Door Iris van Kooten

Zelf loonadministratie doen of uitbesteden? Dit is wijs als mkb’er

Loonadministratie voelt voor veel mkb-ondernemers als een vak apart. Loonstroken, loonheffingen, premiepercentages, cao-afspraken en loonaangifte: je wilt het in één keer goed doen, maar je wilt er ook niet je hele maand mee kwijt zijn. Gelukkig hoeft dat ook niet.

In deze gids nemen we je stap voor stap mee in de keuze: zelf loonadministratie doen met online salarisadministratie, uitbesteden aan een boekhouder of salarisadministratiekantoor, of een slimme hybride oplossing waarin je de regie houdt en een specialist achter de hand hebt.

We gaan uit van de actuele regels uit het Handboek Loonheffingen en de loonbelastingtabellen die jaarlijks door de Belastingdienst worden gepubliceerd.

Voordelen van uitbesteden

Uitbesteden van je salarisadministratie voelt veilig en vertrouwd. Een salarisadministrateur of boekhouder zorgt ervoor dat de lonen kloppen, de loonaangifte op tijd wordt gedaan en de juiste regels worden toegepast.

Typische voordelen van uitbesteden:

• Minder zorgen over wet- en regelgeving. De regels rondom loonheffingen, WKR, pensioen en sociale verzekeringen wijzigen regelmatig. Een specialist volgt het Nieuwsbrief Loonheffingen en past wijzigingen automatisch toe.
• Complexe situaties zijn afgedekt. Denk aan meerdere cao’s, veel overuren, variabele toeslagen, internationale werknemers of ingewikkelde pensioenregelingen.
• Extra ogen bij controles. Als de Belastingdienst vragen stelt over je loonaangifte of jaaropgaven, heb je iemand die precies weet hoe alles is opgebouwd.
• Minder foutkans bij loonaangifte. De loonaangifte is de basis voor veel toeslagen en rechten van medewerkers. Fouten kun je later herstellen, maar dat kost tijd en soms geld.

Veel kantoren werken tegenwoordig zelf ook met online salarisadministratie en koppelen dat aan jouw boekhoudprogramma. De loonkosten komen dan direct netjes in je boekhouding terecht, wat het jaarwerk en je jaarrekening een stuk makkelijker maakt.

Voordelen van zelf doen met software

Tegelijkertijd wordt salarisadministratie zelf doen steeds aantrekkelijker. Moderne salarisadministratie software rekent vrijwel alles voor je uit en begeleidt je in gewone taal door de loonrun heen. Je hoeft geen salarisexpert te worden om het proces te begrijpen.

Belangrijke voordelen van zelf doen met goede loonadministratie software:

• Lagere kosten per loonstrook. Je betaalt een bedrag voor de software en vaak een kleine prijs per loonstrook. Zeker bij een klein tot middelgroot team is dat vaak goedkoper dan volledig uitbesteden.
• Direct inzicht. Je ziet meteen wat een salariswijziging of bonus betekent voor je loonkosten en je resultaatrekening (die pagina richt zich vooral op kleinere ondernemers, maar de principes gelden ook voor mkb).
• Sneller schakelen. Een medewerker in dienst, uit dienst of een bonus uitkeren? Je hoeft niet te wachten tot de volgende batch van het kantoor klaarstaat.
• Alles in één systeem. Combineer loonadministratie software met je boekhouding, je btw-aangifte en rapportages zoals het KIA-rapport.

Bij jortt is salarisadministratie geïntegreerd met je boekhouding. Je maakt loonstroken, de loonaangifte wordt digitaal verstuurd en de bedragen worden automatisch geboekt. Daarmee combineer je de voordelen van zelf doen met de zekerheid van goede salarisverwerking software.

Hybride: jij de regie, adviseur als back-up

Tussen “alles zelf doen” en “alles uitbesteden” ligt een praktische middenweg: een hybride oplossing. Jij verwerkt de vaste mutaties in je online salarisadministratie, een adviseur kijkt periodiek mee en helpt als er iets bijzonders speelt.

Hoe ziet zo’n hybride aanpak er in de praktijk uit?

• Je kiest een salarisadministratie programma dat is ingericht voor mkb-ondernemers.
• Je registreert nieuwe medewerkers, salarissen, vergoedingen en wijzigingen zelf.
• Je plant elk kwartaal of halfjaar een check-in met je boekhouder salaris of salarisadviseur.
• Bij bijzondere situaties (ziekte, ontslag, transitievergoedingen, bonussen binnen de werkkostenregeling) overleg je even voordat je een loonrun draait.

Met zo’n hybride model gebruik je software maximaal, maar hou je een vangnet om te voorkomen dat loonheffingen, pensioen of WKR verkeerd worden toegepast.

Kostenvergelijking: uitbesteden vs. zelf doen

De kosten van loonadministratie zijn grofweg opgebouwd uit twee onderdelen:

• Directe kosten: tarief per loonstrook, abonnement op salarisadministratie software, kosten voor advies of correcties.
• Indirecte kosten: tijd van jou of je team, risico op fouten en correcties, onduidelijkheid bij medewerkers, mogelijke boetes bij ernstige fouten.

