Loonstrook uitgelegd

Zo lees je je salarisstrook

Je hoort ze voorbij komen bij de koffieautomaat: “Ik snap niks van mijn loonstrook” of “Waarom is mijn salaris lager dan ik had verwacht?”. En eerlijk is eerlijk: de gemiddelde loonstrook staat vol afkortingen, codes en termen waar je als werknemer of ondernemer niet direct blij van wordt.

In dit artikel leg ik – Iris van Kooten – je stap voor stap uit wat een loonstrook is, wat er verplicht op moet staan volgens de Nederlandse wet (situatie 2025/2026) en hoe je zelf een simpele, begrijpelijke salarisstrook maakt met salarisadministratie software zoals die van jortt. In normale mensentaal, zonder salaris-jargon.

Werk je als ondernemer al met de online salarisadministratie van jortt? Dan herken je veel van deze onderdelen terug in de loonstroken die je software automatisch voor je maakt en in de loonjournaalpost die automatisch in je boekhouding terechtkomt.

Wat is een loonstrook en wat moet erop staan?

Een loonstrook (ook wel salarisstrook of loonspecificatie) is een overzicht waarop staat hoe het loon van een werknemer is opgebouwd. De verplichtingen komen uit onder andere het Burgerlijk Wetboek (artikel 7:626) en de regels rond loonheffingen. In gewone woorden: de loonstrook laat zien hoe je van bruto salaris naar netto salaris komt, plus welke rechten en afspraken er achter dat loon zitten.

Volgens de actuele regels moet je als werkgever in ieder geval bij het eerste salaris en bij elke wijziging in loon of inhoudingen een loonstrook verstrekken. Dat mag op papier of als online loonstrook (pdf of portaal), zolang de werknemer deze ook echt kan openen en bewaren. Veel werkgevers sturen gewoon elke maand een salarisstrook, omdat het duidelijk en vertrouwd voelt.

Wat moet minimaal op een loonstrook staan?

Samengevat vind je op een correcte loonstrook minimaal:

• Het brutoloon en de verschillende looncomponenten (basisloon, overuren, toeslagen, bonussen, vakantiegeld, vergoedingen).
• Het nettoloon dat daadwerkelijk wordt uitbetaald.
• De bedragen aan loonheffingen (loonbelasting/premie volksverzekeringen, eventueel premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw).
• Eventuele bijdragen voor pensioen en andere inhoudingen.
• Persoonsgegevens: naam werknemer en naam/bedrijfsnaam werkgever.
• De periode waarover het loon wordt betaald (maand, vier weken, week, etc.).
• Het aantal (contract)uren en of er sprake is van een vaste arbeidsovereenkomst of oproepovereenkomst.
• Vermelding van het toepasselijke wettelijk minimum(jeugd)loon per uur of per tijdvak.

Werk je met online salarisadministratie, dan vult de software deze verplichte gegevens automatisch op de juiste plek in. In de salarisadministratie van jortt zijn de verplichte velden ingebouwd, zodat je niet handmatig hoeft te puzzelen wat er allemaal op “de loonstrook” moet staan.

Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook fouten. Want een onvolledige of onjuiste loonstrook kan problemen geven bij controles of bij de Belastingdienst, net zoals een slordige btw-aangifte of een rommelige jaarafsluiting dat kan doen.

De opbouw van je loonstrook

Hoewel elke salarisstrook er net iets anders uitziet, zie je meestal drie blokken terug:

1. Gegevens werknemer en werkgever.
2. De opbouw van het loon: van bruto naar netto.
3. Overzichten en cumulatieven (jaaropgaaf-achtige informatie).

Bruto salaris, toeslagen en vergoedingen

Bovenaan zie je vaak het bruto salaris staan: het loon zoals afgesproken in het contract of de cao. Daaronder kunnen allerlei componenten verschijnen:

• Toeslagen (bijvoorbeeld onregelmatigheidstoeslag, ploegentoeslag, overwerktoeslag).
• Vakantiegeld (meestal 8%, soms per maand uitbetaald).
• Vergoedingen, zoals reiskosten of thuiswerkvergoeding.
• Eenmalige bonussen of winstuitkeringen.

In goede salarisadministratie software leg je deze componenten vast als looncodes. De salarisadministratie in jortt zorgt er vervolgens voor dat de componenten correct op de loonstrook komen, maar ook meteen verwerkt worden in je administratie en dus in je jaarrekening en je aangifte vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting.

Loonheffingen, pensioen en inhoudingen

Tussen bruto en netto zie je allerlei inhoudingen:

• Loonheffingen (loonbelasting/premies volksverzekeringen) – inclusief het effect van de loonheffingskorting.
• Werknemersdeel van de pensioenpremie (als er een pensioenregeling of cao-verplichting is).
• Eventuele inhoudingen zoals een bijdrage zorgverzekering, eigen risico, leaseauto of verrekeningen.

