Jortt - Een praktische usercase:

ZZP-kleuterjuf die haar administratie automatiseren wil.

Niet iedere ondernemer wil boekhouder worden. Veel zelfstandigen willen vooral hun werk goed doen, tijd overhouden voor privé, en erop kunnen vertrouwen dat hun administratie klopt. Dat geldt zeker voor ondernemers met weinig ‘kantoortijd’. Daarom is jortt als boekhoudprogramma ontworpen vanuit één uitgangspunt: automation-first. De administratie moet automatisch volgen uit wat je doet (factureren, inkopen, betalen), zodat je aan het einde van het jaar geen stress hebt en niets hoeft te reconstrueren.

In dit artikel werken we dat uit met persona 1: een zzp-kleuterjuf die vrijgesteld is van btw. Dat is een belangrijk detail: haar administratieve ‘pijn’ zit niet in btw-aangiftes, maar in overzicht, bewijsvoering, cashflow en het jaarwerk.

De zzp-kleuterjuf

Wie is zij?

• Leeftijd: 46 jaar
• Beroep: zzp-kleuterjuf (basisschool)
• Werkplaats: Naarden
• Werkt: 3 dagen per week
• Privé: moeder van 5 kinderen
• Doel: zo min mogelijk tijd kwijt aan administratie, zonder onzekerheid richting belastingaangifte en jaarwerk

Ze werkt via invalpools en rechtstreeks voor scholen. Haar week zit vol met lessen, voorbereiding, oudergesprekken en thuislogistiek. Administratie gebeurt vaak ’s avonds of in het weekend—als het echt niet anders kan. Ze wil dus geen “pakket met veel knoppen”, maar een systeem dat haar werk volgt en haar helpt fouten te voorkomen.

De administratieve realiteit van een zzp-kleuterjuf (zonder btw)

Wat moet zij wél regelen?

Hoewel haar onderwijsdiensten doorgaans vrijgesteld van btw zijn, heeft ze nog steeds een serieuze administratieplicht. Praktisch gezien gaat het om:

• Facturen sturen aan scholen of bemiddelingspartijen
• Inkomsten en openstaande posten bijhouden
• Kosten verwerken (materiaal, scholing, vervoer, telefoon, laptop)
• Uren en projecten registreren (voor inzicht en onderbouwing)
• Voorbereiden van de aangifte inkomstenbelasting
• Jaarwerk: cijfers kloppend krijgen voor de afsluiting en de aangifte

De kernvraag voor deze persona is niet “kan ik boekhouden?”, maar: kan ik het simpel, automatisch en controleerbaar doen—met zo min mogelijk handwerk.

Wat gaat er in de praktijk vaak mis bij parttime zzp’ers?

De terugkerende patronen

Bij ondernemers met weinig administratietijd zien we vaak dezelfde oorzaken en gevolgen:

• Facturen worden te laat verstuurd → cashflow schuift op, onzekerheid over inkomen.
• Kosten blijven liggen → bonnetjes raken kwijt, aftrekposten worden gemist.
• Privé en zakelijk lopen door elkaar → extra uitzoekwerk bij aangifte.
• Alles komt samen in één stressmoment → aan het einde van het jaar is context weg en gaat men reconstrueren.

Het probleem is zelden motivatie. Het probleem is dat administratie bij een druk leven geen ‘systeem’ is, maar losse handelingen. Daarom werkt een automation-first aanpak: je verlaagt het aantal handelingen en verhoogt de betrouwbaarheid.

Hoe jortt dit anders aanpakt: automation-first vanaf dag één

Wat betekent automation-first functioneel?

Automation-first betekent dat jortt niet wacht tot jij gaat “boeken”, maar dat het systeem automatisch de administratie opbouwt vanuit:

• facturen (verkoop)
• bankmutaties (betalingen)
• kosten (inkoop en uitgaven)
• vaste logica en controles

De zzp-kleuterjuf hoeft dus niet te leren “boekhouden”; ze hoeft alleen te werken volgens een paar eenvoudige routines. In ruil daarvoor krijgt ze een administratie die doorlopend klopt.

