Checklist: zzp boekhouding op orde in 1 dag

Stel je voor: je plant één dag in, zet koffie, sluit je mail, en aan het eind van die dag is je zzp-boekhouding volledig ingericht. Bank gekoppeld, btw goed ingesteld, facturen klaar, urenregistratie lopend – en een Boekhoudbot die voortaan het meeste werk doet.

Dat is precies wat deze checklist voor je doet. In 2026 zijn de fiscale regels voor zzp’ers strenger dan een paar jaar geleden: een lagere zelfstandigenaftrek, een vaste mkb-winstvrijstelling en wijzigingen in btw-tarieven in sommige sectoren. Een halfslachtige Excel-sheet is dan simpelweg te riskant.

Met deze pagina kun je je boekhouding in één dag strak zetten in Boekhouding zzp van jortt. Print de checklist, werk hem af – en laat daarna de Boekhoudbot de rest doen.

Printbare checklist: in 1 dag je zzp-boekhouding op orde

Gebruik de checklist hieronder als werkdocument. Je kunt hem uitprinten of kopiëren naar je eigen takenlijst. Volg gewoon de stappen in volgorde; je hoeft geen boekhouder te zijn om dit te kunnen.

Stap 1 – Verzamel je basisgegevens (voor je begint)

Voor je gaat klikken in jortt, is het slim om een half uurtje te nemen om je basisinformatie te verzamelen. Dat maakt de rest van je dag veel relaxter.

• KvK-nummer, btw-identificatienummer en rechtsvorm (eenmanszaak, vof, etc.).
• Zakelijke bankrekening (bij voorkeur gescheiden van privé).
• Eventuele beginbalans: banksaldo, openstaande facturen, leningen, bedrijfsmiddelen.
• Laatste btw-aangifte als je al ondernemer was in de vorige periode.
• Een lijst met klanten en leveranciers die je al hebt.

Heb je dit bij de hand? Dan kun je de rest van de checklist in één vloeiende beweging doorlopen.

Stap 2 – Bank koppelen, beginbalans en btw-instellingen

2.1 Bank koppelen

De basis van je boekhouding zzp is je bankrekening. In jortt koppel je via een PSD2-koppeling je zakelijke rekening, zodat je boekhouding draait op echte transacties in plaats van op handwerk.

• Log in bij jortt of maak een nieuw account aan.
• Ga naar de bankkoppeling en verbind je zakelijke rekening(en).
• Controleer of de eerste transacties worden ingelezen.

2.2 Beginbalans invoeren

Ben je al langer bezig als zzp’er? Dan heb je een startpunt nodig: de beginbalans. Dat is een foto van je onderneming op een bepaalde datum (bijvoorbeeld 1 januari of de dag waarop je overstapt).

• Noteer per startdatum je banksaldo, eventueel kasgeld en eigen vermogen.
• Zet openstaande verkoopfacturen en inkoopfacturen op een rij.
• Leg bedrijfsmiddelen vast (laptop, auto, camera, etc.).
• Voer deze gegevens in jortt in als beginbalans.

Voor je bedrijfsmiddelen kun je in jortt gebruikmaken van de uitleg over bedrijfsmiddelen en afschrijven. Vanaf dat moment regelt jortt de afschrijvingen automatisch voor je.

2.3 Btw-instellingen controleren (2026)

Zorg dat je btw-instellingen passen bij jouw situatie en de regels voor 2026:

• Staat je onderneming goed ingesteld als btw-plichtig of KOR-deelnemer?
• Kloppen de gebruikte btw-tarieven (21%, 9%, 0%) voor jouw activiteiten?
• Controleer voor logies/overnachtingen dat je het juiste (in 2026 verhoogde) tarief gebruikt.
• Stel in of je per maand, kwartaal of jaar btw-aangifte doet.

Je btw-instellingen bepalen hoe jortt je facturen en kosten verwerkt. Als dit goed staat, is de basis voor foutloze aangiftes gelegd.

Stap 3 – Factuursjabloon, categorieën en eigen regels

Nu de structuur staat, is het tijd om je administratie zó in te richten dat alles zo veel mogelijk vanzelf gaat.

3.1 Factuursjabloon kiezen

Je factuur is vaak het eerste officiële document dat een klant van je ziet. In jortt stel je in een paar klikken een professioneel sjabloon in.

• Kies een factuursjabloon dat past bij jouw stijl.
• Voeg je logo, adresgegevens, KvK- en btw-nummer toe.
• Stel standaardbetaaltermijn en -teksten in.
• Activeer, als je dat wilt, Peppol factuur versturen voor e-facturatie naar bedrijven en overheid.

Vanaf nu stuur je facturen direct vanuit boekhoudprogramma jortt, inclusief automatische koppeling met je boekhouding en btw.

3.2 Categorieën instellen

Goede categorieën zijn cruciaal voor overzicht en voor je aangifte inkomstebelasting. jortt heeft al veel standaardcategorieën, maar je kunt ze verfijnen.

