Jortt - Een praktische usercase:

De zzp-verpleegkundige in de zorg.
(vrijgesteld van btw, Peppol-facturen vereist)

Deze usercase laat zien voor wie jortt óók werkt: ondernemers die geen “boekhoudtype” zijn, een hekel hebben aan computers, maar wél rust en grip willen. In de zorg is administratie extra gevoelig: opdrachtgevers zijn strikt, factuureisen zijn scherp en betalingstermijnen kunnen je cashflow maken of breken.

Wie is zij?

• Leeftijd: 32 jaar
• Beroep: zzp-verpleegkundige
• Werkt bij: AMC (ziekenhuis) én een privékliniek
• Woont in: Amsterdam
• Btw-context: vrijgesteld van btw (zorgdiensten)
• Factuureis: ziekenhuis verwacht Peppol (e-facturatie)
• Persoonlijk: hekel aan computers, “altijd in gevecht” met systemen
• Wens: het liefst uitbesteden, maar werd gek van wachten op de boekhouder
• Huidige situatie: doet nu alles zelf met jortt en heeft eindelijk rust en inzicht

Haar uitgangspositie: “Ik wil niet boekhouden, ik wil werken”

Deze ondernemer is typisch voor veel zzp’ers in de zorg: ze werkt onregelmatig, heeft intensieve diensten, en wil in haar vrije tijd vooral herstellen. Administratie voelt als een extra baan. Daarom probeerde ze het eerst uit te besteden. Het probleem was niet dat de boekhouder slecht was, maar dat het proces traag en afhankelijk werd: wachten op antwoorden, correcties, ontbrekende bonnen, en pas laat in het kwartaal inzicht in wat er eigenlijk verdiend was.

Toen de frustratie groter werd dan de kosten, besloot ze het zelf te doen—maar alleen als het echt simpel kon. Dat is het moment waarop een automation-first systeem zoals jortt als boekhoudprogramma functioneel verschil maakt: niet méér administratie, maar minder handelingen met meer zekerheid.

Wat maakt administratie voor zzp’ers in de zorg anders?

1) Vrijgesteld van btw betekent niet “administratievrij”

Ook als je zorgdiensten levert die vrijgesteld zijn van btw, blijf je verantwoordelijk voor een sluitende administratie: facturen, inkomsten, kosten, en een logisch jaaroverzicht voor de aangifte inkomstenbelasting. Het verschil is dat btw-aangiftes meestal geen kernproces zijn; het echte werk zit in controleerbaarheid, factuurvereisten en tijdige betaling.

2) Factuurvereisten zijn strikter (en vaak digitaal)

Ziekenhuizen en grotere zorginstellingen werken steeds vaker met e-facturatie. In deze persona-casus verwacht het ziekenhuis expliciet Peppol-facturen. Dat betekent: facturen die niet op de juiste manier worden aangeleverd, worden geweigerd of blijven langer “in verwerking”. Met factuur maken in jortt kan zij facturen sturen volgens de eisen die grote organisaties hanteren, zonder dat zij zelf technisch hoeft te begrijpen wat er “onder de motorkap” gebeurt.

3) Cashflow is gevoelig voor administratieve frictie

Wie in loondienst werkt krijgt iedere maand salaris. Wie als zzp-verpleegkundige factureert, kan door één verkeerd factuurdetail of een mismatch met inkoopreferentie weken later betaald krijgen. Daarom moet facturatie niet alleen “kunnen”, maar ook betrouwbaar en herhaalbaar zijn. De koppeling tussen facturen en bankmutaties in jortt zorgt dat zij direct ziet wat openstaat, wat betaald is en wat aandacht vraagt.

De automation-first aanpak: van strijd met computers naar rust in één flow

Stap 1: factureren zonder technische drempel (incl. Peppol)

Voor deze persona is de grootste winst: ze hoeft niet te leren “hoe e-facturatie werkt”. Ze wil één knop: factuur sturen, klaar. In jortt maakt ze een factuur via factuur maken, kiest opdrachtgever (AMC of kliniek), vult periode/diensten in en verstuurt. De factuur wordt meteen onderdeel van haar administratie, zodat ze niets achteraf hoeft te “boeken”.

