Zakelijke kosten vs. privé: wat mag je wel en niet aftrekken?

Vraag aan tien zzp’ers wat ze het lastigst vinden aan hun Boekhouding zzp en de kans is groot dat je dit hoort: “Ik weet nooit zeker wat ik wel en niet mag aftrekken.” Een laptop kan toch gewoon volledig zakelijk? En die blazer draag je alleen bij klanten – waarom mag dat geen zakelijke kostenpost zijn?

In 2026 houdt de Belastingdienst meer dan ooit een oogje in het zeil bij zakelijke kosten en zeker bij kosten met een dubbel karakter (zakelijk én privé). Tegelijkertijd wil je als ondernemer niet verlamd raken door regeldrang. Je wilt gewoon weten: maak ik nu een zakelijk verantwoorde keuze?

In dit artikel neem ik je mee door de praktijk, niet door een wettekst. We kijken naar:

• de basisregel “zakelijk karakter” in normale mensentaal;
• grijze gebieden: telefoon, laptop, thuiswerkplek, kleding;
• hoe je omgaat met gemengd gebruik (privé én zakelijk);
• en hoe je dit praktisch boekt zodat je aangifte inkomstebelasting klopt.

Onderweg laat ik zien hoe de categorieën in boekhoudprogramma jortt en de Boekhoudbot je helpen. Want boekhouden is in 2026 echt geen mensenwerk meer – software doet dit veel beter en consequenter dan ons brein.

De basisregel: ‘zakelijk karakter’ in normale mensentaal

De Belastingdienst formuleert het netjes: kosten zijn aftrekbaar als ze zijn gemaakt “met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming”. In gewoon Nederlands: je maakt de uitgave om je bedrijf te laten draaien, te laten groeien of om je omzet te beschermen.

Voorbeelden van duidelijk zakelijke kosten

• Abonnementen op tools die je gebruikt voor klanten (designsoftware, boekingssoftware, een CRM).
• Kosten voor je website, hosting, domein en e-mail.
• Trainingen om je bestaande vakkennis op peil te houden.
• Bedrijfsmiddelen en afschrijven: een laptop, camera of machine die je zakelijk gebruikt.

Deze kosten zie je terug in je winst-en-verliesrekening en daarna in De jaarrekening in jortt. Ze verlagen je winst en daarmee uiteindelijk je inkomstenbelasting.

Voorbeelden van duidelijk privé

• Boodschappen voor thuis, je Netflix-abonnement of je sportschool.
• Kleding die je zowel privé als zakelijk kunt dragen (jeans, pak, jurk, schoenen zonder logo).
• Vakanties of weekenden weg waar je “toevallig” ook een klant bezoekt.

Die zijn gewoon privé en horen niet in je boekhouding thuis – ook al denk je er betere ideeën door te krijgen.

Gemengde kosten: soms beperkt aftrekbaar

En dan is er nog een tussencategorie: gemengde kosten. Denk aan lunches met klanten, relatiegeschenken, bepaalde congressen of studiereizen. Daar zit vaak een privé-element in (je eet sowieso, ook zonder klant). Daarom zijn ze in de inkomstenbelasting maar deels aftrekbaar.

Vanaf 2025 – en voor zover nu bekend ook in 2026 – geldt voor dit soort gemengde kosten in de inkomstenbelasting een drempelbedrag van € 5.700 óf je kiest ervoor om 80% van de gemengde kosten af te trekken. De Belastingdienst geeft die twee opties: drempel óf forfaitair percentage. Welke voor jou gunstiger is, verschilt per situatie.

Het goede nieuws: je hoeft dat niet met de hand uit te rekenen. In Boekhouding zzp zet je dit soort uitgaven in de juiste categorie (bijvoorbeeld Representatie), zodat het rapport aangifte inkomstebelasting uiteindelijk de juiste bedragen laat zien.

