Eigen regels maken in jortt
De Boekhoudbot kan het boekhouden nog verder voor je doen. Jij kunt ook je eigen regels instellen en de Boekhoudbot boekt dan aan de hand van deze regels je bij- en afschrijvingen in. Als jortt ZZP gebruiker kun je 10 eigen regels instellen, als jortt MKB gebruiker 25 en als jortt Plus gebruiker 250. Met eigen regels voor alles wat elke maand terugkomt, gaat met jortt Plus tot 99% van je boekhouding automatisch: het boeken plus de controles, tot en met het jaarwerk.
Een eigen regel gaat voor een standaardregel. Wil je een leverancier die de Boekhoudbot al boekt op een andere categorie hebben, dan maak je er dus ook een eigen regel voor.
Eigen regel aanmaken in jortt
Je kunt met boekhoudprogramma jortt een eigen regel maken vanuit een boeking. Je boekt een bij- of afschrijving één keer zelf en klikt daarna op het voorstel dat jortt doet. Jortt maakt dan een eigen regel aan voor de boeking die je net gemaakt hebt. Dit geldt alleen voor opbrengsten-, kosten- en balansboekingen, niet voor bedrijfsmiddelen. Zo worden vanaf dat moment alle soortgelijke boekingen automatisch op dezelfde manier voor je gemaakt. De Boekhoudbot laat je gelijk zien welke andere nog niet ingeboekte bij- en afschrijvingen met deze regel geboekt worden. Al geboekte bij- en afschrijvingen worden niet aangepast. Hieronder lees je hoe dat stap voor stap gaat.
Zo maak je een eigen regel
- Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
- Klik bij Boek de bij- en afschrijvingen voor je rekening op bij- en afschrijvingen. De lijst met nog te boeken bij- en afschrijvingen opent.
- Boek handmatig de bij- of afschrijving.
- Na het opslaan van de boeking vraagt jortt in het paneel Banktransactie of hij voortaan alle bij- en afschrijvingen van deze tegenrekening zo mag boeken. Klik op . Het paneel Regel opent, met de naam Boek gevolgd door de tegenrekeninghouder en de categorie.
- Pas de regel eventueel verder aan. Lees hiervoor Zo pas je een regel verder aan.
- Wil je niets aanpassen, klik dan bij Activeer regel op . Het paneel Regel activeren opent, met een lijst van bij- en afschrijvingen die nog geboekt moeten worden. Deze worden bij het activeren van de regel ook meteen geboekt.
- Klik op . De regel staat aan en de getoonde bij- en afschrijvingen worden geboekt.
Nadat je de regel hebt geactiveerd worden alle nieuw ingelezen bij- en afschrijvingen direct ingeboekt aan de hand van de door jou aangemaakte eigen regel. Om de door de Boekhoudbot aangemaakte boekingen te bekijken klik je in het hoofdmenu op Boekhoudbot en dan bij Afgelopen 30 dagen gedaan door de Boekhoudbot op de regel Ik heb … boekingen voor bij- en afschrijvingen aangemaakt op basis van eigen regels.
Welke regels maak je zo?
Het voorstel van jortt kijkt naar het rekeningnummer van de tegenrekening en neemt van je boeking over: de categorie, het btw-tarief (21%, 9% of 0%), het leverancierstype, en of de factuur- en leverdatum een maand voor of na de betaaldatum liggen. Zie je in plaats van de vraag Je hebt een inactieve regel voor bij- en afschrijvingen waarbij …, dan bestaat er al een regel voor deze tegenrekening die uit staat. Klik op om die te openen en aan te zetten.
Zo pas je een regel verder aan
Soms is het nodig om de regel nog verder te verfijnen. Je kunt de naam, de condities en de actie wijzigen door in het Regel-paneel op het betreffende blok te klikken. Alle mogelijkheden staan in eigen regels maken (uitgebreid).
Wijzig naam
Jortt geeft de boekingsregel een naam. Je kunt deze aanpassen door erop te klikken. Je kunt er ook een omschrijving aan toevoegen die dan onder de regel verschijnt. Zo weet jij precies waar deze regel voor is.
Wijzig condities
In de condities staat aan welke voorwaarde de bij- of afschrijvingen moet voldoen om de actie van de regel uit te voeren. Je kunt de condities van een regel aanpassen. De regel begint met Als Bank bij- en afschrijving. Daarna kijk je naar de conditie: waar je in de bij- of afschrijving naar kijkt, waaraan het moet voldoen. Standaard is de conditie het IBAN-nummer: Tegenrekening (IBAN) gelijk is aan het rekeningnummer. Soms moet een regel aan meerdere condities voldoen. Dan is alleen het rekeningnummer niet genoeg, maar wil je dat de Boekhoudbot ook naar het bedrag kijkt of naar een speciaal kenmerk dat in de omschrijving van de bij- of afschrijving staat.
Nadat je de condities hebt aangepast, klik je op . Jortt laat je zien op hoeveel bij- en afschrijvingen van de afgelopen 100 dagen de regel van toepassing is, van alle bij- en afschrijvingen die in die tijd zijn ingelezen en die niet al door een regel zijn geboekt. Staan hier ook bij- en afschrijvingen bij die je niet zo wil boeken, dan moet je de conditie van de regel aanpassen of nieuwe condities toevoegen. Is het goed, dan kies je voor .
Wijzig actie
Bij actie staat hoe de regel de boeking maakt. Je kunt hier specificeren op welke categorie er geboekt wordt, welke factuur- en leverdatum de boeking moet krijgen, welk leverancierstype het is, wat het btw-percentage is en of jortt om een bon vraagt (Negeer bon). Kies en nu wordt de boeking voortaan precies zo gemaakt.
