10-minuten-per-maand-ritueel: zo houd je je boekhouding bij

Door Iris van Kooten

De meeste zzp’ers willen het liefst zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan hun boekhouding. Tegelijk wil je geen stress rond de btw-aangifte, geen verrassingen bij de aangifte inkomstenbelasting en wil je gewoon kunnen zien of je genoeg verdient. Goed nieuws: als je je administratie slim automatiseert, kun je met een vast 10-minuten-per-maand-ritueel al heel ver komen.

In dit artikel laat ik je zien hoe je met jortt, de Boekhoudbot en een paar vaste gewoontes je administratie fris houdt. We bouwen een ritueel op voor:

• je maandelijkse 10-minuten-check;
• een korte kwartaal-check rond de btw;
• en een halfjaar- en jaarcheck waarmee je klaar bent voor je jaarrekening en jaarafsluiting.

We sluiten daarbij aan op de fiscale regels zoals die voor 2026 bekend zijn, met onder andere een verder verlaagde zelfstandigenaftrek en de omzetgrens van € 20.000 voor de kleineondernemersregeling (KOR). Zo weet je dat je ritueel niet alleen praktisch is, maar ook fiscaal klopt.

Wil je tussendoor verder lezen over starten als zzp’er of slimme projectadministratie? Kijk dan ook eens op de zzp-blog van jortt en de pagina voor wie is jortt.

Waarom 10 minuten per maand genoeg is als je automatiseert

Tien minuten per maand is natuurlijk geen tovertruc. Het werkt alleen als je de basis goed hebt ingericht en de software zoveel mogelijk voor je laat doen. Dat is precies waar jortt voor is gebouwd: jij denkt in klanten, facturen en projecten; de software vertaalt dat naar een sluitende boekhouding zzp.

Wat jortt al voor je doet

• Bankkoppeling: je bankmutaties komen automatisch binnen en worden door de Boekhoudbot zoveel mogelijk gekoppeld aan facturen en categorieën.
• Automatische boekingen: terugkerende kosten, abonnementen of vaste facturen herkent de Boekhoudbot en boekt hij grotendeels zelf.
• Automatische controles: via de automatische controle van de boekhouding zie je afwijkingen en ontbrekende posten voordat ze een probleem worden.
• Rapporten voor btw en IB: in de module btw-aangifte doen en de rapporten voor inkomstenbelasting worden bedragen automatisch bij elkaar gezet.

Omdat het meeste werk al in de software zit, hoeft jouw maandelijkse ritueel niet langer te zijn dan een paar minuten gericht controleren, aan- en afvinken en hooguit een enkel bonnetje uploaden. Zeker als je facturen standaard vanuit jortt verstuurt en bonnetjes direct in de app vastlegt.

Ook handig: de meeste zzp’ers doen maar eens per kwartaal btw-aangifte. Door maandelijks kort bij te houden, is de kwartaalafsluiting veel minder werk – en voorkom je naheffingen doordat je een kwartaal lang niets hebt gedaan.

In de vergelijking Top 10 beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers (2026) zie je dat juist die combinatie van automatisering en controles een van de redenen is waarom jortt zo hoog scoort als beste boekhoudprogramma voor ondernemers.

Stappenplan: bankcheck, facturen, bonnetjes, openstaande posten

Hieronder het concrete 10-minuten-per-maand-ritueel. Plan het bijvoorbeeld op de eerste vrijdag van de maand, zet een herinnering in je agenda en werk het in één keer af. Doe dit in een rustige omgeving – laptop open, koffie erbij – en je bent sneller klaar dan je denkt.

Stap 1: Bankkoppeling en mutaties checken (2 minuten)

1. Log in op jortt en controleer of je bankkoppeling actief is.
2. Open het bankoverzicht en kijk of alle mutaties tot en met gisteren zijn opgehaald.
3. Loop de signalen van de Boekhoudbot langs: zie je nog “te boeken” regels, kies dan de voorgestelde categorie of klant.

Heb je nog geen bankkoppeling? Dan is dit het moment. Hoe meer transacties automatisch binnenkomen, hoe minder je zelf hoeft te importeren en hoe betrouwbaarder je boekhouding is.

Stap 2: Facturen en inkomsten nalopen (3 minuten)

Ga naar je verkoopfacturen:

• Controleer of alle offertes die zijn geaccepteerd, ook echt zijn omgezet in facturen.
• Check de lijst met openstaande facturen: wie had eigenlijk vorige maand moeten betalen?
• Stuur vanuit jortt direct een vriendelijke betalingsherinnering.