Grijze gebieden: telefoon, laptop, thuiswerkplek, kleding

Nu het leukere (en lastigere) deel: de grijze gebieden waar vrijwel elke zzp’er mee te maken krijgt. We gaan er even doorheen.

Telefoon: zakelijk, privé of allebei?

Gebruik je één mobiele telefoon voor alles? Dan is dat in de praktijk gewoon zo – de Belastingdienst snapt dat. De vraag is alleen welk deel zakelijk is. Een paar vuistregels:

• Gebruik je de telefoon vrijwel uitsluitend zakelijk (bijvoorbeeld een aparte “zakelijke telefoon”)? Dan kun je in de regel 100% van de kosten zakelijk boeken.
• Gebruik je één toestel voor privé én werk, dan maak je een redelijke schatting (bijvoorbeeld 60% zakelijk, 40% privé) en boek je alleen dat zakelijke deel als kosten.
• Het maakt meestal niet uit of het abonnement op privénaam staat of op naam van je onderneming: het gaat om het gebruik.

In boekhoudprogramma jortt kun je deze kosten boeken onder de juiste categorie (bijvoorbeeld Telefoon & internet). De Boekhoudbot herkent de meeste providers automatisch. Wil je 60% zakelijk boeken, dan splitst je de factuur in twee boekingen: één zakelijk deel en één privédeel.

Laptop en andere apparatuur

Koop je een laptop voor je bedrijf, een camera of andere apparatuur, dan is dat meestal een bedrijfsmiddel. Betaal je meer dan zo’n € 450 exclusief btw, dan moet je het niet in één keer als kosten boeken, maar via afschrijven over meerdere jaren.

Met bedrijfsmiddelen en afschrijven doet jortt dat automatisch voor je: je boekt de aanschaf als bedrijfsmiddel, jortt zet het op de balans en verdeelt de kosten over de jaren in je winst-en-verliesrekening. De betaalde btw komt direct in je btw-aangifte terecht.

Thuiswerkplek: kantoor aan huis

De thuiswerkplek is een berucht onderwerp. Je mooie thuiskantoor met planten, verstelbaar bureau en designerstoel voelt misschien heel zakelijk, maar fiscaal valt het vaak tegen.

De Belastingdienst is streng: alleen als je werkruimte in huis voldoet aan strikte eisen (zelfstandige werkruimte met eigen opgang, eigen voorzieningen en je besteedt er een groot deel van je werktijd) kun je onder voorwaarden kosten aftrekken. In de praktijk komen de meeste zzp’ers met een werkhoek in de woonkamer of een bureau in de logeerkamer hier niet voor in aanmerking.

Dat betekent niet dat je niks mag: losse spullen zoals een bureaustoel of extra schermen kun je in veel gevallen wel als bedrijfsmiddelen of kantoorinventaris opvoeren. De kosten voor de ruimte zelf (huur, hypotheek, gas, licht) zijn meestal niet aftrekbaar, tenzij je echt aan de criteria voor een zelfstandige werkruimte voldoet.

Kleding: wanneer is het werkkleding?

Kleding is een klassiek valkuil. Je koopt een strak pak “voor klanten” en hoopt dat je het mag aftrekken. Helaas ziet de Belastingdienst dat anders: draag je het ook prima buiten je werk, dan is het privé-kleding.

Wat mag meestal wél:

• overalls, veiligheidsschoenen of andere beschermende kleding die je in het dagelijks leven niet snel aantrekt;
• uniformen en bedrijfskleding die duidelijk als werkoutfit herkenbaar zijn;
• kleding met een opvallend bedrijfslogo (minimaal 70 cm²) dat niet zomaar te verwijderen is.

In Boekhouding zzp boek je dit onder een categorie als “Werkkleding en persoonlijke beschermingsmiddelen”. Draag je een blazer zowel bij klanten als privé, dan laat je ’m buiten je zakelijke kosten. Pijnlijk, maar wel veilig.

Hoe ga je om met gemengd gebruik (privé én zakelijk)?