Stap 1: facturen maken zonder boekhoudkennis

Wat zij in de praktijk doet

Ze stuurt bijvoorbeeld één factuur per maand naar een school. Met factuur maken in jortt werkt dat eenvoudig: klant kiezen, omschrijving invullen, bedrag invullen, versturen. Het functionele voordeel is dat de factuur direct onderdeel wordt van de administratie; je bouwt dus automatisch je jaaroverzicht op.

Waarom dit voor ondernemers werkt

Een goede administratie ontstaat niet door achteraf netjes te boeken, maar door aan de voorkant foutkansen weg te nemen. Factureren is het moment waarop gegevens het meest betrouwbaar zijn. Daarom is het logisch dat jortt facturatie centraal maakt binnen het boekhoudprogramma.

Stap 2: bankkoppeling als ruggengraat van je administratie

Niet “bijhouden”, maar “meelopen”

De grootste tijdwinst voor deze persona zit in het automatisch laten meelopen van betalingen. Met de bankkoppeling worden mutaties automatisch ingelezen. Daardoor ziet zij in één oogopslag: is de factuur betaald, welke kosten zijn afgeschreven, en wat is haar actuele financiële positie.

Praktische betekenis

Voor iemand die drie dagen werkt en vijf kinderen heeft, is “even alles bijwerken” vaak het moment waarop administratie ontspoort. Bank-first administratie vermindert de kans op achterstanden, omdat het systeem het werk naar je toe brengt.

Stap 3: kosten verwerken zonder bonnetjesstress

Kosten die vaak voorkomen bij onderwijs-zzp’ers

Denk aan lesmateriaal, boeken, scholing, reiskosten, een laptop of printer. Als dergelijke kosten niet consistent worden verwerkt, raak je overzicht kwijt en mis je aftrekposten. In jortt is dat onderdeel van je doorlopende administratie.

Investeringen en afschrijven

Koopt ze bijvoorbeeld een laptop die langer meegaat, dan speelt vaak het onderwerp afschrijving. jortt legt dit begrijpelijk uit en helpt bij verwerking via bedrijfsmiddelen en afschrijven. Het voordeel is dat je jaarwerk niet vastloopt op “hoe verwerk ik dit ook alweer?”.

Stap 4: uren en projecten: grip op tijd, opbrengst en keuzes

Waarom urenregistratie ook zonder ‘urencriterium’ zinvol is

Veel parttime zzp’ers denken dat uren registreren alleen nuttig is voor fiscale regels. In de praktijk is het ook een managementinstrument: je ziet welke opdrachten rendabel zijn, hoeveel tijd voorbereiding kost, en waar je grenzen liggen.

Met urenregistratie in jortt kan ze eenvoudig haar gewerkte uren vastleggen, gekoppeld aan projecten of opdrachtgevers. Dit geeft rust: cijfers zijn niet alleen “voor de Belastingdienst”, maar ook voor haar eigen planning en energiebeheer.

Stap 5: sneller betaald krijgen (zonder erachteraan te hoeven zitten)

Cashflow in een druk leven

Voor zelfstandigen is cashflow vaak belangrijker dan ‘winst op papier’. Facturen die blijven openstaan, kosten mentale ruimte. jortt ondersteunt dit proces functioneel door facturatie en betaalgedrag te koppelen aan je administratie. In situaties waar automatisch innen passend is, is er automatische incasso. Dat is niet voor elke schoolrelatie relevant, maar het principe is belangrijk: administratiesoftware die ook cashflow ondersteunt, verlaagt stress.