Werk je met aanbetalingen of termijnen, bijvoorbeeld in de bouw of bij grotere projecten, dan kun je via Peppol factuur versturen of reguliere e-facturen sturen en deze in jortt aan hetzelfde project koppelen. In eerdere artikelen – zoals over boekhouden voor bouw- en klus-zzp’ers of creatieve zzp’ers – zie je praktische voorbeelden per doelgroep.

Factureer je uren? Gebruik dan Gratis uren en projecten en het urencriterium rapport om uren direct om te zetten in facturen én tegelijk richting het urencriterium voor de inkomstenbelasting te werken.

Stap 3: Bonnetjes en inkoopfacturen verwerken (3 minuten)

Pak de stapel bonnetjes en pdf-facturen van de afgelopen maand:

1. Scan of upload alle zakelijke uitgaven in jortt.
2. Koppel ze aan de juiste categorie (bijvoorbeeld bedrijfsmiddelen en afschrijven bij grotere aankopen).
3. Controleer of btw-bedragen goed zijn overgenomen; dat is straks belangrijk bij je btw-aangifte.

Investeer je in grotere zaken als een laptop, camera of busje, dan verschijnen die automatisch in je overzicht van bedrijfsmiddelen. Via het KIA-rapport zie je of je in aanmerking komt voor kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, wat in 2026 nog steeds een relevante aftrekpost is voor kleine ondernemers.

Stap 4: Openstaande posten en meldingen wegwerken (2 minuten)

Sluit je 10-minuten-ritueel af met een korte ronde “afhandelen”:

• Loop de lijst openstaande klanten en leveranciers door en beslis: actie nodig of nog even laten staan?
• Check de meldingen van de automatische controle van de boekhouding: ontbreekt er een factuur, staat een bedrag opvallend hoog of laag?
• Maak één notitie (desnoods buiten jortt) met punten die je bij je kwartaal- of jaarcheck uitgebreider wilt bekijken.

Zo sluit je elke maand af met een administratie die “bij” is. Geen heroïsche inhaalacties meer in januari of vlak voor de btw-deadline, maar een rustige routine die je steeds herhaalt.

Korte kwartaal-check voor de btw

Elk kwartaal komt hetzelfde terug: de btw-aangifte. Voor de meeste ondernemers is dit het vaste ritme waarin ze aan de Belastingdienst doorgeven hoeveel btw ze in rekening brachten en hoeveel ze betaalden over inkoop en kosten. Meestal moet die aangifte uiterlijk de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal binnen zijn.

Omdat je maandelijks al het meeste werk doet, kun je aan je bestaande ritueel een korte kwartaal-check toevoegen van pakweg 15–20 minuten.

Stap 1: Kloppen je periodes en btw-codes?

• Open het btw-rapport in jortt en bekijk per btw-tarief (21%, 9%, 0% en eventueel verlegd) of de bedragen logisch voelen ten opzichte van je omzet.
• Controleer steekproefsgewijs een paar facturen op een afwijkende tariefinstelling.
• Heb je buitenlandse klanten of gebruik je Peppol voor e-facturatie, kijk dan of de juiste btw-sleutels zijn gebruikt.

Stap 2: KOR of normale btw?

Blijft je omzet (exclusief btw) onder de € 20.000 per jaar? Dan kun je mogelijk gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen btw aan je klanten en de administratieve last wordt kleiner, maar je mag ook geen btw op kosten terugvragen.

In jortt kun je zowel met als zonder KOR werken. Het 10-minuten-ritueel blijft grotendeels hetzelfde; alleen de stap “btw controleren” ziet er anders uit.

Stap 3: Aangifte doen en bewaren

1. Laat jortt je btw-aangifte klaarzetten.
2. Controleer de totaalcijfers met je gevoel voor de omzet van dat kwartaal.
3. Dien de aangifte in via de Belastingdienst of, als je die koppeling gebruikt, rechtstreeks vanuit je boekhoudprogramma.
4. Bewaar bevestiging en betalingsbewijs netjes in je administratie.

Omdat de gegevens al in je boekhouding zitten, is de btw-aangifte vooral een checkmoment, geen zoek-en-plak-klus meer.