De salarisadministratiesoftware zorgt ervoor dat deze inhoudingen volgens de actuele regels worden berekend. Gebruik je een salarisadministratie programma los naast je boekhoudprogramma, dan moet je zelf de loonjournaalposten boeken. In een geïntegreerd systeem zoals jortt worden de loonkosten, te betalen loonheffingen en netto lonen automatisch verwerkt in je boekhouding.

Netto loon

Onder de inhoudingen kom je bij het gedeelte waar iedereen naar kijkt: het netto loon. Dit is het bedrag dat daadwerkelijk op de rekening van de werknemer wordt gestort. Daarnaast zie je vaak:

• Het uitbetaalde vakantiegeld (indien van toepassing).
• Eventuele netto vergoedingen.
• Gegevens over het bankrekeningnummer en de betaaldatum.

Gebruik je automatisch incasseren of betaalbestanden uit je boekhouding, dan sluit het nettoloon op de loonstrook één-op-één aan bij de betaling in je bankkoppeling en bij de boeking in je administratie. Dat geeft rust bij het controleren van je administratie en bij je jaarafsluiting.

Wat controleren werknemers op hun loonstrook?

Werknemers kijken – heel menselijk – als eerste naar het nettoloon. Maar als ondernemer is het slim om je medewerkers te helpen hun loonstrook te controleren, zodat fouten snel boven water komen en je geen gedoe krijgt achteraf.

Dit zijn typische punten waar werknemers (of jij als werkgever) op letten:

• Klopt het brutosalaris met wat in het contract staat?
• Zijn toeslagen (onregelmatigheid, overuren, weekenddiensten) meegenomen?
• Klopt de vakantiegeldopbouw of -uitbetaling?
• Is de loonheffingskorting juist toegepast (maar één werkgever tegelijk)?
• Klopt de pensioenpremie met de afspraken in de cao of regeling?
• Zijn er geen onverwachte inhoudingen of verrekeningen?

Met goede online salarisadministratie kun je gemakkelijk toelichten hoe bedragen tot stand komen. In de salarisadministratie van jortt zie je bijvoorbeeld duidelijk welke componenten het bruto loon vormen en hoe de loonheffingen zijn berekend, terwijl je in de achtergrond automatisch een nette loonjournaalpost en correcte bedragen in je boekhouding krijgt.

Veelgestelde vragen over salarisstroken

Rondom de loonstrook bestaan een hoop vragen. Denk aan “wat is een loonstrook precies?”, “hoe lang moet ik loonstroken bewaren?” of “wat betekent jaarloon BT op mijn salarisstrook?”. Laten we de belangrijkste kort langsgaan.

Wat is een loonstrook en wat moet erop staan?

Een loonstrook is de officiële specificatie van je salaris. Verplicht zijn onder andere: brutoloon en nettoloon, de opbouw van het loon, minimumloon, naam werknemer en werkgever, het loontijdvak, het aantal contracturen en de vermelding of er een arbeidsovereenkomst (en eventueel oproepovereenkomst) is. Goede salarisadministratie zorgt dat deze velden automatisch op de loonstrook staan.

Wat is jaarloon BT op mijn loonstrook?

Jaarloon BT (jaarloon bijzondere tarieven) is het loon dat de basis vormt voor het berekenen van loonheffing over bijzondere beloningen, zoals vakantiegeld, bonussen en overwerk. Het geeft de Belastingdienst houvast om het juiste tarief toe te passen. Met goede salarisverwerking software wordt dit automatisch bijgehouden en hoef je hier niet handmatig mee te rekenen.

Wat is het verschil tussen loonstrook en jaaropgaaf?

De loonstrook hoort bij één uitbetaling (bijvoorbeeld een maand), terwijl de jaaropgaaf alle relevante gegevens van een heel jaar samenvat: totaal loon, loonheffingen, jaarloon BT en andere gegevens die je nodig hebt voor je aangifte inkomstenbelasting. Met salarisadministratie in jortt worden jaaropgaven automatisch opgebouwd vanuit de maandelijkse salarisstroken.

Hoe lang moet ik loonstroken bewaren?

Als werkgever geldt in de praktijk een bewaartermijn van minimaal 7 jaar voor je administratie, inclusief salarisadministratie. Werknemers doen er verstandig aan loonstroken en jaaropgaven ook minstens 5–7 jaar te bewaren, omdat ze nodig kunnen zijn bij bijvoorbeeld hypotheekaanvragen of belastingvragen.

Kan ik gratis een loonstrook maken?