Telefoon, internet, auto, laptop, soms zelfs je energie: veel kosten gebruik je deels zakelijk, deels privé. Dat heet gemengd gebruik. De kern: je mag alleen het zakelijke deel opvoeren als kosten, en bij bepaalde categorieën gelden extra regels.

Stap 1: Maak een eerlijke verdeling

De Belastingdienst verwacht geen seconde-nauwkeurige administratie, maar wél dat je verdeling redelijk en verdedigbaar is. Bijvoorbeeld:

• Je gebruikt je mobiel ongeveer 60% zakelijk, 40% privé → je boekt 60% van de factuur als zakelijke kosten.
• Je internetlijn thuis gebruik je vooral voor je bedrijf en soms privé → je kiest bijvoorbeeld 70/30 zakelijk/privé.

Met Gratis uren en projecten kun je in jortt zien hoeveel tijd je daadwerkelijk aan je onderneming besteedt. Dat helpt je om een verdeling te maken die aansluit bij je urencriterium rapport en je werkelijke inzet.

Stap 2: Gemengde kosten met aftrekbeperking

Voor gemengde kosten zoals representatie, eten en drinken, congressen en studiereizen geldt een aparte aftrekbeperking in de inkomstenbelasting. Vanaf 2025 (en naar verwachting ook in 2026) kun je als ondernemer kiezen tussen:

• een drempelbedrag: alleen het deel boven de drempel (bijvoorbeeld € 5.700) is aftrekbaar; of
• een forfaitaire methode: je brengt standaard 80% van de gemengde kosten in aftrek.

In jortt boek je deze uitgaven gewoon in de juiste categorie (bijvoorbeeld “Representatie & relatiekosten”). Het IB-rapport is ingericht zodat je de Belastingdienst-regels netjes kunt volgen zonder tijdens de aangifte nog te hoeven puzzelen.

Stap 3: Bedrijfsmiddelen bij gemengd gebruik

Gebruik je een laptop of camera zowel zakelijk als privé, dan beschouw je die vaak als bedrijfsmiddel en schrijf je af via de regels voor bedrijfsmiddelen en afschrijven. Het privédeel kan in sommige gevallen via een correctie worden verwerkt (bijvoorbeeld bij de auto via een bijtelling).

In jortt boek je de aanschaf als bedrijfsmiddel; de software regelt de afschrijvingen en de koppeling met je btw-aangifte automatisch. Via het kia rapport zie je bovendien of je in aanmerking komt voor investeringsaftrek.

Hoe boek je dit praktisch zodat je IB-aangifte klopt?

Tot nu toe keken we vooral naar de regels. Nu de vraag die je administratie maakt of breekt: hoe zorg je dat je boekingen zo netjes zijn dat je aangifte inkomstebelasting in één keer goed is?

1. Begin bij je bank en facturen

In Boekhouding zzp begint alles bij je bankrekening. Je koppelt je zakelijke rekening, zodat alle bij- en afschrijvingen automatisch binnenkomen. Facturen maak en stuur je via jortt zelf, desnoods met peppol factuur versturen zodat betalingen sneller binnenkomen.

Elke factuur en elke bankmutatie wordt meteen verwerkt in je winst-en-verliesrekening, btw-overzicht en later in De jaarrekening. Daarmee heb je de basis voor een kloppende aangifte.

2. Laat de Boekhoudbot categorieën voorstellen

De Boekhoudbot is het kloppende hart van jortt. Die herkent patronen in je uitgaven: bol.com, telefoonproviders, software-abonnementen, tankstations – en koppelt ze aan passende kosten-categorieën. Je ziet op het tabblad Boekhoudbot precies wat er automatisch geboekt is.

Vind je dat een bepaalde uitgave gemengd is (bijvoorbeeld 60% zakelijk), dan kun je de boeking splitsten of een aangepaste categorie gebruiken. Met eigen regels kun je bovendien instellen dat de Boekhoudbot vergelijkbare boekingen in de toekomst automatisch op dezelfde manier verwerkt.