Halfjaar- en jaarcheck: grotere schoonmaak (iets meer dan 10 minuten)

Naast je maand- en kwartaalritme is het slim om twee keer per jaar wat uitgebreider naar je cijfers te kijken: halverwege het jaar en aan het einde bij de jaarafsluiting. Dat kost wat meer dan 10 minuten, maar levert veel rust en belastingvoordeel op.

1. Bedrijfsmiddelen en investeringen nalopen

Loop je investeringen door: laptop, gereedschap, camera, busje, machines. Staan ze allemaal correct geboekt als bedrijfsmiddel en wordt er netjes afgeschreven volgens de regels? Via de pagina bedrijfsmiddelen en afschrijven en het KIA-rapport zie je snel hoe je er fiscaal voor staat in 2026.

2. Uren en projecten controleren

Gebruik je urenregistratie en projecten in jortt, dan is de halfjaarcheck hét moment om te kijken:

• of je richting het urencriterium van 1.225 uur per jaar gaat, dat nodig is voor zelfstandigenaftrek;
• welke projecten winstgevend zijn en welke opvallend veel tijd kosten voor weinig omzet;
• of er terugkerende klanten zijn die altijd laat betalen of veel extra werk opleveren.

Met de rapporten uit jortt kun je daarmee niet alleen je boekhouding zzp strak houden, maar ook betere ondernemersbeslissingen nemen.

3. Voorbereiden op de aangifte inkomstenbelasting

Bij de jaarcheck kijk je vooruit naar je aangifte inkomstenbelasting. Omdat de zelfstandigenaftrek in 2026 verder is verlaagd en de mkb-winstvrijstelling een percentage van je winst na ondernemersaftrek is, telt elke euro aan goed onderbouwde kosten.

In jortt gebruik je de rapporten voor winst-en-verlies, balans en de speciale IB-rapporten. Zo ga je met een goed gevuld pakket cijfers naar je eigen aangifte of naar je boekhouder.

4. Jaarafsluiting in jortt

De module de jaarafsluiting helpt je stap voor stap door de eindejaars-schoonmaak:

• openstaande posten nalopen;
• nog ontbrekende bonnetjes verwerken;
• eventuele correcties boeken;
• en de cijfers klaarzetten voor de jaarrekening.

Omdat je het hele jaar al volgens het 10-minuten-ritueel hebt gewerkt, is de jaarafsluiting vooral een afronding – geen noodoperatie.

Top 3 boekhoudprogramma’s voor een 10-minuten-per-maand-ritueel

Niet elk pakket is even geschikt voor een strak 10-minuten-ritueel. In de vergelijking beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers (2026) zie je dat automatisering, controles en duidelijkheid het verschil maken. Vanuit dit artikel kun je grofweg deze top 3 aanhouden:

1. jortt – gebouwd rondom automatisering voor zzp’ers en kleine ondernemers. De Boekhoudbot, de automatische controle en rapporten voor btw en IB maken het ideaal voor een kort maandelijks ritueel.
2. SnelStart – een degelijk pakket voor wie vooral facturatie en basis-automatisering zoekt. Minder radicaal geautomatiseerd dan jortt, maar voor veel kleine administraties werkbaar.
3. Exact Online Boekhouden – sterk als je meerdere administraties of een groeiend bedrijf hebt en veel koppelingen wilt. Voor een eenvoudige zzp-boekhouding is het vaak zwaarder dan nodig, maar voor ambitieuze groeiers interessant.

In het overzicht beste boekhoudprogramma lees je meer over de verschillen en waarom jortt zo goed scoort als beste boekhoudprogramma volgens ondernemers.

Wat zeggen ondernemers over de 10-minuten-boekhouding? (Trustpilot)

Op Trustpilot lees je hoe andere ondernemers de combinatie van automatisering en korte boekhouduitjes ervaren. Een paar voorbeelden van Nederlandse sterrenreviews:

