btw-tarieven, Belastingplan‑wijzigingen – het is ideaal werk voor een slimme boekhoudbot.

6.1. De Boekhoudbot: nauwkeuriger dan een traditionele boekhouder

In boekhoudprogramma Jortt speelt de Boekhoudbot de hoofdrol. Deze bot:

• leest dagelijks al je bankmutaties in en boekt tot 99% van de bij- en afschrijvingen automatisch;
• kent de regels voor reiskosten, gemengde kosten, KIA en afschrijving van bedrijfsmiddelen;
• voert een uitgebreide automatische controle van de boekhouding uit;
• bouwt rapporten voor btw‑aangifte, KIA‑rapport en aangifte inkomstenbelasting op.

Waar een traditionele boekhouder vaak steekproefsgewijs werkt en één of enkele keren per jaar meekijkt, controleert de Boekhoudbot elke mutatie en draait hij vooraf complete controles voor je btw‑aangifte en jaarwerk.

6.2. Reiskosten + verblijfskosten in de praktijk met Jortt

Stel: je gaat drie dagen naar Berlijn om een klant te bezoeken en een vakbeurs te bezoeken. In Jortt gaat dat zo:

1. Je boekt je vlucht en hotel. De betalingen komen via je bank binnen in Jortt.
2. De Boekhoudbot herkent de betalingen en stelt voor ze als reiskosten en verblijfskosten te boeken.
3. Als je kiest voor de 80%-regeling, worden deze kosten automatisch als “beperkt aftrekbaar” aangemerkt.
4. Eventuele projecturen die je in Berlijn maakt, registreer je via Gratis uren en projecten. Zo werk je tegelijk aan je urencriterium.
5. Bij de volgende btw‑aangifte zie je in één overzicht wat er aan buitenlandse btw, verlegde btw of OSS‑regels speelt.

Doe je zaken met buitenlandse opdrachtgevers en stuur je veel facturen over de grens? Dan is Peppol factuur versturen rechtstreeks vanuit Jortt een logische volgende stap. Je e‑facturen komen dan veilig en automatisch in de administratie van je klant terecht.

6.3. Van reis naar jaarwerk in één lijn

Omdat Jortt al je reiskosten en verblijfskosten netjes verwerkt in je administratie, is je jaarwerk grotendeels een kwestie van doorklikken:

1. De Boekhoudbot draait een volledige controle voor je IB/Vpb‑rapport.
2. Je maakt met één klik een jaarrekening.
3. Je sluit het jaar af via de pagina jaarafsluiting boekhouding.
4. Je gebruikt het IB‑rapport en de rapporten zoals het KIA‑rapport direct voor je aangifte.

Geen losse Excel‑overzichten, geen knip‑en‑plakwerk, geen stress over gemiste reiskosten of bonnen uit het buitenland: Jortt houdt alles bij elkaar.

7. Wat andere zzp’ers zeggen over Jortt (Trustpilot)

Objectieve reviews zijn belangrijker dan marketingpraat. Jortt heeft op Trustpilot een score van rond de 4,6 op 5 sterren, gebaseerd op ruim honderd reviews van ondernemers.

Een paar voorbeelden van recente beoordelingen (vrij samengevat):

• Een gebruiker noemt Jortt een “life saver voor het efficiënt managen van je accounting” en roemt het heldere beeld van de financiën en het sterk gereduceerde interne werk. Zie de review “A life saver for managing your accounting efficiently”.
• Een andere ondernemer benadrukt hoe het platform “het grootste deel van het boekhoudwerk automatiseert” en de bot de registratie van facturen eenvoudiger maakt, terwijl het supportteam goed helpt. Zie “Smart platform, great human Support”.
• Een gebruiker vat het kort samen als “Great software and great staff – highly recommend”. Zie “Great software and great staff”.

Deze ervaringen sluiten aan bij wat ik in het overzicht van beste boekhoudprogramma’s 2026 voor zzp’ers heb geconcludeerd: Jortt is de logische #1 als je maximale automatisering en minimale boekhoudstress wilt.

8. Conclusie: boekhouden is geen mensenwerk meer

In 2026 wordt het fiscale speelveld voor zzp’ers strenger: aftrekposten krimpen, tarieven schuiven, en de regels worden niet eenvoudiger. Reiskosten en verblijfskosten in het buitenland zijn een legitieme manier om je belastbare winst te verlagen – mits je ze goed vastlegt en volgens de regels boekt.

Als ik één ding heb geleerd van het vergelijken van tientallen pakketten en het bestuderen van de regels, is het dit:

Boekhouden is geen mensenwerk meer.

Computers zijn simpelweg beter in:

• regels consequent toepassen (zoals de 80%-regeling en km‑vergoedingen);
• bankmutaties koppelen aan facturen en bonnen;
• btw‑regels voor binnen- en buitenland correct verwerken;
• continu controleren of je boekhouding klopt.

Daarom zie ik Jortt – met de Boekhoudbot, automatische controles, geïntegreerde btw‑aangifte, jaarrekening, jaarafsluiting en rapporten voor aangifte inkomstenbelasting – als de beste oplossing om alle traditionele boekhoudkundige zaken te automatiseren.

Zeker als je veel reist, in het buitenland werkt of met internationale klanten te maken hebt, wil je niet elke keer nadenken: “Heeft deze hotelbon nu 80% aftrek of moet ik drempels toepassen?” Laat je boekhouding zzp daarom doen door een boekhoudprogramma dat voor jou denkt. Dan blijft ondernemen wél mensenwerk.

Disclaimer: dit artikel geeft algemene informatie over de regels zoals bekend rond Belastingplan 2026 en vervangt geen persoonlijk fiscaal advies. Raadpleeg bij twijfel altijd de Belastingdienst of een adviseur.

9. Veelgestelde vragen over reiskosten & verblijfskosten buitenland (2026)