3. Bedrijfsmiddelen goed boeken en automatisch laten afschrijven

Koop je een laptop, camera of machine boven de € 450 exclusief btw, boek die dan als bedrijfsmiddel. In boekhoudprogramma jortt kies je bij de boeking voor “Bedrijfsmiddel”, vul je aanschafwaarde en levensduur in, en jortt regelt daarna de afschrijvingen automatisch.

Je ziet de afschrijvingen terug als kosten in je winst-en-verliesrekening, terwijl het bedrijfsmiddel netjes op de balans staat. Dat is precies wat de Belastingdienst wil zien – én wat je jaarafsluiting veel simpeler maakt.

4. Automatische controles vóór je aangiftes

Voordat je btw of inkomstenbelasting doet, laat je De automatische controle van de boekhoudeing draaien. De Boekhoudbot kijkt dan of er nog opvallende zaken zijn: gemiste btw, dubbele boekingen, opvallende categorieën.

Daarna gebruik je:

• het rapport btw-aangifte om je btw-periode af te handelen;
• de winst-en-verliesrekening en De jaarrekening voor inzicht en eventueel de KvK;
• het rapport aangifte inkomstebelasting om je IB-aangifte in te vullen;
• het kia rapport en bedrijfsmiddelen en afschrijven als je geïnvesteerd hebt.

Zo loopt alles van je zakelijke kosten door naar de juiste vakjes in je aangiftes – zonder dat je zelf hoeft te rekenen of Excel-formules hoeft te bouwen. Niet voor niets wordt jortt vaak genoemd in lijstjes met beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers en als beste boekhoudprogramma voor ondernemers.

Wat zeggen andere zzp’ers? – Trustpilot (samengevat in het Nederlands)

Op Trustpilot scoort jortt rond de 4,7 van de 5 sterren, op basis van ruim 150 reviews. Een paar recente ervaringen, vrij vertaald naar het Nederlands:

• Info NL – “Het beste boekhoudprogramma!” (5 sterren, 2 december 2025)
  Deze gebruiker noemt jortt “het beste boekhoudprogramma” en is vooral blij met hoeveel tijd en hoofdpijn hij bespaart. Veel boekingen gaan automatisch, en de AI-chat beantwoordt in begrijpelijke taal al zijn vragen. Hij waardeert ook de luchtige toon in de mails van jortt.
  Lees de review van Info NL op Trustpilot
• Tytus – “Erg goed programma / applicatie” (5 sterren, 1 september 2025)
  Tytus schrijft dat jortt gewoon een heel goed programma is dat doet wat het moet doen. Zijn administratie is duidelijk, hij houdt overzicht en hoeft minder tijd aan zijn boekhouding te besteden.
  Lees de review van Tytus op Trustpilot
• Mario – “Een redding voor efficiënte boekhouding” (5 sterren, 21 augustus 2025)
  Mario noemt jortt een “life saver” voor zijn administratie. Hij geeft aan dat hij dankzij jortt een actueel beeld heeft van zijn financiën, minder intern werk heeft aan bonnetjes en facturen en zijn boekhouding zelf kan doen zonder zich overweldigd te voelen.
  Lees de review van Mario op Trustpilot
• Perdidos em Eindhoven – “Slim platform, geweldige menselijke support” (5 sterren, 8 juli 2025)
  Deze ondernemer stapte in 2025 over naar jortt na een ander pakket. Hij prijst hoe de software het werk van een boekhouder grotendeels automatiseert en hoe de Bot het boeken van facturen eenvoudig maakt. Voor complexere vragen waardeert hij de menselijke ondersteuning.
  Lees de review van Perdidos em Eindhoven op Trustpilot
• Mike D. – “Geweldige software en geweldig team” (5 sterren, 9 januari 2025)
  Mike is enthousiast over zowel de software als het team achter jortt. Hij vindt jortt makkelijk in gebruik, logisch opgebouwd en raadt het andere ondernemers van harte aan.
  Lees de review van Mike D. op Trustpilot
• V.B. – “Ik ben fan! Het is makkelijk. Het werkt.” (5 sterren, 1 april 2024)
  V.B. is vooral blij dat jortt makkelijk werkt en veel tijd en geld bespaart. Ze benadrukt hoe fijn het is dat de software haar boekhouding uit handen neemt en dat ze de gratis variant lang heeft kunnen gebruiken.
  Lees de review van V.B. op Trustpilot