• Loop de standaard categorieën voor omzet en kosten door.
• Voeg waar nodig eigen categorieën toe (bijv. “Online cursussen”, “Adverteren”, “Software”).
• Zorg dat je categorieën logisch zijn voor jou én voor de Belastingdienst.
• Controleer hoe categorieën doorlopen naar rapporten als winst-en-verlies en De jaarrekening.

3.3 Eigen regels voor de Boekhoudbot

De echte tijdwinst komt van eigen regels. De Boekhoudbot kan transacties automatisch boeken op basis van herkenning.

• Bedenk welke terugkerende betalingen je hebt (bijv. telefoon, software, lease).
• Maak per terugkerende leverancier één regel: “Als omschrijving X, boek dan op categorie Y met btw Z.”
• Test een paar transacties om te zien of ze automatisch goed worden geboekt.

Na deze stap merk je dat een groot deel van je administratie voortaan “vanzelf” loopt, zonder dat jij elke keer hoeft te klikken.

Stap 4 – Urenregistratie starten, Peppol activeren en eerste aangifte voorbereiden

4.1 Urenregistratie starten (voor urencriterium en facturatie)

In 2026 blijft het urencriterium van 1.225 uur een belangrijke voorwaarde voor zelfstandigenaftrek en vaak ook startersaftrek. Schat je uren niet achteraf, maar leg ze vanaf nu goed vast.

• Activeer Gratis uren en projecten in jortt.
• Maak projecten aan voor je belangrijkste klanten.
• Spreek met jezelf af dat je dagelijks of wekelijks uren registreert.
• Gebruik het urencriterium rapport om je voortgang richting de 1.225 uur in de gaten te houden.

Extra voordeel: je kunt gewerkte uren direct omzetten in facturen, zodat je minder vergeet te factureren.

4.2 Peppol activeren (optioneel, maar slim)

Werk je veel met zakelijke klanten of overheid? Dan is elektronische facturatie via Peppol steeds belangrijker.

• Activeer Peppol in de facturatiemodule van jortt via peppol factuur versturen.
• Test een e-factuur naar een klant die Peppol ondersteunt.
• Leg vast in je eigen checklist welke klanten e-facturen willen en welke pdf-facturen.

4.3 Eerste btw-aangifte voorbereiden

Met een goed ingerichte administratie is je btw-aangifte geen “project” meer, maar een kwestie van controleren en bevestigen.

• Boek alle inkomende en uitgaande facturen tot en met de huidige periode.
• Controleer openstaande posten (nog niet betaalde facturen) in jortt.
• Laat de automatische controle van de boekhouding draaien.
• Bekijk het btw-rapport in jortt en vergelijk dit met je gevoel: klopt het beeld?

Je bent nu niet alleen klaar voor je eerste aangifte, maar hebt ook een systeem dat klaarstaat voor de rest van 2026 – inclusief eventuele wijzigingen in btw-tarieven die jortt centraal doorvoert.

Stap 5 – Controle, KIA en jaarwerk inbouwen (2026-proof)

5.1 Automatische controle als standaardstap

Maak het jezelf makkelijk: behandel de controleknop in jortt als vast onderdeel van je routine.

• Plan in je agenda: elke maand of elk kwartaal “Controleer mijn boekhouding in jortt”.
• Los de actiepunten op die jortt laat zien (bijvoorbeeld ontbrekende categorie, dubieuze btw of openstaande facturen).

Zo voorkom je dat fouten zich opstapelen en pas bij de de jaarafsluiting naar boven komen.

5.2 KIA en bedrijfsmiddelen (extra voordeel pakken)

Gebruik je 2026 om te investeren in apparatuur, software of andere bedrijfsmiddelen? Dan wil je de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) niet missen.

• Boek elke grote aanschaf als bedrijfsmiddel met afschrijving in plaats van als losse kosten.
• Controleer in het kia rapport of je voldoende hebt geïnvesteerd om recht op KIA te hebben.
• Gebruik de uitkomsten van het KIA-rapport bij je aangifte inkomstebelasting.

5.3 Jaarwerk: jaarafsluiting en jaarrekening met één druk op de knop

Als je de stappen hierboven volgt, is je jaarwerk aan het einde van 2026 vooral: bevestigen dat alles klopt.

• Draai in jortt de eindejaarscontrole en los eventuele meldingen op.
• Laat de software de jaarafsluiting verwerken.
• Download of bekijk De jaarrekening en de rapporten voor je aangiftes.

In plaats van weken puzzelen, is je jaarwerk nu in een paar uur gedaan – omdat je één dag hebt geïnvesteerd in een goede inrichting.