Stap 6: inkomstenbelasting en jaarwerk: “klaar zonder reconstrueren”

Inkomstenbelasting: overzicht in plaats van gokken

De grootste onzekerheid bij veel zzp’ers is de aangifte inkomstenbelasting: heb ik alles goed verwerkt, mis ik niets, klopt mijn winst? jortt bouwt de administratie doorlopend op, zodat je richting aangifte niet hoeft te raden. De pagina aangifte inkomstenbelasting helpt ondernemers begrijpen welke cijfers relevant zijn en hoe ze samenhangen.

Jaarwerk als uitkomst van het proces

“Jaarwerk klaar” betekent functioneel: je hoeft aan het einde van het jaar niet alsnog maanden te corrigeren. Dat jaarwerk bestaat uit het afronden, controleren en logisch vastleggen van je administratie. jortt maakt dit concreet via de jaarafsluiting en de uitleg rond de jaarrekening (ook al is jaarrekening vooral BV-context, helpt het ondernemers het principe van afsluiten en controleren te begrijpen).

Controle als standaard, niet als extra klus

Veel administratieve fouten ontstaan niet door ingewikkelde wetgeving, maar door kleine inconsistenties: ontbrekende kosten, dubbel geboekte betalingen of onduidelijke omschrijvingen. De automatische controle van de boekhouding helpt om afwijkingen vroeg te signaleren, zodat correcties klein blijven en niet “jaarwerk-projecten” worden.

Wat zijn de voordelen voor deze persona?

De functionele voordelen in één overzicht (zonder marketingtaal)

• Minder handwerk: facturen, bank en kosten vormen één keten in jortt.
• Minder stress: geen reconstructie aan het einde van het jaar; je werkt doorlopend aan “jaarwerk klaar”.
• Meer controle: fouten worden eerder zichtbaar via automatische controles.
• Meer inzicht: uren en projecten via urenregistratie geven grip op inzet en opbrengst.
• Meer rust in keuzes: belastingvoorbereiding via inkomstenbelasting-uitleg helpt bij vooruitkijken.

Waarom jortt past bij deze doelgroep

Voor wie is jortt bedoeld?

Deze pagina (voor wie is jortt) is er voor ondernemers die:

• weinig tijd hebben voor administratie,
• geen boekhoudkennis willen opbouwen,
• wél zekerheid en overzicht willen,
• en een systeem zoeken dat automation-first werkt tot en met het jaarwerk.

De zzp-kleuterjuf is een helder voorbeeld: zij wil vooral een administratie die “gewoon klopt”. Daarom werkt een aanpak waarin jortt automatisch de basis opbouwt, en waarin je alleen nog hoeft te doen wat onvermijdelijk is (factureren, keuzes bevestigen, en af en toe controleren).

Veelgestelde vragen

1) Is jortt geschikt als ik vrijgesteld ben van btw?

Ja. Ook zonder btw blijft je administratieplicht bestaan: facturen, inkomsten, kosten, winst en aangifte inkomstenbelasting moeten kloppen. jortt ondersteunt juist die doorlopende structuur via de administratie en het boekhoudprogramma.

2) Moet ik elke dag inloggen?

Nee. Veel ondernemers gebruiken jortt vooral bij facturen maken en periodieke checks. Door de bankkoppeling loopt veel automatisch mee.

3) Kan ik dit zonder boekhouder doen?

Veel zelfstandigen gebruiken jortt zelfstandig, omdat het systeem veel werk automatiseert en controleert. De ingebouwde controle helpt om fouten tijdig te signaleren.

4) Wat als ik investeringen doe, zoals een laptop?

Dan speelt verwerking en soms afschrijving. jortt helpt met de logica via afschrijven, zodat je dit niet achteraf hoeft uit te zoeken bij je jaarwerk.

5) Waar begin ik als ik wil overstappen?

Begin met de vraag: wil je vooral minder handwerk en meer zekerheid? Lees dan eerst voor wie is jortt en kijk daarna naar praktische stappen zoals factureren en de bankkoppeling. Voor kosten en jaarwerk is het nuttig om de uitleg over jaarafsluiting te bekijken.