Een gratis loonstrook maken met een Excel-sjabloon kan, maar dan moet je zelf alle regels en cao-wijzigingen bijhouden. In de praktijk is het slimmer om met een betaalbare salarisadministratie software te werken die automatisch loonheffingen berekent, aangiftes voorbereidt en alles netjes in je boekhouding zet. Dat bespaart tijd én verkleint de kans op fouten.

Hoe je met software automatisch correcte loonstroken maakt

Een loonstrook handmatig uitrekenen kan nog net als je één medewerker hebt en perfect thuis bent in alle regels. Maar de praktijk (en de voortdurende wijzigingen in 2024–2026) laat zien: online salarisadministratie is voor vrijwel alle mkb-ondernemers de veiligste route.

Dit is wat je van moderne loonadministratie software mag verwachten:

• Automatische berekening van loonheffingen en premies volgens de actuele wet- en regelgeving.
• Ondersteuning voor verschillende looncomponenten: toeslagen, vakantiegeld, vergoedingen, bonussen.
• Digitale loonstroken online versturen naar werknemers.
• Automatische generatie van jaaropgaven.
• Elektronische loonaangifte naar de Belastingdienst.
• Automatische verwerking in je boekhouding (bijvoorbeeld in jortt).

Bij een geïntegreerd systeem als jortt gaat dit nog een stap verder. De salarisadministratie software en je boekhoudprogramma zijn één systeem. Dat betekent:

• Geen dubbele invoer tussen salarissoftware en boekhouding.
• Geen losse loonjournaalposten die je moet importeren.
• Direct inzicht in loonkosten in je jaarrekening, je kia-rapport en andere rapportages.
• Automatische aansluiting met je btw-aangifte en IB-aangifte of VPB-aangifte.

Omdat jortt al jaren bekendstaat als beste boekhoudprogramma volgens veel ondernemers, sluit de online salarisadministratie naadloos aan op de automatische boekingen, de automatische controle van de boekhouding en handige rapporten zoals uren- en projectoverzichten uit Gratis uren en projecten.

Ervaringen van ondernemers met jortt salarisadministratie

Op Trustpilot scoort jortt al jaren hoog. En dat komt niet alleen door de boekhouding, maar juist ook doordat loon, facturatie, Peppol-facturen versturen, btw-aangifte doen en salarisadministratie in één systeem samenkomen.

FAQ over loonstroken en salarisadministratie

Top 3 salarisadministratieprogramma’s (korte selectie)

Op basis van de wensen van mkb-ondernemers, de geïntegreerde aanpak van salaris + boekhouding en vergelijkingen zoals beste salarisadministratie, kun je grofweg deze top 3 salarisadministratieprogramma’s onderscheiden:

1. jortt salarisadministratie – geïntegreerd met je boekhouding, automatische loonjournaalposten, heldere loonstrook uitleg in gewone taal, directe loonaangifte naar de Belastingdienst en koppeling met onder andere btw-aangifte, facturatie en urenregistratie.
2. Employes – gebruiksvriendelijke salarisverwerking software met focus op eenvoudige online salarisverwerking, digitaal werken met medewerkers en heldere loonstroken. Vaak gebruikt in combinatie met een apart boekhoudpakket.
3. AFAS Salaris – uitgebreid salaris- en HR-systeem voor organisaties met meer personeel en complexere HR-processen. Geschikt als je salarisadministratie onderdeel is van een breder ERP-landschap.

Wil je een geïntegreerde oplossing waarin salarisadministratie, loonadministratie software, online salarisverwerking en boekhouding één geheel vormen, dan is jortt salarisadministratie de meest logische keuze.

Automatisch kloppende loonstroken maken?

Als je dit artikel tot hier hebt gelezen, weet je één ding zeker: een goede loonstrook gaat over veel meer dan een nettobedrag onderaan. Hij vertelt het verhaal van je arbeidscontract, cao, toeslagen, pensioen en belastingen. Dat verhaal moet helder, kloppend en controleerbaar zijn – voor jou én voor je medewerkers.

Met salarisadministratie in jortt krijg je:

• Automatisch kloppende loonstroken in normale mensentaal.
• Loonaangifte direct vanuit hetzelfde systeem.
• Automatische verwerking in je boekhouding, inclusief jaarwerk voor je jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting of VPB.
• Handige rapportages naast je andere cijfers, zoals uren en projecten, KIA-rapport en overzichten voor je jaarafsluiting.

Zelf ervaren hoe eenvoudig loonstroken lezen en maken kan zijn?

Bekijk salarisadministratie in jortt en probeer het 30 dagen gratis. Je zet je salarisadministratie en boekhouding in één keer goed neer – en je loonstroken kloppen voortaan automatisch.