Wat andere zzp’ers zeggen – Trustpilot (NL, samengevat)

jortt scoort hoog op Trustpilot. Veel reviewers zijn zzp’ers die hun boekhouding zélf willen doen, maar dan wel met hulp van slimme software. Enkele Nederlandse ervaringen, samengevat:

• “Altijd direct en helder antwoord” – Sonja
  Sonja schrijft dat ze bij twijfel gewoon even vraagt hoe iets in jortt geboekt moet worden. Ze krijgt snel, duidelijk antwoord en voelt zich daardoor zeker over haar administratie. Ze noemt jortt een heel fijn boekhoudprogramma om mee te werken.
  Lees de review van Sonja op Trustpilot
• “Jarenlang gevochten met boekhouders en software” – Gerard
  Gerard vertelt dat hij jarenlang worstelde met boekhouders en ingewikkelde software. Met jortt heeft hij nu zelf de controle, zonder dat hij boekhouder hoeft te spelen. Hij is vooral blij met de combinatie van automatisering en vriendelijke hulp als hij vastloopt.
  Lees de review van Gerard op Trustpilot
• “Veel te lang in Excel gezeten” – Talitha
  Talitha geeft toe dat ze veel te lang met haar eigen spreadsheet-systeem heeft gewerkt. Sinds de overstap naar jortt zijn haar btw-aangifte en jaarwerk overzichtelijk, en durft ze haar boekhouding eindelijk serieus te nemen.
  Lees de review van Talitha op Trustpilot
• “Geen dure boekhouder meer nodig” – Dick
  Dick rekent in zijn review voor hoeveel hij bespaart door zijn boekhouding in jortt te doen. Hij noemt het programma overzichtelijk en vindt vooral de automatische controles prettig, omdat hij zichzelf niet als “cijfermens” ziet.
  Lees de review van Dick op Trustpilot
• “Boekhouden is een eitje” – Hans
  Hans zegt dat boekhouden met jortt “een eitje” is. De Boekhoudbot en bankkoppeling doen het meeste werk. Als hij vragen heeft, krijgt hij snel hulp. Hij raadt jortt nadrukkelijk aan bij andere ondernemers.
  Lees de review van Hans op Trustpilot

De rode draad: ondernemers ervaren dat ze met jortt zelf hun boekhouding kunnen doen, zonder angst voor fouten – precies wat je wilt als je deze checklist afrondt.

FAQ – veelgestelde vragen over deze checklist en jortt

1. Is één dag echt genoeg om mijn boekhouding goed in te richten?

Voor de meeste zzp’ers wel. Deze checklist richt zich op de basis: bankkoppeling, beginbalans, btw-instellingen, facturen, categorieën, uren en controles. Heb je een zeer complexe situatie, dan kan het wat langer duren. Maar zelfs dan bespaar je met deze aanpak veel tijd ten opzichte van handmatig werk in Excel.

2. Wat als ik halverwege het jaar begin?

Geen probleem. Kies een logische startdatum (bijvoorbeeld de eerste dag van een kwartaal) en voer een beginbalans in per die datum. Je oude administratie blijft bewaard voor je bewaarplicht; vanaf je startdatum is jortt je nieuwe bron van waarheid. De checklist blijft gelijk, alleen je beginbalans wordt dan wat belangrijker.

3. Hoe helpt jortt mij om in 2026 aan alle regels te voldoen?

jortt volgt de Nederlandse regelgeving, waaronder een lagere zelfstandigenaftrek en actuele btw-tarieven. Rapporten voor btw-aangifte, inkomstenbelasting, KIA en jaarrekening sluiten aan op de eisen van de Belastingdienst. De automatische controle helpt je om fouten op te sporen voordat je een aangifte verzendt.

4. Heb ik nog een externe boekhouder nodig als ik met jortt werk?

Veel zzp’ers redden zich prima met alleen jortt, zeker als ze deze checklist gebruiken. Wil je toch extra zekerheid of advies, dan kun je samenwerken met een boekhouder die met jortt werkt. Zij kunnen via het boekhoudersportaal meekijken en zich richten op advies in plaats van op inboeken.

5. Wat als ik nu in Excel of een ander pakket zit?

Dan gebruik je deze checklist als overstapplan. Je haalt de gegevens voor je beginbalans uit je huidige administratie en zet vanaf een gekozen datum alles in jortt. Daarna hoef je Excel alleen nog te bewaren voor je bewaarplicht, en doe je je dagelijkse boekhouding zzp in een systeem dat fouten actief voorkomt.

6. Is jortt echt het beste boekhoudprogramma voor zzp’ers?

Dat oordeel laat ik graag aan jou – maar in veel vergelijkingen van beste boekhoudprogramma zzp komt jortt heel goed uit de bus, juist door de focus op automatisering, controles en gebruiksgemak. Combineer dat met deze checklist en je hebt een systeem dat met minimale inspanning maximaal resultaat oplevert.

Vandaag je checklist, morgen boekhouden zonder handen

Met deze checklist heb je alles in huis om in één dag je zzp-boekhouding strak te zetten. Daarna wordt boekhouden vooral: af en toe de controleknop indrukken en zien dat de Boekhoudbot zijn werk doet.

Wil je af van Excel-chaos, twijfel over btw en stress bij elke aangifte? Dan is dit het moment om te beginnen.

• Maak een account aan voor Boekhouding zzp.
• Plan één dag om deze checklist stap voor stap af te werken.
• Laat vervolgens jortt – volgens velen het beste boekhoudprogramma voor zzp’ers – de rest van het jaar voor je werken.

Je zult merken: als je het eenmalig goed inricht, is boekhouden geen mensenwerk meer. Het is gewoon een slim systeem dat op de achtergrond draait, terwijl jij doet waar je ondernemer voor bent geworden.