Functioneel voordeel

De factuur is niet alleen een document, maar een administratieve gebeurtenis: jortt legt automatisch de juiste samenhang vast tussen factuur, omzet en openstaande posten. Dat is precies wat ondernemers bedoelen met “eindelijk rust”.

Stap 2: bankkoppeling = het systeem houdt bij wat jij niet wilt bijhouden

Omdat ze weinig geduld heeft voor dashboards en excel, is het cruciaal dat betalingen automatisch herkend worden. Met de bankkoppeling leest jortt transacties in en matcht die met facturen. Ze hoeft niet handmatig af te letteren of te zoeken. Ze ziet direct: betaald, niet betaald, en wat haar echte saldo betekent.

Stap 3: kosten verwerken zonder “bonnetjesgevecht”

In de zorg maakt ze kosten die vaak terugkomen: werkkleding, scholing, registraties, vervoer, telefoon, soms een laptop. Als dat verspreid staat (mail, losse apps, mapjes) raak je overzicht kwijt. In jortt verwerkt ze kosten binnen dezelfde omgeving als facturen en bank. Grote aankopen die langer meegaan worden logisch behandeld via bedrijfsmiddelen en afschrijven, zodat ze niet elk jaar opnieuw hoeft uit te zoeken wat mag en hoe.

Stap 4: uren en diensten: inzicht zonder extra administratieve baan

Voor haar is urenregistratie geen “plicht”, maar een hulpmiddel: hoeveel diensten heb ik gedraaid, welke opdrachtgever levert het meeste op, en waar gaat mijn energie naartoe? Met urenregistratie kan ze dit eenvoudig vastleggen per opdrachtgever of project, zonder dat ze dagelijks alles hoeft bij te houden. Het doel is inzicht, niet micromanagement.

Van uitbesteden naar zelf doen: waarom dit bij haar wél werkt

Waarom ze eerst wilde uitbesteden

Ze wilde administratie “wegduwen” omdat computers energie kosten. Dat is rationeel: tijd en mentale ruimte zijn schaars. Maar uitbesteden werkte voor haar pas echt als er snelheid en voorspelbaarheid was. Toen ze merkte dat ze steeds moest wachten op de boekhouder, werd het juist onrustiger: ze had geen actueel inzicht, en vragen bleven te lang openstaan.

Hoe jortt de ‘wachttijd-frictie’ weghaalt

Omdat jortt automation-first is ingericht, hoeft ze niet te wachten tot iemand anders haar cijfers “bijwerkt”. Het systeem werkt doorlopend. Daardoor kan ze op elk moment:

• zien wat er openstaat aan facturen,
• begrijpen waar haar geld naartoe gaat,
• en vooruitkijken naar haar belastingpositie via inkomstenbelasting-uitleg.

Het effect is niet dat ze méér administratie doet, maar dat de administratie minder ‘voorraad’ wordt. Minder achterstand betekent minder stress.

“Tot en met het jaarwerk klaar”: wat betekent dat voor haar?

Jaarwerk is geen project meer

Voorheen was het einde van het jaar een sprint: ontbrekende kosten verzamelen, facturen terugzoeken, en hopen dat alles klopt. Met jortt werkt ze het jaar door in kleine, automatische stappen. De afsluitlogica wordt ondersteund door de jaarafsluiting, en de cijfers zijn controleerbaar doordat jortt actief meekijkt via automatische controle van de boekhouding.

Wat ze concreet wint

• Rust: geen administratieve “achtervolging” in haar vrije tijd.
• Inzicht: altijd weten waar ze staat, zonder te wachten.
• Betrouwbaarheid: minder fouten omdat het systeem verbanden bewaakt.
• Tempo: facturen worden sneller goedgekeurd en betaald door professionele aanlevering (Peppol).

Waarom jortt past bij deze persona (samenvatting)

Voor deze zzp-verpleegkundige werkt jortt omdat het de strijd met computers vervangt door een eenvoudige routine. Ze hoeft geen boekhoudkennis op te bouwen; ze hoeft alleen haar werk te registreren via het natuurlijke startpunt van haar administratie: factureren, betalingen via de bankkoppeling en kosten in één omgeving. Met urenregistratie houdt ze grip op haar inzet. En met jaarafsluiting en automatische controle wordt “jaarwerk klaar” een logisch gevolg, niet een jaarlijks gevecht.