FAQ – Zakelijke kosten vs. privé

1. Wat is de belangrijkste regel voor zakelijke kosten?

Dat een uitgave een zakelijk karakter heeft: je maakt de kosten in het belang van je onderneming. Niet omdat het “wel handig” is privé. Twijfel je, stel jezelf de vraag: zou ik dit ook kopen als ik dit bedrijf niet had? Als het antwoord “ja” is, is het vaak privé.

2. Hoe weet ik of iets volledig, deels of helemaal niet aftrekbaar is?

Globaal:

• duidelijk zakelijke kosten → meestal volledig aftrekbaar;
• gemengde kosten (zoals representatie) → beperkt aftrekbaar (drempel of 80%);
• duidelijk privé → niet aftrekbaar.

In Boekhouding zzp helpt de categorie-indeling en de Boekhoudbot je om kosten op de juiste plek te zetten.

3. Moet ik bonnetjes en facturen nog bewaren als ik alles in jortt boek?

Ja. De Belastingdienst eist dat je onderliggende documenten bewaart. Dat mag digitaal, bijvoorbeeld door bonnen te fotograferen en te uploaden in je administratie. Jortt houdt de boekingen en rapporten bij; jij zorgt dat de bronbewijzen beschikbaar blijven.

4. Hoe helpt jortt ervoor te zorgen dat mijn kosten goed in de IB-aangifte komen?

De combinatie van Boekhoudbot, automatische controle van de boekhoudeing en rapporten (zoals de winst-en-verliesrekening, De jaarrekening en het aangifte inkomstebelasting-rapport) zorgt dat je kosten in de juiste vakken belanden. Je kopieert de cijfers grotendeels één-op-één naar de Belastingdienst.

5. Wat als ik een fout ontdek (bijvoorbeeld iets toch privé dat ik zakelijk heb geboekt)?

Dan pas je de boeking aan in jortt. De rapporten – en dus ook je aangiftes – worden automatisch bijgewerkt. Kom je er pas achter na je IB-aangifte of btw-aangifte, dan kun je indien nodig een suppletie doen. Beter is het om vóór de jaarafsluiting de automatische controles van jortt te doorlopen.

6. Heb ik met jortt nog een boekhouder nodig?

Veel zzp’ers gebruiken jortt als volledig boekhoudprogramma zzp zonder vaste boekhouder. Voor complexe vragen (bijvoorbeeld bij een bv-structuur of ingewikkelde fiscale constructies) kan een fiscaal adviseur nog steeds waardevol zijn. Maar voor de dagelijkse boekhouding, btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting is jortt ontworpen om jou het werk uit handen te nemen.

Tot slot: zakelijke kosten snappen zonder fiscale studie

Je hoeft geen fiscalist te worden om slimme keuzes te maken over zakelijke kosten. Als je de basisregel (“zakelijk karakter”) en de belangrijkste grijze gebieden kent, kom je al een heel eind. De rest kun je overlaten aan een modern beste boekhoudprogramma voor ondernemers als jortt.

Met een goede Boekhouding zzp, heldere categorieën, automatische controles en rapporten die direct aansluiten op je aangiftes, wordt het onderscheid tussen zakelijk, gemengd en privé geen bron van stress meer. Boekhouden is geen mensenwerk – daar heb je jortt voor.