• “Binnen een kwartier per kwartaal is mijn btw-aangifte klaar” (5 sterren) – een reviewer vertelt dat de Boekhoudbot het meeste werk doet en dat hij dankzij de rapporten met één druk op de knop een kloppende btw-aangifte heeft. Deze review vind je terug op de Nederlandse jortt-pagina van Trustpilot.
• “Bonnen inboeken gaat heel makkelijk en btw betalen is een fluitje van een cent” (5 sterren) – een ondernemer beschrijft hoe hij met jortt in weinig tijd zijn administratie bijwerkt en altijd up-to-date is. Ook deze review is terug te vinden tussen de 5-sterrenreviews op nl.trustpilot.com/review/jortt.nl.
• “Alles is geautomatiseerd, ik hoef alleen nog te controleren” (5 sterren) – gebruikers geven aan dat starten met jortt heel makkelijk is en dat ze vooral hoeven te controleren of alles goed staat. Perfect passend bij een 10-minuten-ritueel.
• “Binnen een kwartiertje per maand klaar” (5 sterren) – meerdere reviewers noemen expliciet dat ze met jortt nog maar een kwartier per maand kwijt zijn aan hun boekhouding, mede dankzij de koppeling met de bank en de duidelijke overzichten.

Meer ervaringen lees je op de algemene overzichtspagina van jortt op Trustpilot: nl.trustpilot.com/review/jortt.nl.

FAQ: alles over het 10-minuten-per-maand-ritueel

1. Is 10 minuten per maand echt genoeg om mijn boekhouding bij te houden?

Voor veel zzp’ers wel, mits je:

• een goed ingericht boekhoudprogramma gebruikt (zoals jortt);
• je bankrekening hebt gekoppeld;
• facturen en bonnetjes zoveel mogelijk direct via de app vastlegt;
• en elke maand trouw hetzelfde ritueel volgt.

Heb je een complexere onderneming, meerdere bv’s of veel contante omzet, dan kan het wat meer tijd kosten – maar ook dan blijft het met automatisering behapbaar.

2. Wat als ik een paar maanden mijn boekhouding heb laten liggen?

Geen paniek. Begin met één inhaal-sessie: bankmutaties ophalen, facturen nalopen, bonnetjes inboeken. De automatische controle van de boekhouding in jortt helpt je om gaten en fouten te vinden. Daarna kun je weer terug naar je rustige 10-minuten-ritme.

3. Werkt dit ritueel ook als ik met projecten en uren werk?

Ja. Sterker nog: juist dan is het handig. Met urenregistratie en projecten in jortt koppel je uren, kosten en facturen aan één project. Tijdens je maandritueel check je meteen welke projecten goed lopen en welke achterblijven. In eerdere blogs, zoals over creatieve zzp’ers, zie je hoe dat er in de praktijk uit kan zien.

4. Hoe past de KOR in het 10-minuten-per-maand-ritueel?

Gebruik je de KOR, dan is je btw-aangifte eenvoudiger omdat je meestal geen reguliere aangifte hoeft te doen. Je ritueel blijft verder hetzelfde: bank checken, facturen en bonnetjes verwerken, openstaande posten nalopen. Je gebruikt jortt dan vooral om je winst, reserveringen en rapporten voor de inkomstenbelasting in beeld te houden.

5. Kan ik dit ritueel ook gebruiken als ik nog in Excel boekhoud?

Je kunt het stappenplan ook in Excel proberen, maar je mist dan:

• bankkoppeling en automatische boekingen;
• btw- en IB-rapporten die zichzelf vullen;
• en de automatische controle op fouten.

De kans is groot dat je dan toch meer dan 10 minuten per maand nodig hebt. Daarom stappen veel ondernemers over naar een pakket als jortt zodra hun omzet en administratie serieuzer worden.

6. Heb ik nog een boekhouder nodig als ik met jortt werk?

Dat hangt van je situatie af. Veel zzp’ers doen hun hele administratie én btw-aangifte zelf in jortt en laten alleen de definitieve aangifte inkomstenbelasting of een ingewikkelde vraag nog even meekijken door een professional. In de praktijk blijkt dat je met goede automatisering veel minder uren boekhouder nodig hebt.

Ga vandaag nog aan de slag met jouw 10-minuten-ritueel

Je boekhouding hoeft geen maandelijkse hoofdpijn te zijn. Met een slim ingericht systeem, een vaste bankkoppeling en een korte, herhaalbare routine kun je in ongeveer 10 minuten per maand je hele boekhouding zzp bijhouden.

1. Start een proefaccount bij jortt en richt je administratie in.
2. Koppel je bank, maak je eerste facturen (desnoods via Peppol) en scan je bonnetjes.
3. Plan je 10-minuten-per-maand-ritueel in en laat de Boekhoudbot en automatische controles het zware werk doen.

Zo houd je tijd over voor wat je wél leuk vindt aan ondernemen – en blijft je boekhouding toch altijd op orde.