Regels samenvoegen
Heb je meerdere regels die eenzelfde actie uitvoeren, dan kun je deze regels samenvoegen tot 1 regel. Zo heb je weer regels vrij om andere boekingen mee te automatiseren.
Koop je bijvoorbeeld in bij diverse leveranciers en boek je deze allemaal op de categorie inkoop, leverancier uit Nederland, met 21% btw en bon toevoegen. Dan kun je bij de condities de rekeningnummers van de verschillende leveranciers toevoegen.
Regels samenvoegen:
- Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen.
- Selecteer Boekhoudbot.
- Klik op Eigen regels maken of bewerken.
- Selecteer de regel waar je meerdere leveranciers aan toe wil voegen.
- Klik op bij Wijzig condities. Het paneel Condities wijzigen opent.
- Zet je cursor achter het rekeningnummer en geef een Enter.
- Geef het rekeningnummer van een volgende leverancier op. Op deze manier kun je alle tegenrekeningen opgeven.
- Kies .
Vanaf nu boekt de regel ook nieuwe bij- en afschrijvingen van de toegevoegde leveranciers. Wil je dat hij ook hun openstaande bij- en afschrijvingen van de afgelopen 100 dagen boekt, zet de regel dan uit en weer aan: bij het activeren boekt jortt ze mee.
Nu je de leverancier in de regel hebt toegevoegd, kun je de oude regel van deze leverancier verwijderen:
- Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen.
- Selecteer Boekhoudbot.
- Klik op Eigen regels maken of bewerken.
- Klik op de regel die je wil verwijderen.
- Klik in de regel op .
- Klik ter bevestiging op .
In plaats van meerdere tegenrekeningen, kun je ook kiezen voor een van de andere condities. Zoals bijvoorbeeld tegenrekeninghouder, je geeft dan meerdere namen op. Dat werkt vaak beter: een leverancier die een ander rekeningnummer of een betaalprovider gebruikt, houdt dezelfde naam.
De Boekhoudbot doet geen voorstel voor nieuwe regel?
Wanneer de Boekhoudbot geen voorstel doet voor een nieuwe regel bij een nieuwe boeking, dan is er een van deze redenen. In al die gevallen maak je de regel zelf, zie eigen regels uitgebreid.
| Reden | Wat je ziet |
|---|---|
| Er is geen tegenrekening (IBAN). | Dit komt voor bij pinbetalingen en soms bij betalingen uit het buitenland. Maak een regel op de tegenrekeninghouder of de omschrijving. |
| Er is al een actieve eigen regel voor deze tegenrekening. | Die regel boekt de volgende keer zelf. |
| De boeking past niet in één regel. | Je boekte een bedrijfsmiddel, verdeelde de bij- of afschrijving over meer boekingen of koppelde hem aan een factuur. |
| De btw is geen vast tarief. | Het btw-bedrag is niet precies 21%, 9% of 0% van het bedrag, of de boeking heeft meer btw-regels. |
| De datums liggen te ver weg. | De factuur- of leverdatum ligt meer dan een maand voor of na de betaaldatum, of de boeking heeft een leverperiode met een einddatum. |
| De boeking komt van de Boekhoudbot. | Een standaardregel of eigen regel maakte de boeking. Pas je hem aan, dan komt het voorstel wel. |
Heb je al zoveel eigen regels als je abonnement toestaat, dan kun je een nieuwe regel niet activeren. Combineer dan meerdere tegenrekeningen en tegenrekeninghouders in één regel, of kijk of een ander abonnement beter past.
Complexe condities en acties maken
Je kunt regels met complexe condities en acties aanmaken zodat deze jouw bij- en afschrijvingen automatisch kunnen boeken. Zo kun je een regel maken die aan meerdere condities moet voldoen. Of acties met meerdere instellingen.
Veelgestelde vragen over eigen regels maken
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Hoe maak ik een eigen regel in jortt?
Boek een bij- of afschrijving één keer zelf bij Nog te doen. Na het opslaan vraagt jortt in het paneel Banktransactie of hij voortaan alle bij- en afschrijvingen van die tegenrekening zo mag boeken. Klik op Ja graag!, controleer de regel en klik bij Activeer regel op Ga naar activeren en daarna op Activeer en boek in.
Waarom vraagt jortt niet of ik een regel wil maken?
Jortt stelt geen regel voor als de bij- of afschrijving geen tegenrekening heeft, zoals bij een pinbetaling, als er al een actieve regel voor die tegenrekening is, of als de boeking niet in één regel past: een bedrijfsmiddel, een gesplitste betaling, een btw-bedrag dat geen 21%, 9% of 0% is, of een datum die meer dan een maand van de betaaldatum afligt. Maak de regel dan zelf.
Hoeveel eigen regels kan ik maken in jortt?
Met jortt ZZP maak je 10 eigen regels, met jortt MKB 25 en met jortt Plus 250. In één regel kun je meerdere leveranciers zetten die je op dezelfde manier boekt, door hun namen of rekeningnummers onder elkaar in één conditie te zetten. Zo kom je met minder regels uit.
Hoe voeg ik meerdere leveranciers samen in één eigen regel?
Open de regel bij Instellingen, Boekhoudbot, Eigen regels maken of bewerken. Klik bij Wijzig condities op Wijzig en zet in de conditie de rekeningnummers of namen van alle leveranciers onder elkaar, met een Enter ertussen. Klik op Opslaan. Daarna verwijder je de losse regels van die leveranciers.
Past jortt boekingen aan die ik al heb gemaakt als ik een regel activeer?
Nee. Een regel boekt alleen bij- en afschrijvingen die nog niet geboekt zijn. Bij het activeren zie je welke openstaande bij- en afschrijvingen uit de afgelopen 100 dagen hij meteen boekt. Boekingen die je al had gemaakt, blijven zoals ze zijn.