Uitbesteden: kostenposten

• Vast of variabel tarief per loonstrook per periode.
• Mogelijke opstartkosten (inrichting, overname historische gegevens).
• Uurtarief voor extra advies, vragen en correcties.
• Vaak aparte kosten voor jaaropgaven en rapportages voor de vennootschapsbelasting of jaarrekening.

Zelf doen met online salarisadministratie: kostenposten

• Abonnement op salarisadministratie software, meestal met een bedrag per loonstrook.
• Je eigen tijd (of die van een medewerker) om mutaties in te voeren en loonrondes te draaien.
• Af en toe betaalde hulp van een adviseur voor complexe vragen.

Omdat je bij jortt salarisadministratie, boekhouding, btw-aangifte doen en rapportages in hetzelfde systeem draait, heb je geen aparte koppelingen of extra pakketten nodig. Dat scheelt niet alleen geld, maar ook foutgevoelig overtypen van loonjournaalposten.

Welke ondernemers zijn typisch beter af met…?

1. Volledig uitbesteden

Uitbesteden past vaak goed bij ondernemers die:

• een groter team hebben (bijvoorbeeld meer dan 20 medewerkers);
• werken met meerdere cao’s en complexe roosters;
• weinig tijd hebben en hun aandacht vooral op commercie en operatie willen richten;
• veel wisselingen in personeel hebben (seizoenswerk, flexibele schillen).

2. Zelf doen met salarisadministratie software

Zelf doen past bij ondernemers die:

• graag grip houden op cijfers en cashflow;
• een overzichtelijke organisatie hebben met een beperkt aantal medewerkers;
• houden van duidelijke stappenplannen en het fijn vinden om “het hele plaatje” te zien in hun administratie en boekhouding;
• al werken met een geïntegreerd boekhoudprogramma voor ondernemers en loon daar logisch bij willen aansluiten.

3. Hybride aanpak

De hybride vorm is ideaal voor ondernemers die:

• de dagelijkse regie willen houden, maar wel een expert willen kunnen bellen;
• al hun cijfers in één systeem willen (bijvoorbeeld salarisadministratie, boekhouding, facturen, automatische incasso en projecten);
• bereid zijn om basiskennis op te doen, maar niet elk jaar zelf de loonbelastingtabellen willen uitpluizen.

Online salarisadministratie: hoe jortt het praktisch maakt

Met online salarisadministratie van jortt combineer je loonadministratie software met je boekhoudprogramma. Dit betekent:

• Je maakt zelf loonstroken; de software rekent de loonheffing uit en verwerkt deze automatisch in je boekhouding.
• Je verstuurt de loonaangifte direct naar de Belastingdienst, net zoals je vanuit jortt btw-aangifte doet.
• Je loonkosten komen direct in je winst-en-verliesrekening en balans, klaar voor jaarafsluiting en jaarrekening.
• Je kunt rapportages combineren met andere cijfers, zoals investeringen die je afschrijft via bedrijfsmiddelen en afschrijven.

Gebruik je in jortt ook uren en projecten of Gratis uren en projecten, dan zie je in één oogopslag hoe loonkosten zich verhouden tot omzet per project. Handig bij nacalculaties en bij het bepalen van uurtarieven.

Ervaringen van ondernemers met salarisadministratie in jortt

Op Trustpilot delen ondernemers hun ervaringen met jortt. Een paar voorbeelden (allemaal 5 sterren, in het Nederlands):

• Een ondernemer beschrijft hoe hij jaren met losse systemen werkte, maar nu met jortt zowel boekhouding als salarisadministratie in één omgeving heeft en daardoor veel minder tijd kwijt is aan administratie.
• Een andere review vertelt dat loonaangifte doen ineens “bijna leuk” werd, omdat jortt stap voor stap uitlegt wat je invult en meteen de juiste bedragen doorrekent.
• Ook wordt vaak genoemd dat de klantenservice meedenkt als er vragen zijn over loonstroken, WKR of loonkosten, en dat antwoorden duidelijk en praktisch toepasbaar zijn.

Lees meer ervaringen op Trustpilot (5-sterren reviews).

In 5 minuten zien of zelf doen bij je past

Twijfel je nog tussen zelf doen of uitbesteden? Gebruik dan deze korte checklist:

1. Heb je minder dan ongeveer 20 medewerkers en redelijk voorspelbare salarissen?
2. Werk je al met een online boekhoudprogramma zoals jortt?
3. Vind je het prima om één keer per maand (of per vier weken) 15–30 minuten vrij te maken voor je salarisrun?
4. Wil je snel kunnen schakelen bij wijzigingen, zonder afhankelijk te zijn van de planning van een kantoor?

Beantwoord je de meeste vragen met “ja”? Dan is salarisadministratie zelf doen met goede software waarschijnlijk een slimme keuze. Twijfel je, of heb je een complexe situatie, dan kan een hybride oplossing met een boekhouder als back-up ideaal zijn.